“Heute hätte ich mir so viel vorgenommen … wenn nicht …” Das Geschäftsleben schreibt die Geschichten weiter. Unangekündigte Überraschungen in Form von unguten Emails, die den Cortisolwert sprengen oder das dringende Paket, das allen außer Ihnen gebracht wird – mit einem besseren Zeitmanagement glätten Sie auch diese Wogen. Folgende 5 Tipps rüsten Sie gegen Zeitfresser:
1. Ziele sind Freunde
… und sollten, schriftlich verfasst, regelmäßig adaptiert werden. Definieren Sie Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele. Führen Sie eine To-Do Liste und planen Sie Störungen mit ein. Die Arbeitszeit als Kuchendiagramm sieht dann so aus: Die wesentliche Arbeit bekommt 60 %, 20 % sind für Unerwartetes reserviert und die restlichen 20 % stehen für Ruhe- und Regenerationspausen.
2. Eisenhower knew best: First comes first!
Setzten Sie sich Prioritäten indem Sie wichtige Dinge (A-Aufgaben) sofort erledigen, weniger dringende Aufgaben (B-Aufgaben) delegieren und unwichtige Aufgaben ganz weglassen (mehr dazu unter Eisenhower Prinzip). Um komplizierte Angelegenheiten zu bewältigen, wird empfohlen, diese in kleine Schritte aufzuteilen und dessen Reihenfolge und zeitliche Abwicklung vorab zu organisieren.
3. In der Ruhe liegt die Kraft
Lothar Seiwert, Deutschlands führender Experte für Zeitmanagement, empfiehlt eine „stille Stunde“ einzuplanen. Die höchsten Konzentrationsleistungen können allgemein zwischen 9 und 10 und 18 und 20 Uhr erzielt werden, deshalb sollte man die „A-Aufgaben“ in diesem Zeitraum erledigen. Leiten Sie ihr Telefon, wenn möglich während der „stillen Stunde“ um und kümmern Sie sich später um die Rückrufe. Um sich zuletzt vor unnötigen Zeitdieben zu schützen, sollte man lernen, ein höfliches, aber bestimmtes „Nein“ zu zusätzlichen unnötigen Arbeiten sagen zu können.
4. Dokumentieren Sie Ihren Arbeitstag
Zeichnen Sie eine Woche lang auf, für was und wie lange Sie die kostbare Zeit nützen! Der kostenlose Time-Tracker eputime begleitet Sie auf all ihren Wegen und Projekten. Am Schluss kommt die Wahrheit ans Licht: Was kostet mich zu viel Zeit? Welcher Bereich kommt schlicht zu kurz? Reflektieren Sie und setzen Sie beinhart Konsequenzen. Zeitfresser werden aussortiert, Ihr Businsess Alltag optimiert!
5. Drehen wir den Spieß um: Die Not-To-Do List
Ganz ehrlich: Jeder weiß und spürt, wenn man Arbeitszeit vertrödelt. Stichwort: Facebook. Stichwort: Jausnen. Stichwort: Whatsapp. Die Stichwort-Folge geht endlos weiter. Weisen Sie die digitalen und analogen Ablenkungen in die Schranken und verbannen Sie diese auf die Not-To-Do List. Die potentiellen Ablenkungen werden somit entlarvt und “schubladisiert”.
Ein effizientes Zeitmanagement für Ein-Personen- oder Kleinunternehmen ist das A und O, um berufliche wie auch persönliche Ziele unter einen Hut zu bringen. Ein gutes Zeitmanagement bedeutet auch weniger Stress zu haben und mündet in eine bessere Lebensqualität.
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