Über die gesetzlichen Pflichten zur Zeiterfassung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen genau Bescheid zu wissen, ist von großer Bedeutung. Dazu zählen nicht nur die Arbeits-, sondern auch die Ruhezeiten. Ein weiteres Thema, über das du als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin informiert sein solltest, ist der Urlaubsanspruch. Sowohl für die Zeiterfassung als auch für die Urlaubsverwaltung gibt es praktische Tools, die dir diese Aufgaben wesentlich erleichtern. Alles zu diesen Themen findest du im Artikel!
8 Regeln zur Zeiterfassung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
- Die Normalarbeitszeit in Österreich beträgt acht Stunden pro Tag sowie 40 Stunden pro Woche, diese kann aber auf zwölf Stunden bzw. 60 Stunden ausgeweitet werden.
- Die Tagesarbeitszeit, die tägliche Ruhezeit (Pausen), die Wochenarbeitszeit und die wöchentliche Ruhezeit deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen musst du unbedingt erfassen.
- Haben deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fixe Arbeitszeiten, ist keine zusätzliche Zeiterfassung notwendig.
- Gesonderte Zeiterfassung ist jedoch vonnöten, wenn deine Kollegen und Kolleginnen während der wöchentlichen Ruhezeit oder an Sonn- und Feiertagen arbeiten.
- Hast du Gleitzeit mit deinen Kollegen und Kolleginnen ausgemacht, musst du Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes dokumentieren.
- Grundsätzlich bist du als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin für die Zeiterfassung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verantwortlich, auch wenn diese sie selbst übernehmen.
- Die Aufzeichnungen musst du ein Jahr aufbewahren.
- Sonderregelungen gibt es zum Beispiel für Jugendliche und fürs Homeoffice.
Tool für die Zeiterfassung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Zeiterfassung kann mühsam sein. Ein hilfreiches Tool, um die Arbeitszeiten deiner Kollegen und Kolleginnen zu erfassen, ist eputime. Du musst kein Programm installieren, sondern kannst es dank Cloud von überall benutzen. Mit eputime hast du stets einen Überblick über die Arbeitszeiten und Tätigkeiten deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, ob von dieser Woche oder von letztem Monat. Die Arbeitszeiten, die du im System eingibst, kannst du dir auch als Balken anzeigen lassen. Außerdem kannst du schnell benutzerdefinierte Zeitstatistiken erstellen lassen.
Alles Wissenswerte zum Urlaubsanspruch
- Deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben Anspruch auf fünf Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr. Sind sie bereits seit mehr als 25 Jahren bei dir eingestellt, erhöht sich dieser Anspruch auf sechs Wochen Urlaub.
- Neu eingestellten Kollegen und Kolleginnen steht der volle Urlaubsanspruch erst nach sechs Monaten zu, davor wird er aliquot berechnet.
- Auch, wer nur geringfügig oder Teilzeit arbeitet, hat Recht auf fünf Wochen Urlaub. Bei drei Arbeitstagen in der Woche wären das beispielsweise 15 Tage im Jahr.
- Den Urlaub deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darfst du nicht ohne Zustimmung dieser festlegen.
- Nehmen deine Arbeitnehmer und -nehmerinnen ihren Urlaub nicht vollständig in Anspruch, verfällt er erst nach zwei Jahren.
Tools für die Urlaubsverwaltung
Wenn du viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hast, ist es manchmal nicht einfach, den Überblick über die Urlaube nicht zu verlieren. Diese Tools helfen dir dabei!
- Der Excel-Urlaubsplaner ermöglicht eine übersichtliche Eintragung aller Abwesenheitszeiten, aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die in Urlaub sind, krankheitsbedingt ausfallen oder sich in Karenz befinden. Gleichzeitig werden all jene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen angezeigt, die in deinem Unternehmen verfügbar sind.
- Du kannst auch einen einfachen Kalender verwenden (z. B. Google Kalender), auf den alle Teammitglieder Zugriff bekommen. In diesen können alle Urlaubs- und Abwesenheitszeiten eingetragen werden.
- Während die ersten beiden Optionen eher für Unternehmen mit kleinen Teams geeignet sind, empfehlen wir dir bei einer größeren Mitarbeiterzahl eine Software zu verwenden. Damit können deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Urlaubsanträge und Abwesenheiten einfach online erfassen und zeitnah eine Bestätigung bekommen.
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