Viele Jungunternehmer sind verunsichert, ob sie bei der Ausstellung ihrer ersten Rechnung auch alles richtig machen. Das sollten sie auch sein, denn eine Rechnung muss per Gesetz einige Regeln beachten, damit sich nach § 11 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) gültig ist. Welche Angaben auf der Rechnung sind Pflicht, damit sie rechtlich einwandfrei und vosteuerabzugsberechtigt ist?
Wie schreibe ich eine Rechnung richtig? Folgende Formvorschriften sind zu erfüllen
- Name und Adresse der/des leistenden bzw. liefernden Unternehmers (1)
- Name und Adresse des Kunden bzw. des Leistungsempfängers (2)
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung (3)
- Die fortlaufende Rechnungsnummer (6)
- Rechnungen, deren Wert 10.000 € übersteigt, benötigen eine UID-Nummer.
- Die Menge der Leistung (in Stunden) bzw. der Ware (in Stück)
- Das Datum, über das sich die Leistungserbringung erstreckt hat (4)
- Das Entgelt der Leistung bzw. des Produkts in Netto-Beträgen (8)
- Den dazu gültigen Steuersatz (20 %, 13 % oder 10 %) und auch den daraus resultierten Bruttobetrag (8, 9)
- Die UID-Nummer (ab einem Rechnungswert von 10.000 Euro)
Hier ein Beispiel einer richtig ausgestellten Rechnung:
Die Kleinbetragsrechnung
Übersteigt eine Rechnung den Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer von 400 Euro nicht, können per Gesetz folgende Angaben auf der Rechnung weggelassen werden:
- Name und Adresse des Leistungsempfängers
- fortlaufende Rechnungsnummer
- UID Nummer
Im Versandhandel darf die die Ausnahmeregel der Kleinbetragsrechnung seit 1. Jänner 2016 allerdings nicht angewendet werden, es gelten die regulären Bestimmungen.
Unser Tipp
Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, achten Sie penibel darauf, ob die Rechnung Ihres Lieferanten bzw. Dienstleistenden auch diese 10 Punkte aufweist, damit die Vorsteuerabzugsberechtigung gilt.
Sie sind Kleinunternehmer und von der Umsatzsteuer – und somit auch von der Vorsteuerabzugsberechtigung – befreit? Dann vermerken Sie dieses unbedingt auf der Rechnung mit folgenden Formulierungen.
Vergessen Sie nicht auf die Zahlungskonditionen hinzuweisen, damit Sie bei Zahlungsverzug des Kunden richtig und effizient mahnen können.
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