Wie KI Selbständigen und KMUs den Arbeitsalltag erleichtern kann

Vor allem seit dem Aufkommen des beliebten Chatbots ChatGPT ist das Thema künstliche Intelligenz in aller Munde. Mittlerweile gehört die KI zu unserem Alltag, viele neue Möglichkeiten werden dadurch geschaffen. So hat sie auch das Potenzial, Selbständigen und kleinen Unternehmen, die sich oft mit einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben konfrontiert sehen, den Arbeitsalltag zu erleichtern, indem Zeit und Kosten eingespart werden können. In diesem Beitrag erfährst du, wie du die KI sinnvoll in deinen täglichen Workflow, aber auch in ganze Prozesse einbinden kannst. 

Wie ChatGPT dich im daily business unterstützen kann: 

1. Brainstorming

Brainstorming gehört zum Unternehmer*innenalltag dazu, egal, ob es um eine Geschäftsidee, eine Marketingkampagne oder Teambuilding geht, am Anfang werden meistens erst verschiedene Gedanken zur Thematik gesammelt und aufgeschrieben, bevor entschieden wird, in welche Richtung es gehen soll. ChatGPT kann dir dabei guten Input geben, der als Inspiration dient. Der Chatbot kann dir Ideen aufzeigen, an die du sonst vielleicht nicht einmal gedacht hättest. Generell lässt er sich sehr gut als Inspirationsquelle verwenden. 

2. Texte

Texte verschiedener Art zu schreiben, seien es Marketingtexte, E-Mails, Businesspläne, Übersetzungen, die man normalerweise einem Übersetzungsbüro in Auftrag gibt, Förderanträge, etc. gehört ebenso zur Führung eines jeden Unternehmens dazu. Auch hier kann ChatGPT eine große HIlfe darstellen. Wichtig ist dabei, dass du dem Chatbot möglichst genaue Angaben gibst, wie dein Text zum Schluss sein soll. Diesen Prozess, der Maschine Vorgaben zu geben, nennt man Prompting. Abhängig vom Zweck des Textes, ist es meist sinnvoll, den von der KI geschriebenen Text nicht 1:1 zu übernehmen, sondern diesen lediglich als Inspiration oder Basis zu verwenden, da dem Text sonst schnell die persönliche Note fehlt, die für den Erfolg vieler Texte wesentlich ist. 

3. Analyse

Einen bereits geschriebenen Text, aber auch Tabellenkalkulationen (Excel Tabellen) und  visuelle Sachen, wie Werbeflyer, Webdesign oder Logos kannst du von ChatGPT analysieren lassen, um Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Auch hier ist es wichtig, dass du genaue Angaben machst, was das Ziel des Textes oder der Tabelle ist, damit die KI diese Information in ihre Analyse miteinbeziehen kann.

4. Recherchen

Egal ob für eine Wettbewerbsanalyse, einen Blogartikel oder einen Finanzplan, Recherche zu unterschiedlichen Themen kann einen enormen Zeitaufwand darstellen. ChatGPT erleichtert diesen Arbeitsschritt, indem nützliche Informationen aus unterschiedlichen online Quellen zusammengefasst werden. 

KI in unterschiedlichen Unternehmensbereichen

KI kann in so gut wie allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, um Arbeitsprozesse (vor allem Routineaufgaben) zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Im Folgenden einige Beispiele: 

a) Kundenservice

Im Kundenservice können Chatbots eingesetzt werden, die Kundenanfragen rund um die Uhr ohne menschliches Zutun beantworten. Natürlich kann ein Chatbot niemals die Empathie eines menschlichen Mitarbeiters an den Tag legen, aber für häufig gestellte Fragen ist dieser meistens vollkommen ausreichend. 

b) Marketing

Im E-Mail Marketing kann mit KI der Inhalt von Newslettern personalisiert und der beste Zeitpunkt zum Versand bestimmt werden, um die Öffnungs- und Klickraten zu erhöhen. Bei Onlineshops kann die KI Produktempfehlungen für (potenzielle) Kund*innen generieren, die auf ihrem Browserverhalten und der Kaufhistorie basieren, und so die Kaufwahrscheinlichkeit aber auch die Kundenbindung erhöhen. Ganz allgemein kann die künstliche Intelligenz dazu beitragen, die User Experience, egal ob im Shop oder auf einer anderen Webseite, dahingehend zu verbessern, dass User sich optimal zurechtfinden und im nächsten Schritt die gewünschte Handlung ausführen (sei es ein Einkauf oder die Anmeldung für den Newsletter).  

c) Buchhaltung

Die KI kann Routineaufgaben in der Buchhaltung (z. B. Rechnungserstellung) automatisieren, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt. Auch in der Betrugsprävention kann sie behilflich sein, indem verdächtige Transaktionen frühzeitig erkannt werden. 

d) Mitarbeiterproduktivität

Um die Mitarbeiterproduktivität aber auch -motivation zu verbessern können Routineaufgaben, wie das Eingeben von Datensätzen, Übersetzungsarbeiten oder die Terminplanung von der KI entweder gänzlich übernommen oder zumindest erleichtert werden, damit sich Mitarbeiter auf sinnstiftendere Aufgaben konzentrieren können (z. B. Ausarbeitung von Strategien). Bei Mitarbeiterschulungen ermöglichen auf KI basierende Lernsoftwares ein auf die persönlichen Fähigkeiten abgestimmtes, effizientes Lernerlebnis.

e) Lager- und Bestellungsmanagement

Vorhersagen der KI zu zukünftigen Verkaufszahlen können dich dabei unterstützen, dass weder ein Mangel noch ein Überfluss an Waren im Lager besteht. Wenn der Lagerbestand unter einen vorher definierten Wert fällt, kann die KI für automatische Nachbestellungen sorgen. 

Fazit

Die KI kann Selbständige und kleine Unternehmen (aber natürlich auch große) im Arbeitsalltag in unterschiedlichen Bereichen vor allem bei Routineaufgaben unterstützen. Natürlich ist die Einbindung von KI mit Veränderung verbunden, an die du dich bzw. deine Mitarbeiter erst gewöhnen müssen. Auch können mit der Implementierung und Integrierung anfänglich hohe Kosten eintreten. Langfristig gesehen hat der Einsatz von künstlicher Intelligenz aber sicher das Potenzial, zu erheblichen Einsparungen in Hinblick auf Zeit und Kosten zu führen, die dir dabei helfen, den Unternehmensalltag effizienter zu gestalten und schneller an dein Ziel zu kommen.