Unternehmen setzen aufgrund der weltweiten Akzeptanz und Sicherheit bereits seit Jahren bewusst auf Kreditkartenzahlungen. Doch um in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen immer digitaler und flexibler werden – das betrifft auch die Bezahlvorgänge. Eine Veränderung, die daher immer mehr Aufschwung erlangt, sind virtuelle Kreditkarten. Virtuelle Kreditkarten bieten neben der weltweiten Akzeptanz und Sicherheit noch weitere Vorteile, die traditionellen Kreditkarten fehlen. Was genau virtuelle Kreditkarten sind und inwiefern das Ausgabenmanagement mit ihnen optimiert werden kann, ist in diesem Artikel zusammengefasst.
Was sind virtuelle Firmenkreditkarten?
Viele Unternehmen besitzen nur eine zentrale, physische Kreditkarte, die von Mitarbeitern verwendet werden kann. Doch das bedeutet, dass Mitarbeiter die Karte stets anfragen müssen und Zahlungen aus unterschiedlichen Abteilungen auf der Monatsrechnung aufscheinen und manuell zugeordnet werden müssen. Das ist mit einem großen Aufwand verbunden. Virtuelle Firmenkreditkarten schaffen hier mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Denn ganzheitliche Ausgabenlösungen ermöglichen es, unbegrenzt viele virtuelle Karten mit ein paar Klicks auszustellen und Mitarbeitern zuzuweisen. Die virtuellen Firmenkreditkarten sind dabei mit einem bestehenden Firmenkonto verknüpft, wodurch alle Mitarbeiter Zugang zu unternehmerischen Mitteln bekommen. Bei der Ausstellung wird ein Verwendungszweck sowie ein Limit festgelegt – so bleiben die Ausgaben und das Budget stets im Blick. Die virtuelle Kreditkarte wird anschließend in einem online Tool angezeigt und liefert auf einen Blick alle nötigen Informationen, die für eine Kreditkartenzahlung nötig sind. Die Karten können somit sofort flexibel angewendet werden.
Da virtuelle Firmenkreditkarten im Gegensatz zu traditionellen, physischen Kreditkarten nur online und digital vorliegen, können die Karten auch nur im online Handel und nicht im stationären Handel verwendet werden. Da die meisten Zahlungen in einem Unternehmen allerdings ohnehin Onlinezahlungen sind, stellen virtuelle Kreditkarten eine ideale Zahlungsmöglichkeit für Unternehmen dar. Ob monatliches Marketingabonnement, alltägliche Büroartikeln oder das Flugticket für die nächste Dienstreise: Mit virtuellen Kreditkarten können Mitarbeiter bequem, schnell und sicher einmalige und wiederkehrende unternehmerische Ausgaben tätigen.
Ausgabenverwaltung mit virtuellen Kreditkarten
Rasche und unbegrenzte Verfügbarkeit
Virtuelle Kreditkarten bestechen im Vergleich zu physischen Kreditkarten vor allem mit einer schnellen Verfügbarkeit. Während die Ankunft einer physischen Kreditkarte mehrere Tage in Anspruch nehmen kann, ist eine virtuelle Kreditkarte innerhalb von wenigen Klicks erstellt und sofort einsatzbereit. Mitarbeiter können somit bei Bedarf innerhalb kürzester Zeit eine virtuelle Firmenkreditkarte erlangen und geschäftliche Ausgaben tätigen. Moderne Anbieter bieten Kunden dabei zusätzlich an, so viele virtuelle Kreditkarten zu erstellen, wie sie möchten. So kann beispielsweise eine virtuelle Kreditkarte für eine einmalige Zahlung bei einem bestimmten Händler, eine weitere für das monatliche Softwareabonnement und eine für die anstehende Dienstreise ausgestellt werden. Je mehr dedizierte Karten dabei erstellt werden, desto leichter lassen sich die Transaktionen im Nachhinein zuordnen.
Digitalisierung der Buchhaltung
Virtuelle Firmenkreditkarten führen vor allem in der Buchhaltung zu großen Erleichterungen, einer Steigerung der Effizienz und zu Zeitersparnissen. Da alle virtuellen Karten, die beantragt werden, personen- und zweckbezogen sind, lassen sich die Ausgaben um ein Vielfaches schneller und einfacher zuordnen. Entscheiden sich Unternehmen für eine ganzheitliche Ausgabenlösung, steht Unternehmen zusätzlich eine zentrale Verwaltungsplattform zur Verfügung, die für weitere Erleichterungen sorgt. Nach einer Ausgabe mit der virtuellen Firmenkreditkarte werden die Mitarbeiter nämlich gebeten, den zugehörigen Beleg direkt hochzuladen. Durch die sofortige Digitalisierung wird das Risiko, dass Belege nicht mehr auffindbar sind, reduziert und langwierige Suchen und Nachfragen am Monatsende gehören der Vergangenheit an.
Überblick in Echtzeit
Firmenkreditkarten erfreuen sich zwar aufgrund ihrer weltweiten Akzeptanz und hohen Sicherheit einer großen Beliebtheit, dennoch haben zahlreiche Unternehmen Bedenken damit, Mitarbeitern Zugriff zu Firmengeldern zu ermöglichen, weshalb es oft nur eine zentrale, physische Kreditkarte gibt. Doch mit virtuellen Kreditkarten herrscht über alle Ausgaben vollkommene Transparenz. Die Transaktionen können in Echtzeit von Finanzverantwortlichen überprüft und Karten bei verdächtigen Aktivitäten sofort eingefroren werden. Das sorgt für höchste Sicherheit und Kontrolle für Arbeitgeber, während Arbeitnehmer dank der eigenen Kreditkarte dennoch eine hohe Flexibilität und Handlungsfreiheit genießen können.
Keine Spesenabrechnung
Dienstreisen stellen eine willkommene Abwechslung für Arbeitnehmer dar. Doch zu jeder Dienstreise gehört auch eine weniger willkommene Arbeit: die Reisekostenabrechnung. Meist übernehmen Mitarbeiter die gesamten Reisekosten zuerst selbst und fordern sie anschließend über eine Spesenabrechnung zurück. Durch die eigene virtuelle Kreditkarte können alle Buchungen für die Transportmittel oder Unterkünfte eigenständig getätigt werden, ohne dass es zu privaten Auslagen kommen muss. Dadurch gehört die zeitaufwändige und nervenaufreibende Reisekostenrückerstattung der Vergangenheit an.
Fazit
Flexible und digitale Bezahllösungen gewinnen im unternehmerischen Bereich immer mehr an Bedeutung. Insbesondere virtuelle Firmenkreditkarten erfahren dabei einen großen Aufschwung, da sie dank rascher Verfügbarkeit, festgelegter Limits und Überblick in Echtzeit zu mehr Sicherheit und Effizienz führen. Durch die Möglichkeit, unbegrenzt viele virtuelle Karten zu erstellen, bekommen Mitarbeiter Zugriff auf unternehmerische Finanzmittel, während durch die Personen- und Zweckbezogenheit der Karten gleichzeitig mehr Transparenz über die Ausgaben im Unternehmen geschaffen wird. Mit virtuellen Firmenkreditkarten steht einer effizienten Verwaltung der Unternehmensausgaben somit nichts im Weg.
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