Unternehmen digitalisieren – Warum und wie?

Die Krise hat viele Selbständige dazu gebracht, sich mit der Digitalisierung ihres Unternehmens näher zu beschäftigen. Dabei verschaffen dir digitale Prozesse nicht nur während einer Krise entscheidende Vorteile, auch um wettbewerbsfähig zu bleiben ist eine Auseinandersetzung mit dem Thema von großer Relevanz. Dieser Beitrag erklärt dir, warum du dein Unternehmen digitalisieren solltest, welche Unternehmensbereiche du digitalisieren kannst und auf was du dabei achten solltest.

Unternehmen digitalisieren – Warum?

Das Ziel einer Digitalisierung ist meist eine Kostensenkung oder eine Umsatzsteigerung und damit eine Vergrößerung der Gewinnspanne. Auch führt die Implementierung von digitalen Prozessen in vielen Fällen zu Innovationen und damit zu nachhaltigem Wachstum. Außerdem behältst du so die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Konkurrenten, die bereits digitale Lösungen einsetzen.

Daneben bieten dir digitale Transformationen folgende Vorteile:

• Viele Prozesse können durch eine Digitalisierung effizienter gestaltet, harmonisiert und beschleunigt werden. Zusätzlich fallen einige Fehlerquellen weg.
• Automatisierungen werden ermöglicht. Auf diese Weise kann dein Team seine Zeit in andere, vielleicht wichtigere Dinge investieren.
• Unternehmensabläufe können besser kontrolliert, analysiert und dokumentiert werden. Durch regelmäßige Analysen können Prozesse wiederum verbessert werden.
• Eine Verlagerung von Unternehmensprozessen in die Cloud bzw. das Internet ermöglicht dir räumliche Unabhängigkeit. Das verschafft dir besonders in Zeiten einer Krise einen großen Vorteil.

Welche Unternehmensbereiche sollen digitalisiert werden?

Grundsätzlich umfasst ein digitales Geschäftsmodell die Digitalisierung der kompletten Wertschöpfungskette, vom Materialeinkauf über die Herstellung bis zum Vertrieb.

Da es aber aus finanziellen und anderen Gründen meist nicht möglich ist, das gesamte Unternehmen zu digitalisieren, können auch einzelne Unternehmensbereiche digitalisiert werden. Für welche Bereiche du dich dabei entscheidest, hängt stark von deiner Branche, der Größe deines Unternehmens, aber auch den Schwächen und Problemen ab. Besonders in kleineren Betrieben macht es meistens Sinn bei den Prozessen anzufangen, die die meiste Zeit und/oder Personal erfordern.

Nachfolgend zählen wir vier Bereiche auf, deren Digitalisierung viele Vorteile mit sich bringt. Natürlich ist diese Aufzählung aber keineswegs vollständig.

1. Buchhaltung

Ohne effiziente Prozesse oder eigenen Buchhalter kostet dich die Buchhaltung oft viel deiner wertvollen Zeit. Eine bedienerfreundliche Buchhaltungssoftware wie everbill kann die Buchhaltung deines Unternehmens digitalisieren und dadurch diesen Zustand verbessern, indem sie viele Abläufe automatisiert und dadurch wesentlich beschleunigt und vereinfacht.

Ein Beispiel ist das Mahnwesen. Ohne durchdachtes System kann es sehr schwer sein, den Überblick zu behalten, welche Kunden nun schon bezahlt haben und welche im Verzug sind. Mit einem digitalen Mahnwesen hingegen bist du auf einem Blick informiert, welche Rechnungen überfällig sind. Mit ein paar Klicks kannst du anschließend binnen weniger Minuten die Rechnung in eine Mahnung umwandeln und noch im selben Schritt versenden. Und falls das Mahnen auch nichts hilft, hast du noch die Möglichkeit, den Fall kostenlos an ein Inkasso Unternehmen zu übergeben.

Weiteres Plus: Da viele Softwares cloudbasiert sind, hast du von überall Zugriff auf deine Buchhaltung. Außerdem kannst du deinen Mitarbeitern bestimmte Rechte zuordnen, so dass jeder nur Zugriff auf die Daten hat, die er auch wirklich benötigt.

2. Digitale Bezahlmethoden

Kunden wünschen sich eine möglichst große Auswahl an Zahlungsoptionen. Daher ist es, auch wenn du kein Onlinehändler bist, sinnvoll, wenn du neben Bargeld und Kartenzahlung digitale Bezahlmethoden inkludierst, wie zum Beispiel PayPal.

Auch Giropay implementiert digitale Bezahlverfahren, indem es die gleichen Methoden, die auch beim Online-Banking genutzt werden, einsetzt. Dieses Prinzip der Einzahlung bieten beispielsweise Giropay Casinos an. Es handelt sich dabei um ein Zahlverfahren in eine Richtung, ähnlich wie bei Kreditkarten. Das heißt eine Rückbelastung ist nicht möglich.

Ein weiterer heißer Tipp ist mobiles bzw. kontaktloses Bezahlen, also das Zahlen per NFC (Near Field Communication). Das funktioniert bereits mit den meisten Kreditkarten und Girocards, aber auch viele Smartphones und Smartwatches haben einen NFC Chip eingebaut. Mitunter Corona bedingt ist die generationenübergreifende Beliebtheit von kontaktlosen Zahlungsarten 2020 gestiegen.

3. Marketing und Kundenmanagement

Im Bereich des Marketing und CMR gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die dir viele Vorteile bieten und es dir ermöglichen, diese Bereiche deines Unternehmens zu digitalisieren:

• Steigerung deiner Reichweite: Durch eine Online Präsenz erreichst du mehr Leute und hast meistens einfacheren Zugang zu deiner Zielgruppe. Und das sogar oft zu einem niedrigeren Preis als wenn du zum Beispiel ein Inserat in einer Zeitung veröffentlichen lässt.
• Analyse und Evaluierung: Die meisten Online Marketing Tools ermöglichen Analysen mit Hilfe von Metriken. Auf diese Weise kannst du regelmäßig evaluieren, wie effektiv deine momentanen Maßnahmen sind und sie bei Bedarf adaptieren.
• Erleichterung der Kommunikation: Durch das Internet steht dir eine Vielzahl an Kommunikationskanälen zur Verfügung, mit Hilfe derer du zielgruppengerecht und teilweise auch automatisiert und individualisiert kommunizieren kannst.
• Kundensupport automatisieren: Chat Bots ermöglichen die automatische Beantwortung von Kundenanfragen, ohne das Zutun eines Menschen.
• CRM: Es sind zahlreiche Softwares am Markt erhältlich, die dir das Management deiner Kundenbeziehungen und damit die Aufrechterhaltung von Kundenbindungen wesentlich erleichtern.

4. E-Commerce

Die Bequemlichkeit, die immer weiter verbesserten Prozesse, das steigende Vertrauen in Onlinehändler, das Riesen Angebot und die Krise bewegen immer mehr Menschen dazu, auf online Käufe umzusteigen. Dabei ist die Erstellung eines Onlineshops zwar oft mit hohem Aufwand verbunden, dieser zahlt sich jedoch meistens aus. Denn auf diese Weise können auch Kunden, die nicht in deinem unmittelbaren Umfeld wohnen, ohne dein Zutun und trotz Krise bei dir einkaufen. Außerdem werden mit Hilfe von entsprechenden Schnittstellen Lagerverwaltung und Buchhaltung nach jeder Bestellung automatisch aktualisiert.

Daneben kannst du auch Bereiche wie die Produktion, Logistik, Projektmanagement, Personalmanagement, die interne Kommunikation und viele weitere digitalisieren und somit effizienter gestaltet werden.

Auf diese 4 Faktoren solltest du bei der Wahl von IT Lösungen achten

Um dein Unternehmen zu digitalisieren, musst du dich für bestimmte IT Lösungen entscheiden. Dabei ist es natürlich von Vorteil, mit einem IT Experten deines Vertrauens zu reden, um dich ausgiebig zu informieren. Abgesehen davon, solltest du bei der Wahl folgenden 4 Faktoren besondere Aufmerksamkeit schenken.

1. Cyber Security

Deine digitalen Systeme und Netzwerke müssen vor externen Angriffen, die deine Hardware, Software oder Daten beschädigen oder stehlen, sicher sein. Um diese Sicherheit zu gewährleisten, recherchiere und sprich mit neutralen Fachleuten aus der Cyber Security. Was ein gutes Tool beispielsweise ausmacht, sind regelmäßige Updates, um die Sicherheit ständig auf höchstem Niveau zu halten.

Außerdem helfen folgende Vorkehrungen:

• Lass dein Personal (und dich) regelmäßig zum Thema IT-Sicherheit schulen. Viele Sicherheitslücken lassen sich so vermeiden.
• Achte auf das, was dir die Anbieter der Tools zum Thema Sicherheit empfehlen, auch wenn du dazu bisherige Arbeitsprozesse ändern musst. 

2. Bedienerfreundlichkeit

Nicht jeder ist den Umgang mit digitalen Tools gewohnt, deswegen sollte der zweite Fokus die Anwenderfreundlichkeit sein. Diese bedeutet, dass Programme logisch aufgebaut und intuitiv bedienbar sind.

Bei komplexeren Programmen empfehlen wir dir, zu prüfen, ob vom Hersteller oder Drittanbietern Seminare bzw. Schulungen dafür angeboten werden.

Am besten lässt du die Teammitglieder, die das Tool später nutzen werden, mitentscheiden. Oft besteht auch die Möglichkeit, Softwares gratis zu testen, um herauszufinden, ob ihr langfristig damit arbeiten wollt bzw. könnt.

3. Kompatibilität

Bevor du dich für digitale Lösungen entscheidest, stelle fest, ob diese auch mit deinem bereits implementierten IT System kompatibel sind. Software und Hardware Kompatibilität ist ein wesentlicher Faktor, den du definitiv mit einem IT Spezialisten besprechen solltest.

Lass dein System von ihm prüfen und geh mit ihm durch, was du integrieren möchtest. Erst wenn der Profi grünes Licht gibt, kann es weitergehen.

4. Kosten

Wenn du dein Unternehmen digitalisieren möchtest, ist ein weiterer wichtiger Punkt natürlich die Kosten. Manchmal ist eine Einmalgebühr zu zahlen, häufig auch eine Abogebühr. Glücklicherweise gibt es heutzutage schon viele leistbare Lösungen und Tools in verschiedenen Ausführungen, die unterschiedliche Leistungsumfänge beinhalten. Auf jeden Fall solltest du vor der Anschaffung genaue Kalkulationen durchführen, um herauszufinden, ob sich diese für dich langfristig rentiert. Schließlich verfolgst du mit der Digitalisierung deines Unternehmens ja meistens das Ziel, entweder deine Kosten zu senken oder den Umsatz zu erhöhen.