31 Tipps für Freelancer, die einen raschen Erfolg garantieren

Das Leben von Freelancern gleicht einer Achterbahnfahrt: Von ganz oben geht’s auch wieder schnell bergab. In diesem Artikel habe ich 31 Tipps von Freelancern gesammelt, mit dem Ziel, dass Sie, liebe Freelancer und Freiberufler, aus den Fehlern anderer lernen können – und somit Geld, Zeit und zufriedene Kunden gewinnen!

Lesen Sie hier, in welchen Bereichen die meisten Fehler passieren und wo das Erfolgspotenzial (vielleicht bis dato unentdeckt) schlummert, nämlich bei:

• dem Honorar
• den Kunden
• der Deadline
• dem Unternehmertum
• der SVA und dem Finanzamt
• den Geschäftsprozessen
• den rechtlichen Aspekten

31 Tipps für Freelancer von Freelancern

Über das Honorar

1. Honorarverhandlungen

Klar, der Kunde hat oft ein kleines Budget und stellt sich die ausgelagerte Arbeit einfach und schnell erledigt vor. Der “Ich hätte das neue Feature gerne morgen”-Auftrag lässt viele Programmierer verzweifeln. Kommunizieren Sie Ihrem Kunden anhand des Kostenvoranschlages die einzelnen Schritte des Projekts ausführlich, damit er über den tatsächlichen Aufwand informiert ist und die Kosten gerechtfertigt werden. Und fragen Sie ja nicht nach seinem Budget, nennen Sie zuerst Ihren Preis!

2. Honorarlimit definieren

Kalkulieren Sie ein Honorarlimit. Unter diesem Limit sollten Sie keinen Auftrag annehmen, weil das nicht wirtschaftlich ist. Winken Sie die Leerlauf-Aufträge durch. Hier sehen Sie, wie Sie Ihr Honorar kalkulieren.

3. Pro Stunde oder Projekt kalkulieren?

Mit der Erfahrung arbeiten Sie flotter. Projekte, die Stundenweise abgerechnet werden vermindern so mit der Zeit Ihren Umsatz. Verrechnen Sie daher in Projekten und nicht in Stunden.

4. Honorare sind flexibel

Wann haben Sie das letzte Mal Ihr Honorar erhöht? Erinnern Sie sich daran? Wenn nicht, wird es aber Zeit! Mit der Erfahrung und Expertise steigt nicht nur Ihre Kompetenz, sondern auch Ihr Wert. Pendeln Sie Ihr Honorar analog zur Ihrem Können höher ein.

Über die Kunden

5. “Nein sagen” gehört nicht zur Ihrer Stärke?

Fast alle Freelancer tun sich schwer, nein zu sagen. So geht es auch mir. Der Kunde hält unser Business am laufen, ist ein großes Zahnrad im System, an dem wir nicht rütteln möchten. Damit es wie geschmiert läuft, trauen wir uns nicht, nein zu sagen und schlucken unser Unbehagen herunter.

Bevor aber alle Zeichen auf “Nein” stehen und sich beim Gedanken an das Projekt der Verdrängungsmodus oder gar Übelkeit auftritt, sagen Sie es lieber ab – Ihrem Business zu liebe. Denn in der Zeit, in der Sie sich geplagt hätten, findet sich oft ein anderer Job, den Sie mit dem üblichen Elan und Freude erledigen.

6. Einen Ansprechpartner wählen

Je mehr Leute mitreden und ihre Meinung kundtun, desto mehr entartet Ihr Projekt und desto mehr wächst Ihr Frust. Man will es schließlich allen recht machen. Picken Sie (wenn es möglich ist) eine konkrete Ansprechperson heraus, die zwischen Ihnen und dem Unternehmen steht und vermittelt.

7. Screenen Sie Ihre Kunden

Sicher ist sicher: Der ein oder andere Auftraggeber entpuppt sich schon mal als Problemkunde. Recherchieren Sie, was Sie über diesen im Internet finden oder lassen Sie Revue passieren, welche Alarmzeichen mühsame Kunden mit sich brachten. Recherchieren Sie auch zu Ihren Gunsten, um mögliche Fettnäpfchen zu vermeiden.

8. Notizen beim Kundengespräch führen

Wie oft ist es mir passiert – der Kunde erklärt mir seine Wünsche und Vorstellungen und ich bin so sehr darauf konzentriert, dass ich mich fokussiere – damit ich erst wieder überhöre, was überhaupt verlangt wird. Damit das Gesagte auch wirklich ankommt, und nicht im Durchzug zwischen den beiden Ohren verschwindet, heißt es: Anforderungen schriftlich festhalten!

9. Schneller Einsatz bei unzufriedenen Kunden

Ein unzufriedener Kunde hinterlässt einen bitteren Geschmack, das schlechte Gewissen nagt an einem und man stellt sein Können in Frage. Stehen Sie zu den gemachten Fehlern und fixen Sie den Auftrag mit ein paar Extrastunden, damit der Kunde wieder glücklich ist und Ihre Reputation wieder hergestellt wird.

Kunden, die maßlos übertreiben und unrealistische Vorstellungen haben, gehören schnell beschwichtigt, weil das auch jene sind, die ihren Frust über Sie laut und lange kommunizieren.

10. Der Kunde ist König, ist er das?

Der Kunde sitzt natürlich am längeren Ast. Aber vergessen Sie nicht, weshalb er an Sie herangetreten ist: Er benötigt Ihr Können. Und wenn der Kunde eine wahnwitzige Idee verfolgt, können Sie Ihn ruhig höflich und handzahm in die Schranken weisen – Sie sind der Experte auf Ihrem Gebiet und das Resultat steht immerhin auch Pate für Ihr Schaffen. Wenn es nämlich zum Schämen ist, fällt es auf Sie zurück.

11. Kundenkontakte pflegen

Welche Aufträge haben Sie letztes Jahr mit Bravour erledigt und mit welchem Kunden stehen Sie heute noch in Kontakt? War da nicht was? Klopfen Sie doch wieder mal an, Weihnachten steht an und ist die ideale Gelegenheit, frohe Festtage zu wünschen und sich in Erinnerung zu rufen!

12. Kontakte aktualisieren

Wenn wir schon beim “Lebenszeichen senden” sind: Sie erinnern sich vielleicht noch an das Unternehmen XY, das Ihnen 2013 einen guten Umsatz beschert hat. Doch wer war schnell noch mal die Person dahinter? Hängen Sie sich an Ihre Kontakte dran, wen haben Sie besonders zufriedengestellt? Was macht diese Person jetzt? Recherchieren Sie, wo die Schlüsselperson jetzt arbeitet und melden Sie sich.

Über die Deadline

13. Nix is fix, außer die Deadline

Die Deadline ist kein vages Abgabedatum, sie ist das Ende Ihrer (Projekt-)Welt und hier gibt es kein Leben danach.

Räumen Sie genug Zeit ein, um Ihre Arbeit zeitgerecht liefern zu können. Eine Erkältung oder ein Laptop, der muckt – alles Gründe, die Selbständige zum Verzweifeln bringen und Ergebnisse abliefern, die mehr Potenzial gehabt hätten.

Falls es zur Verzögerung kommt, weil Sie etwa zu den Ted Talks als Speaker eingeladen wurden, so setzten Sie rechtzeitig Ihren Kunden in Kenntnis.

14. Missing: Der Deadline-Kalender

Je mehr Kunden Sie betreuen, desto mehr Deadlines fallen an. Ein extra-Deadline-Kalender muss her, um zu planen, ob und wie sich die überlappenden Projekte ausgehen. Auch bei einem Kundengespräch gehört der Deadline-Kalender gezückt, um schon vorab realistische Abgabetermine zu vereinbaren.

Auch Zahlungen an das Finanzamt oder die SVA sollten im Deadline-Kalender angeführt sein, damit keine Verzugskosten entstehen.

Über das Unternehmertum

15. Sie haben noch nie in Ihr Business investiert?

Wenn ja, dann riecht das eher nach “Durchwursteln” als nach einem Business. Und das tun wir alle als Freelancer irgendwie – denn wer hat schon großartig Geld, um zu investieren? Aber die Mitbewerber schlafen nicht und es geht hier um kleine Investitionen: Einen Computer, der flott arbeitet oder Lektüre, die Ihr Wissen auf den letzten Stand hievt. Auch Rechnungssoftwares oder Social Media Tools gibt es für wenig Geld – und diese sparen immens Zeit.

16. Abstinent: Ein Zahlungseingangs-Zeitplan

Großzügig stellen wir unsere Rechnung – und schwupps, ein mal weggeschickt, kann der ein oder andere Zahlungsbetrag schon in Vergessenheit geraten – auf beiden Seiten! Viele Kunden sind nämlich richtige Zahlungsmuffel. Oder noch schlimmer: Der Kunde ist ein Konzern und zahlt ohnehin so spät wie nur möglich, um an den Zinsen zu verdienen. Tragen Sie sich in den Kalender ein, wann die Zahlung erfolgen soll, und mahnen Sie sofort, wenn diese nicht eingegangen ist. Aber dazu später mehr.

Am besten verlangen Sie bei großen Aufträgen die erste Hälfte des Honorars während des Projekts und die Zweite nach der Korrekturschleife. So leidet obendrein Ihre Liquidität nicht.

17. Sie geben alles aus, was Sie verdienen

Haben Sie Ihre Ausgaben mal mit Ihrem Ersparnissen verglichen? Das tut weh, gell. Aber noch schmerzhafter ist es, kein Backup in schwierigen Zeiten zu haben. Früher oder später trifft jeden ein Auftragsloch, ohne Ersparnisse kommt man in eine Negativ-Spirale, spätestens dann, wenn das Finanzamt oder die SVA anklopft. Sparen Sie entweder bei den Ausgaben, oder erhöhen Sie Ihr Honorar.

18. Freelancen ist ein Hobby

Viele Freelancer haben ihr Talent zum Beruf gemacht. Und viele Freelancer verwechseln dies mit einem Hobby: Sie arbeiten Nächte lang und schlafen bis Mittags. Um längerfristig und solide von seinem Schaffen leben zu können, sollten auch Cashflow und Rentabilität keine Fremdworte sein!

19. … und das Hobby dominiert das Business

Analog zum oberen Punkt dominiert das Schaffen das eigentliche Business. Hinter den Kulissen verstaubt die Buchhaltung und die Kundenakquise wartet vergeblich auf ihren Auftritt. Zugegeben, diese Dinge sind unattraktiv, aber wenn sie verdrängt werden, wirken sie sich in Missmanagement und nicht selten im Ende eines Business aus! Rücken Sie daher auch die unliebsamen Geschäftsbereiche regelmäßig ins Scheinwerferlicht!

20. Polieren Sie Ihren Wert auf

Zugegeben, in Zeiten von Freelancer Online Portalen leidet das Honorar. Bei Textschaffenden wird zum Beispiel pro Wort verrechnet. Aber das sagt überhaupt nichts über den Wert des Textes aus. Wir wollen doch eine lange Verweildauer eines Artikels oder hochprozentige Klickraten bei einem Newsletter-Betreff! Überzeugen Sie im Kundengespräch mit Zahlen und Fakten – was Ihre Texte/Grafikdesigns/Filme/Pläne/Übersetzungen usw. nachweislich bewirken und weshalb Sie deshalb Gold wert sind!

21. Bühne frei: Für Zukunftspläne

Klischeehafte Fragen wie “Wo sehen Sie sich in 6 Monaten” und “Was müssten Sie ändern, um Ihrem Business wieder Schwung zu verleihen” können den verbohrten Businessalltag aufbrechen. Tagein tagaus vor sich hinzuarbeiten bedeutet aus einer anderen Perspektive: Stillstand ohne Plan. Feilen Sie an einem Plan und an einer Strategie, um ein messbares Ziel zu erreichen – damit Sie aus sich herauswachsen! Konkret könnte das sein: “Ich halte 2016 einen Vortrag und präsentiere mich als Experte in meinem Gebiet” oder “Ich akquiriere im nächsten Quartal ZWEI Neukunden, indem ich … “.

22. Den Erfolg in Zahlen messen

Erfolgreich fühlen kann man sich schnell einmal. Aber nur weil man sich in Ruhm badet, heißt das noch lange nicht, dass es dem Business gut geht. Deshalb ist es wichtig, den Erfolg zu messen. Am einfachsten ist es, ihn finanziell zu messen. Und hier steigen schon die meisten aus. Zu kalkulieren, wie viel der Kunde zahlen muss und ab wann Sie bei einem Projekt draufzahlen, sollte ein fixer Bestandteil im Freelancer-Alltag werden!

SVA und Finanzamt

23. Entgegenkommen der SVA & Finanzamt auch nutzen

Wie fies die SVA auch sein mag, die Versicherungsbeträge werden gnadenlos eingefordert. Aber sie kommt kleinen Unternehmen auch ein bisschen entgegen – nur viele wissen es nicht. Es gibt für fitte und gesundheitsbewusste Selbständige beispielsweise 10 % Selbstbehalt anstatt der üblichen 20 %. Ansonsten kommt die “Pflichtversicherung für Selbständige” Freelancern mit niedrigeren Beträgen ab 2016 entgegen.

Ratenzahlung ist auch bei der SVA möglich – man muss nur bescheid geben, bevor die offene Mahnung an das Inkassobüro übergeben wird.

Das gleiche gilt beim Finanzamt: Offene Beträge in Raten zahlen und aufatmen!

Über die Geschäftsprozesse

24. Aufwand reduzieren

Klar muss der Fokus auf Geschäftsprozessen liegen, aber diese sollten so schlank und effizient wie möglich gehalten werden. Viele Freelancer lagern ihre Buchhaltung aus und sparen sich somit Zeit – und Zeit spart wiederum Geld. Die meisten Anbieter stellen auch Reports und Analysen zu Verfügung – damit Sie erkennen, wo Sparpotenziale verborgen sind.

Das “Agile Projektmanagement” hat bei IT-Freiberuflern den Anspruch, schlank und effektiv ans gewünschte Ziel zu kommen. Besonders flexible Vorgehensweisen wie Scrum oder Kanban werden bei IT-Projekten herangezogen.

25. Papierkram bändigen

Der Schuhkarton voller Rechnungen hat ausgedient. Dank elektronischer Rechnungen schonen Sie nicht nur Tintenpatronen und die Umwelt – auch Ihre Ressourcen profitieren davon. Sie können Ihren Jahresbericht auch per Klick in einem online Rechnungstool an den Steuerberater versenden – das papierlose Büro passt heute in die Hosentasche!

26. Rechnungen, Angebote SOFORT rausschicken

Wenn sich ein Geschäft anbahnt, schleicht sich schon der Schlendrian ein, wenn man nicht unmittelbar die Geschäftsdokumente ausstellt. Zeit wird unnötig vergeudet und Ihre Liquidität leidet darunter. Auch ein effizientes Mahnwesen hilft Ihnen dabei, Ihre Forderungen schnell und sicher einzutreiben!

27. Wenn dann, gescheit

Ideal sind ERP-Systeme, die folgerichtig Geschäftsprozesse erfassen und miteinander verknüpfen. Von Angebotserstellung, Rechnungserstellung, Mahnwesen und wiederkehrenden Aufträgen bzw. Rechnungen läuft ein Business, in dem alle Bereiche sinngerecht aufgefädelt sind, wie am Schnürchen!

Über die rechtlichen Aspekte

28. Mit einem Fuß im Kriminal

Kaum sind wir erwachsen und verdienen unser eigenes Geld, holt uns schon wieder diese nervige Floskel ein: Unwissen schützt vor Strafe nicht! Und jetzt trifft das auch noch wirklich zu! Während meiner Studienzeit war ich beispielsweise als Freelancerin tätig, aber auch gelegentlich angestellt und wegen einer Woche Anstellung, die ich im darauffolgenden Jahr vergessen hatte, musste ich 1.600 Euro an die SVA nachzahlen, weil die Zuverdienstgrenze geringer ist. Sehr schmerzhaft für einen Studenten – meine Mexikoreise konnte ich mir in die Haare schmieren und ich blieb “doppelt versichert” zu Hause. Aber aus diesem Fehler habe ich gelernt und ich achte jetzt penibelst auf Verdienstgrenzen.

Wie man eine Rechnung schreibt, ist auch nicht Geschmacksache, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Auch dass man sie 7 Jahr aufbewahren muss. Eine fehlerhafte Rechnung wird auch nicht mit Tipp-Ex ausgebessert, sondern gesetzeskonform storniert. Denn auch Freelancer werden vom Finanzamt kontrolliert und bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Regelungen winken saftige Strafen.

29. Gewerbeschein lösen?

Besonders große Agenturen verlangen oft einen Gewerbeschein (“Gewerbeschein für Werbeagentur” bei Werbetextern und Grafikdesignern beispielsweise). Die Wirtschaftskammer berät hier, welcher Gewerbeschein passt und innerhalb eines Nachmittages kann ein Gewerbeschein gelöst werden. Journalisten, Webdesigner, Architekten oder Berater fallen unter die Freien Berufe und benötigen keinen Gewerbeschein. Auch bei “Neuen Selbständigen” genügt eine gültige Steuernummer, die vom Finanzamt vergeben wird.

30. Kleinunternehmerregelung übersehen

Obacht: Selbständige, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, sind umsatzsteuerbefreit und müssen dieses auf der Rechnung vermerken – mit folgendem Satz “Umsatzsteuerfrei auf Grund der Kleinunternehmerregelung”. Vergisst man die Anmerkung zur Kleinunternehmerregelung auf einer Rechnung, muss man die entschlagene Vorsteuer im Nachhinein an das Finanzamt entrichten.

31. Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Allgemeinheit!

So wie Ihr Kunde AGB hat, so sollten Sie ebenfalls welche anführen. Was passiert, wenn ein Auftrag storniert wird? Wie gehen Sie vor, wenn der Kunde am Sonntag um neun Uhr ein Gespräch fordert? Egal welche Konditionen Sie haben, diese gehören in den AGB kommuniziert, damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und keine unschönen Kompromisse machen müssen. Googeln Sie einfach ein “Freelancer AGB Muster” und adaptieren Sie dieses nach Ihren Maßstäben.