Registrierkasse Ausfall: Was tun, wenn die Registrierkasse ausgefallen ist

Ihre Registrierkasse ist ausgefallen, verloren gegangen oder gestohlen worden – was können Sie bei einem Registrierkasse Ausfall tun? Wir verraten es Ihnen.

Was tun bei einem Registrierkasse Ausfall

Wenn Ihre Registrierkasse ausgefallen ist bzw. nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert oder beim Verlust Ihrer Registrierkasse, sind Sie als Geschäftsleiter dazu verpflichtet, die Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Wenn dies nicht möglich ist, müssen Sie händische Belege ausstellen.

Schritte & Möglichkeiten bei einem Registrierkasse Ausfall

1. Klären Sie ab, ob die Registrierkasse reparierbar ist

Wenn eine Reparatur der Registrierkasse möglich ist, sollten Sie umgehend überprüfen, ob der Ausfall etwaige Beschädigung der aufgezeichneten Daten hervorgerufen hat. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie die reparierte Registrierkasse nach der Fehlerbehebung wieder benutzen.

Achtung: Buchungen, die Sie zur Fehlersuche nutzen, müssen Sie als Trainingsbuchungen bzw. Nullbelege kennzeichnen.

2. Wenn die Registrierkasse irreparabel ist…

Ist die Registrierkasse irreparabel beschädigt oder wurden Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt, müssen Sie das alte Datenerfassungsprotokoll sichern und die Registrierkasse außer Betrieb nehmen. Hier kommen Sie um eine neuerliche Inbetriebnahme der Registrierkasse nicht herum.

3. Wenn der Registrierkasse Ausfall länger als zwei Tage andauerte

Dauert bzw. dauerte der Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Sie den Beginn und das Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline melden. Sobald die alte Registrierkasse repariert ist oder die neue Registrierkasse vorliegt, müssen Sie sämtliche Geschäftsvorfälle im Ausfallszeitraum nacherfassen. Hierbei ist es allerdings ausreichend, wenn Sie auf die Belegnummer des händischen Belegs (auch ein täglicher Sammelbeleg ist möglich) Bezug nehmen. Die händischen Aufzeichnungen müssen Sie allerdings aufbewahren.

Fazit:

Wenn Ihre Registrierkasse ausgefallen ist, sollten Sie umgehend sichergehen, dass die Belegerteilung dennoch gesichert und nachvollziehbar ist. Kann die Registrierkasse repariert werden, sollten Sie diese nochmals testen, bevor sie diese wieder in Betrieb nehmen. Ist die Registrierkasse irreparabel beschädigt müssen Sie umgehend für Ersatz sorgen. Wichtig ist, dass Ihre Bilanz am Ende wirklich stimmt – sonst kann es ungemütlich werden.