Kleinunternehmen stehen vor der Herausforderung, Geschäftsprozesse schneller und effizienter abhalten zu müssen, um die eigene Liquidität nicht zu gefährden. Doch welche Arbeitsschritte muss ein Rechnungsprogramm Kleinunternehmen abnehmen? Welche Anwendungen sind besonders wichtig? Wir sagen es Ihnen:
Wie ein Rechnungsprogramm Kleinunternehmen helfen kann:
Durch ein Rechnungsprogramm können Sie:
- Ein- und Ausgänge der Rechnungen verwalten
- Ihr Mahnwesen optimieren
- Ihr Kundenmanagement verbessern
- Ihre Umsätze im Blick haben
- Mehr Sicherheit in Ihre Geschäftsprozesse bringen
Verwalten Sie die Ein- und Ausgänge Ihrer Rechnungen
Das ist die Kernfunktionalität von Rechnungsprogrammen. Mit einem Klick erstellen Sie online eine Rechnung, versenden diese und verbuchen dies beim Zahlungseingang im System. Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnung noch offen ist und welcher Kunde noch nicht gezahlt hat. Ein Kunde hat zu viel gezahlt? Kein Problem – erstellen Sie einfach eine Gutschrift für den überbezahlten Betrag und halten Sie so Ihre Faktura aktuell.
Aus Rechnung wird Mahnung
Leider kommt es immer wieder vor, dass Kunden vergessen, offene Rechnungen zu bezahlen. Offene Rechnungen sollten Sie immer im Blick haben und zeitnah Ihre Kunden mahnen. Im besten Fall werden Sie von Ihrer Software daran erinnert und aus einer Rechnung umgehend eine Mahnung generiert.
Und wenn gar nichts mehr hilft, kommt es zu einem Inkassoauftrag.
everbill kooperiert mit Inkasso-Blum, welches kostenlos offene Forderungen eintreibt.
Geschäftsprozesse werden einfach digitalisiert
Moderne ERP-Rechnungsprogramme begleiten Sie über den gesamten Geschäftsprozess hinweg, wie sich anhand folgenden Beispiels zeigen lässt:
Angenommen Sie haben einem Kunden 12 Stück Bierfässer für eine Firmenfeier verkauft. Der Rechnung ging in der Regel ein Angebot voraus. Wurde das Angebot angenommen, geht die Rechnung inklusive Lieferschein hinaus. Ist es vielleicht ein Stammkunde? Dann können Sie ihm einen Rabatt gewähren.
Der Kunde zahlt nun aber nicht innerhalb der Frist? Dann wird eben eine Mahnung fällig. Sie durchwandern die Mahnstufen, bis der Kunde Ihrer Zahlungsaufforderung nachkommt.
Wie die Faktura bei everbill funktioniert
- Einem neu angelegten Kunden wird ein Angebot erstellt.
- Mit einem Klick wird aus dem Angebot eine Rechnung.
- Mit einem weiteren Klick generieren Sie einen Warenausgang.
- Und den Lieferschein gibt es auch gleich.
- Der Lagerstand wird automatisch um 12 Bierfässer verringert.
- Sie werden benachrichtigt, wenn die Zahlungsfrist überschritten wird.
- Mit einem weiteren Klick wird eine Mahnung erstellt.
- Endlich, die Zahlung ist eingegangen und der Auftrag wurde vollständig verbucht.
- Die Statistik addiert bzw. subtrahiert den Zahlungseingang und Warenausgang.
- Das Kundenmanagement führt das getätigte Geschäft zum jeweiligen Kunden, damit Sie Übersicht über diesen bewahren.
- Der Kunde bestellt monatlich die gleiche Menge? Erstellen Sie einfach “wiederkehrende Rechnungen”.
Ihr Unternehmen stets im Blick mit der Umsatzstatistik
Die Umsatzstatistik zeigt einen Überblick über alle Bereiche Ihres Unternehmens. Welche Bereiche laufen gut, wo ist Nachholbedarf? Auf einen Blick sehen Sie Ihren Monatsumsatz und können diesen mit den vergangenen vergleichen.
Sicherheit muss gewährleistet werden: am besten durch SSL-Verschlüsselung
Ihre Firma muss auch im Web sicher sein. Gerade wenn es um Geldgeschäfte und wichtige Daten geht, gehören Prozesse zuverlässig verschlüsselt und lückenlos gespeichert. Deswegen ist ein tägliches Backup Pflicht. Auch eine SSL Verschlüsselung ist unabdinglich.
Von der Registrierkassen- und Aufbewahrungsplicht – Sie sind gut abgesichert
Seit 1. Jänner 2014 werden elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgesetzt. Verträge werden anhand der elektronischen Signatur unterzeichnet und gespeichert. Der österreichische Bund beispielsweise akzeptiert ausnahmslos elektronische Rechnungen. Dazu ist die 7-jährige Aufbewahrungspflicht auch in elektronischer Form gültig.
Mit 1.1.2016 gilt die Registrierkassenpflicht. Unternehmen, die mehr als 15.000 Jahresumsatz erwirtschaften, benötigen ab diesem Zeitpunkt eine Registrierkasse. Ein modernes Rechnungsprogramm sollte daher einen Kassabon-Drucker anbieten.
Fazit: Warum wir everbill entwickelt haben
Wir von everbill wissen, wie ein Rechnungsprogramm Kleinunternehmen helfen muss. Wir sind selbst seit über 10 Jahren als KMU am Markt unterwegs und Wissen um die Herausforderungen desselben.
Da kein anderes Rechnungsprogramm unseren Anforderungen genügt hat, haben wir everbill programmiert. Sie können sicher sein: everbill ist auf dem letzten Stand und wird stetig weiterentwickelt, damit Sie auch in Zukunft gut betreut werden.
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