Das muss ein modernes Rechnungsprogramm können

Eine moderne Lösung für moderne Gründer, KMU oder Freelancer, das bieten Rechnungsprogramme im Internet. Lesen Sie hier, was sie heute können müssen, um auf dem letzten Stand der Dinge zu sein:

7 Anforderungen für das perfekte Rechnungsprogramm:

• Ein- und Ausgänge der Rechnungen verwalten
• Folgerichtig mit anderen Geschäftsbereichen verknüpfen
• Integriertes Mahnwesen
• Effizientes Kundenmanagement
• Eine elektronische Signatur, eventuell Bon-Drucker
• umfangreiche Umsatzstatistik
• Sicherheit im World Wide Web

1. Rechnungsein- und Ausgänge erstellen und verwalten

… bildet den Kern von Rechnungsprogrammen. Mit einem Klick erstellen Sie online eine Rechnung, versenden diese und verbuchen dies beim Zahlungseingang im System. Auf einen Blick sehen Sie, welche Rechnung noch offen ist und welcher Kunde noch nicht gezahlt hat. So fällt keine offene Rechnung mehr unter den Tisch und Sie bleiben liquide.

2. Rechnungen folgerichtig verwalten

Die Krönung der Effizienz von modernen ERP-Rechnungsprogrammen zeigt sich anhand folgenden Beispiels:

Angenommen Sie haben 12 Stück Hängematten verkauft. Der Rechnung ging in der Regel ein Angebot hervor. Wenn dieses abgesegnet wird, geht die Rechnung inklusive Lieferschein hinaus. Der Kunde zahlt nicht innerhalb der Frist? Eine Mahnung wird hinausgeschickt. Endlich: Die Zahlung geht ein – ein modernes ERP-Rechnungsprogramm verknüpft diese Abläufe automatisch und folgerichtig:

• Einem neu angelegten Kunden wird ein Angebot erstellt
• Mit einem Klick wird aus dem Angebot eine Rechnung.
• Mit einem weiteren Klick generieren Sie einen Warenausgang
• … und Lieferschein.
• Der Lagerstand mindert sich automatisch um 12 Hängematten.
• Sie werden benachrichtigt, wenn die Zahlungsfrist überschritten wird.
• Mit einem weiteren Klick wird eine Mahnung erstellt.
• Endlich, die Zahlung ist eingegangen und der Auftrag wurde vollständig verbucht.
• Die Statistik addiert bzw. subtrahiert den Zahlungseingang und Warenausgang.
• Das Kundenmanagement führt das getätigte Geschäft zum jeweiligen Kunden, damit Sie Übersicht über diesen bewahren.
• Der Kunde bestellt monatlich die gleiche Menge? Erstellen Sie einfach “wiederkehrende Rechnungen”.

3. Effizientes Mahnwesen inklusive

Säumige Kunden sind nicht nur lästig, sie gefährden auch Ihre Liquidität. Mit einem effizienten Mahnwesen fordern Sie die offenen Rechnungen effizient ein. everbill kooperiert mit Inkasso-Blum, welches kostenlos offene Forderungen eintreibt.

4. Kundenmanagement im 21. Jahrhundert

Welcher Kunde hat schon lange nichts mehr bestellt? Welcher Kunde hat bald Geburtstag? Und welchem gebührt ein Treue-Rabatt? Je mehr Sie über Ihre Kunden wissen, desto genauer können Sie auf seine Bedürfnisse eingehen und ihn mit speziellen Angeboten und Rabatten füttern.

Auf der anderen Seite haben Sie Ihre online Kundendatenbank stets in Ihrer Westentasche griffbereit: Von überall aus können Sie Adressen, Telefonnummern oder den Status-Quo einer Bestellung abrufen. Schließlich wollen Ihre Kunden jederzeit persönlich und in Echtzeit betreut werden.

5. Elektronische Signatur und Bon-Drucker

Seit 1. Jänner 2014 werden elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgesetzt. Verträge werden anhand der elektronischen Signatur unterzeichnet und gespeichert. Der österreichische Bund beispielsweise akzeptiert ausnahmslos elektronische Rechnungen. Dazu ist die 7-jährige Aufbewahrungspflicht auch in elektronischer Form gültig.

Mit 1.1.2016 gilt die Registrierkassenpflicht. Unternehmen, die mehr als 15.000 Jahresumsatz erwirtschaften, benötigen ab diesem Zeitpunkt eine Registrierkasse. Ein modernes Rechnungsprogramm sollte daher einen Kassabon-Drucker anbieten.

6. Umsatzstatistik

Die Statistik gibt Aufschluss über alle Bereiche Ihres Unternehmens und lässt Analysen über Stärken und Schwächen zu. Welche Bereiche sind ausbaufähig? Welche gehören abgespeckt? Wo liegt das meiste Geld vergraben? Die Umsatzstatistik sagt es Ihnen.

7. Sicherheit Dank SSL-Verschlüsselung

Ihre Firmendaten gehören zuverlässig verschlüsselt und lückenlos gespeichert. Ein tägliches Backup bei einem seriösen Anbieter gehört ebenso dazu, wie die SSL Verschlüsselung, die die Browserdaten mit jenen des Systems unkenntlich macht.

Mit diesen 7 Features im Gepäck kann sich ein Rechnungsprogramm sehen lassen. everbill ist auf dem letzten Stand, wenn es um moderne Rechnungsprogramme geht, und kann bei allen 7 Punkten ein Häkchen machen. Testen Sie everbill jetzt 1 Monat gratis und unverbindlich!