Rechnung stornieren – der buchhalterisch korrekte Weg

Falls du einen Fehler auf der Rechnung gemacht hast, hat der Kunde zu jedem Zeitpunkt das Recht, die falsch ausgestellte Rechnung zu reklamieren. Aber wie stornierst du eine fehlerhafte Rechnung? Und wie bringst du deine und die Faktura des Kunden wieder in Ordnung? Wir zeigen es dir!

Wichtige Hinweise zum Stornieren einer Rechnung

In diesem Artikel erfährst du:

• Wie du eine fehlerhafte Rechnung stornierst
• Wie du eine stornierte Rechnung korrigierst
• Wie du eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung erstellst.

Buchhalterisch korrekt eine Rechnung stornieren und Gutschrift erstellen

Du hast einem Kunden eine fehlerhafte Rechnung zukommen lassen? In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder du reichst eine korrigierte Rechnung nach (dies ist nur möglich, sofern noch kein Zahlungseingang verbucht wurde) oder du stornierst die Rechnung und erstellst eine Gutschrift (der buchhalterisch korrekte Weg!)

Rechnung korrigieren ohne Zahlungseingang

Hat der Kunde einen Fehler auf der Rechnung reklamiert, aber noch keine Zahlung getätigt, reicht es, als Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung nachzureichen. Dieses Dokument musst du klar ersichtlich der Ursprungsrechnung zuordnen. Hierfür solltest du auf das Datum der Ursprungsrechnung und die Rechnungsnummer verweisen. Am besten du nimmst die beanstandeten Korrekturen vor und übermittelst die Rechnung dem Kunden erneut. In der Buchhaltung stornierst du einfach die fehlerhafte Rechnung und führst die neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer fort (auch wenn inzwischen schon mehrere Rechnungen gestellt wurden).

6 Punkte, um bereits bezahlte Rechnung zu stornieren:

1. Die fehlerhafte Rechnung in der eigenen Buchhaltung unter “storniert” ablegen.
2. Hat der Kunde bereits bezahlt, musst du diesem eine Gutschrift erstellen: Auf der Gutschrift stehen dieselben Positionen (Anzahl, Artikel-Stückpreis, nähere Beschreibung usw.) wie auf der stornierten Rechnung. Außerdem muss die Rechnungssumme und Rechnungsnummer angeführt werden. Darunter vermerkst du die Höhe der bereits ausgezahlte Summe.
3. Anschließend wird die Gutschrift mit einer fortlaufenden Erkennungsnummer versehen (vergleichbar mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer). Also “01” für die erste Gutschrift des Jahres, etc.
4. Die Gutschrift auf Fehler untersuchen und allenfalls korrigieren.
5. Die korrekte Gutschrift sendest du schlussendlich an deinen Kunden.
6. Abschließend musst du eine neue, korrigierte Rechnung anlegen. Diese wird als komplett neue Rechnung behandelt und auch so ausgefüllt. Auch das Rechnungsnummersystem wird (trotz inzwischen gestellter Rechnungen) fortlaufend weitergeführt.

Eine korrekt stornierte Rechnung hilft dir und dem Kunden, die Buchhaltung wieder auf Vordermann zu bringen.

Wie muss eine korrekte Rechnung aussehen?

Wichtig ist, dass bei der Rechnungsstellung die Form und der Aufbau der Rechnung korrekt ist und die unbedingten Angaben auf allen Rechnungen vorhanden sind. Mehr dazu liest du hier.