Rechnung schreiben – Anleitung + kostenlose Vorlage

Du musst eine Rechnung schreiben und bist dir unsicher, wie das funktioniert? Keine Sorge, dieser Beitrag erklärt dir, was in Österreich auf einer Rechnung stehen muss und stellt dir eine kostenlose Vorlage zum Download zur Verfügung.

Wie sollten Rechnungsnummern ausgewählt und verwaltet werden, um Duplikation zu vermeiden?

Beim Auswählen und Verwalten von Rechnungsnummern ist es entscheidend, darauf zu achten, dass jede Nummer einzigartig ist, um Duplikationen zu vermeiden. Lege ein logisches und konsistentes Nummernsystem fest, das einen sequenziellen Zuwachs beinhaltet. Jedes Mal, wenn eine neue Rechnung ausgestellt wird, erhöhe die numerische Sequenz um eins, um die Ordnung zu bewahren und sicherzustellen, dass jede Rechnungsnummer eindeutig bleibt. Diese Methode hilft nicht nur dabei, finanzielle Transaktionen effizient zu verfolgen und zu organisieren, sondern entspricht auch den Standardbuchhaltungspraktiken.

Was sollte bei der Rechnungsstellung für Lieferungen oder Dienstleistungen in der EU oder Drittländern berücksichtigt werden?

Bei der Rechnungsstellung für Lieferungen oder Dienstleistungen in der EU oder Drittländern ist es entscheidend, sich auf die auf den verlinkten Seiten bereitgestellten Hinweise zu beziehen, um wichtige Überlegungen und Einhaltungsvorschriften zu berücksichtigen

Rechnung schreiben: das muss drauf! 

1. Name und Anschrift des Leistungserbringers
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Ausstellungsdatum
4. Datum der Leistung
5. UID-Nummer des Rechnungsempfängers (entfällt bei Kunden ohne eigene Steuernummer, wie bspw. Privatkunden)
6. Fortlaufende Rechnungsnummer
7. Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang)
8. Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt)
9. Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld
10. Steuerbetrag (und Entgelt – netto)*
11. Kontodaten und UID-Nummer des Leistenden

ACHTUNG:

Fällst du unter die Kleinunternehmerregelung? In diesem Fall bist du umsatzsteuerbefreit – das heißt, du musst unbedingt auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen! Hierfür reicht in der Regel ein Hinweis aus, wie z. B. „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“. Vergisst du auf einen derartigen Hinweis, schuldest du dem Finanzamt den Steuerbetrag, ohne die Vorsteuer abziehen zu dürfen.

Nähere Informationen zu den Angaben auf Rechnungen

1.)	Name und Anschrift des Leistungserbringers	Name und Anschrift der ausstellenden Firma
2.)	Name und Anschrift des Leistungsempfängers	Name und Anschrift des Kunden des Leistungserbringers
3.)	Ausstellungsdatum	Ausstellungsdatum der Rechnung
4.)	Datum der Leistung	Zeitspanne oder Datum, an dem die Leistung erbracht wurde
5.)	UID-Nummer des Empfängers	UID-Nummer des Empfängers, falls vorhanden
6.)	Fortlaufende Rechnungsnummer	Fortlaufende Rechnungsnummer (kann eine Kombination mehrerer Zahlen oder Buchstaben sein – muss aber auf jeden Fall fortlaufend und unveränderbar sowie einmalig sein)
7.)	Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang)	Nähere Beschreibung: Menge und Bezeichnung, Artikelnummer wenn vorhanden, bzw. Art und Umfang der Leistung
8.)	Entgelt für die Lieferung/Leistung	Nettobetrag des Entgelts für die verrechnete Lieferung bzw. Leistung (Währung angeben)
9.)	Steuerbetrag	Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt.
10.)	Kontodaten und UID-Nummer des Rechnungsstellers	Kontoinformation, wohin das Geld überwiesen werden soll und deine UID-Nummer. Achtung, nach SEPA-Umstellung gelten nur noch IBAN und BIC als Zahlungsreferenz.