Rechnung auf Englisch schreiben – so geht’s!

Wenn du internationale Geschäftspartner hast, Kund*innen im Ausland oder ein englischsprachiges Business führst, musst du wahrscheinlich (auch) Rechnungen auf Englisch schreiben. Wie machst du das am besten? Was gibt es dabei zu beachten und wie kannst du die Rechnung formulieren? Das erfährst du hier!

Rechnung auf Englisch schreiben – Allgemeines

Wenn du eine Rechnung auf Englisch schreibst, verfasse diese immer auch auf Deutsch, damit du sie beim Finanzamt vorlegen kannst. Am besten wäre, du erstellst eine zweiseitige Rechnung.

Für Rechnungen auf Englisch gibt es wie bei Rechnungen auf Deutsch einige verpflichtende Angaben: 

• Informationen zu Rechnungsempfänger und -steller: die Daten deines Unternehmens (personal information) sowie der Firmenname und die Adresse des Unternehmens, dem du die Rechnung stellst bzw. Name und Adresse des*der Privatkund*in (costumer information) 
• deine Steuernummer und UID-Nummer sowie die des*der Kund*in (VAT-ID) – dies fällt bei Privatkund*innen natürlich weg. 
• Rechnungsnummer (invoice number) und Rechnungsdatum (invoice date) 
• Leistungszeitraum bzw. Lieferdatum (delivery date) 
• Produktbeschreibung (product description), Produktpreis (product price – setzt sich aus Bruttobetrag + Umsatzsteuer zusammen) und Menge (amount)

Auf dieser Seite findest du weitere Tipps und auch Infos zu Angeboten auf Englisch.

Rechnung auf Englisch schreiben – Formulierungsbeispiele

Im Anhang erhaltest du die Rechnung für…	Please find attached our invoice for…
Für meine geleisteten Dienste erlaube ich mir, den folgenden Betrag in Rechnung zu stellen.	For my services I kindly request the following payment.
Gemäß unserer geschäftlichen Richtlinien rechnen wir ausschließlich in Euro ab.	It’s our company’s policy to invoice in euros only.
Die Zahlung ist innerhalb von 20 Tagen zu tätigen.	Payment is due within 20 days.
Der Gesamtbetrag beläuft sich auf…	The total amount due is…
Danke für Ihren Auftrag.	Thank you for your order.
Wir freuen uns darauf, wieder mit Ihnen zu arbeiten.	We look forward to doing business with you again.

Wer kann eine Rechnung auf Englisch erhalten?

Jedes Unternehmen, das eine Rechnung auf Englisch anfordert, kann eine solche erhalten. Es ist jedoch nicht verpflichtend, eine Rechnung auf Englisch auszustellen, wenn die Amtssprache des Ausstellers nicht Englisch ist. Normalerweise werden Rechnungen in der Amtssprache des Ausstellers ausgestellt, aber eine englische Version kann ebenfalls bereitgestellt werden, falls erforderlich, gegebenenfalls zusammen mit einer Kopie auf Deutsch zu steuerlichen Zwecken.

Warum ist es wichtig, sowohl englische als auch deutsche Versionen von Rechnungen für Buchhaltungszwecke aufzubewahren?

Es ist wesentlich, Rechnungen sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch für Buchhaltungszwecke zu führen, da das deutsche Recht die Verwendung der deutschen Sprache in offiziellen Dokumenten, einschließlich der Finanzunterlagen, vorschreibt. Diese Anforderung stellt sicher, dass alle Transaktionen ausführlich dokumentiert und in der gesetzlich vorgeschriebenen Sprache leicht zugänglich sind, was eine klare Kommunikation und die Einhaltung lokaler Vorschriften erleichtert. Das Führen von Rechnungen in beiden Sprachen unterstützt zudem die Genauigkeit bei der Finanzberichterstattung und bei Prüfungen.

Welche wichtigen Überlegungen gibt es, wenn man eine Rechnung auf Englisch für internationale Geschäftstransaktionen schreibt?

Beim Erstellen einer Rechnung in Englisch für internationale Geschäftsvorgänge sind folgende Elemente wichtig:

1. Zweisprachigkeit: Erstelle die Rechnung sowohl auf Englisch als auch in Deutsch.
2. Unternehmensinformationen: Gib vollständige Namen und Adressen des Ausstellers und Empfängers an.
3. Steuernummern: Füge Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien hinzu.
4. Rechnungsnummer und -datum: Verwende eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
5. Leistungszeitraum und Lieferdatum: Kennzeichne den Zeitraum der erbrachten Leistungen oder Lieferungen.
6. Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung: Beschreibe detailliert die erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte.
7. Preisdetails: Liste den Preis pro Einheit, Mengen, angewandte Steuern und Gesamtkosten auf.

Diese Punkte gewährleisten Klarheit, Konformität und Professionalität.

Zahlungserinnerung (payment reminder) – Formulierungsbeispiele

Hiermit möchten wir dich daran erinnern, dass die oben genannte Rechnung noch nicht beglichen wurde.	We would like to remind you that the above invoice is still unpaid.
Wir erlauben uns, dich daran zu erinnern, dass Ihre Zahlung seit einem Monat überfällig ist.	May we remind you that your payment is overdue for one month.
Wir würden es wertschätzen, wenn du deine Rechnung innerhalb der nächsten Tage begleichen würden.	We would appreciate if you cleared your account within the next few days.
Solltest du den Betrag bereits beglichen haben, betrachte dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.	If you have sent your payment already, please disregard this letter.

Umsatzsteuerregelung + Reverse-Charge-Verfahren

Ob und wieviel Umsatzsteuer du auf der Rechnung ausweisen musst, hängt davon ab, in welchem Land sich dein*e Geschäftspartner*in bzw. Kund*in befindet.

Innerhalb der EU kommt zwischen zwei Unternehmen, die sich nicht im selben Land befinden, das Reverse-Charge-Verfahren zur Geltung. Das bedeutet, dass die Rechnung umsatzsteuerfrei ist, da der*die Rechnungsempfänger*in die Umsatzsteuer selbst abführen muss. Voraussetzung ist, dass beide Unternehmen eine UID-Nummer vorweisen können. Du musst bei einer solchen Rechnung angeben, dass du das Reverse-Charge-Verfahren anwendest. Ein Beispielsatz dafür: According to the reverse charge system, tax liability transfers to the recipient of the services.

Wenn du Kleinunternehmer*in bist, musst du, wie im Inland, keine Umsatzsteuer verrechnen.