Projektcontrolling – so sicherst du den Erfolg deiner Projekte

Viele Projekte scheitern, weil Fristen nicht eingehalten werden konnten, falsch kalkuliert wurde oder zu langsam auf Verzögerungen oder aufkommende Probleme reagiert wurde. Um genau das zu vermeiden, ist es wesentlich, Projektcontrolling durchzuführen. Projektcontrolling als Teilbereich des Projektmanagements dient dazu, die Einhaltung der Projektziele und des Projektplans zu sichern. In diesem Beitrag erfährst du, was erfolgreiches Projektcontrolling ausmacht, welche Aufgaben dazugehören und welche Methoden du dafür verwenden kannst.

Projektcontrolling – Definition und Ziele

Laut DIN 69901 (Normenreihe für Projektmanagement) wird Projektcontrolling folgendermaßen definiert: „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“ 

Dementsprechend umfasst das Projektcontrolling alle Tätigkeiten, die für die Planung und Einhaltung von Terminen, Zielen und Budgets des Projekts notwendig sind. Anders als das Wort es andeutet, geht es beim Projektcontrolling nicht nur um Kontrolle, sondern auch um Steuerung. Anhand von Kennzahlen wird über die gesamte Dauer des Projekts hinweg überprüft, ob der Projektfortschritt und Projektstatus dem ursprünglichen Plan entsprechen. Bei Abweichungen wird die Ursache analysiert, die Konsequenzen werden bewertet und eventuelle Korrekturmaßnahmen werden geplant und umgesetzt.

Zuständig für das Projektcontrolling ist oft der/die Projektleiter*in selbst, da er/sie für die erfolgreiche Durchführung seiner/ihrer Aufgaben die Informationen aus dem Projektcontrolling benötigt (und vice versa). Das bedeutet, selbst wenn eine andere Person aus dem Projektteam diese Stelle übernimmt, arbeitet er/sie eng mit dem/der Projektleiter*in zusammen.

Aufgaben des Projektcontrollings

Zusammengefasst gehören folgende Aufgaben zum Projektcontrolling:

• Überprüfung des Projektfortschritts
• Vergleich des Projektplans mit den Ist-Werten
• Bei Abweichungen Planung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen
• Sicherung der Qualität der Projektergebnisse
• Einhaltung der Projektziele bzw. Meilensteine
• Frühzeitiges Erkennen von Risiken und entsprechendes Eingreifen
• Sicherung der Einhaltung des Projektbudgets
• Sicherung der Einhaltung von Terminen und Deadlines

Methoden und Tools

Natürlich gibt es eine Reihe von Methoden und Tools, die dir das Projektcontrolling ermöglichen bzw. erleichtern. Zu den hilfreichsten Tools gehört dabei Projektcontrolling Software, die viele Prozesse automatisiert und dir so hilft, Zeit zu sparen (beispielsweise werden automatisch wichtige Kennzahlen generiert, die du zur Überwachung des Projektfortschritts heranziehen kannst).

Außerdem sind folgende Methoden gängig:

1. Projekt(struktur)plan: der Projektstrukturplan ist für die Erfolgsmessung wesentlich. Denn in diesem wird der Inhalt des Projekts definiert und in Teilaufgaben, Meilensteine und Arbeitspakete unterteilt. Auf diese Weise können der Arbeitsaufwand und die benötigten Ressourcen besser eingeschätzt werden.
2. Meilensteintrendanalyse (MTA): um die terminliche Einhaltung von Meilensteinen zu überprüfen, wird die Meilensteintrendanalyse herangezogen. So kannst du rechtzeitig erkennen, ob es zu Verzögerungen im Projektverlauf kommen wird.
3. Kosten-Trendanalyse (KTA): um die Finanzen des Projektes im Überblick zu behalten, ist die Kosten-Trendanalyse hilfreich. Diese vergleicht die geplanten Kosten mit den tatsächlich aufgekommenen. Außerdem werden die Kosten, die bis zum Projektende noch anfallen, geschätzt.
4. Earned Value Analyse (EVA) oder Fertigstellungswertanalyse: wird verwendet, um den Projektfortschritt zu messen. Dabei werden die geplanten Aufwände und Kosten mit den tatsächlichen über einen gewissen Zeitraum hinweg verglichen. Durch Darstellung in einem Diagramm können Abweichungen gut erkannt werden. Dabei sind Kennzahlen wie der Fertigstellungsgrad und -wert von Bedeutung.
5. Soll-Ist-Vergleich: im Rahmen des Soll-Ist-Vergleichs überprüfst du in regelmäßigen Abständen aktuelle Daten zu Kosten, Leistungen und Terminen und vergleichst sie mit den Soll-Werten. Bei Differenzen kannst du so rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen.
6. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA Methode): dient der Risikoanlayse. Potentielle Risiken können so identifiziert und frühzeitig erkannt werden.

Was erfolgreiches Projektcontrolling ausmacht

Folgende Faktoren solltest du unbedingt beachten, um erfolgreich deine Projekte zu steuern:

1. Setze deine Ziele sinnvoll: ohne realistische und gut durchdachte Ziele, wird es schwierig, das Projekt erfolgreich zu steuern und durchzuführen. Benutze daher zum Beispiel die SMART Methode, um deine Ziele zu definieren (demnach sollten Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein).
2. Investiere genügend Zeit in die Planung: erfolgreiches Projektcontrolling basiert auf einer ausgereiften Planung, die auch mögliche Risiken in Betracht zieht. Versuche allerdings, flexibel zu bleiben und deinen Plan abzuändern, falls die Umstände dies nötig machen, auch wenn du bereits viel Zeit in die Planung gesteckt hast.
3. Dokumentiere den Projektfortschritt und erstelle regelmäßige Statusberichte: ohne die Erhebung von Daten ist es unmöglich, festzustellen, ob das Projekt nach Plan läuft oder sich Verzögerungen anbahnen.
4. Sorge für eine effiziente Kommunikation im Projektteam: ein offenes Gesprächsklima ist wesentlich, um Risiken rechtzeitig erkennen zu können und dementsprechend zu reagieren. Wenn Fehler beispielsweise verschwiegen werden, weil der- bzw. diejenige Angst vor negativen Konsequenzen hat, ist die erfolgreiche Durchführung des Projektes gefährdet (außerdem schadet es natürlich der Zusammenarbeit).
5. Betrachte das Projektcontrolling als kontinuierlichen Prozess: damit das Projektkontrolling auch wirklich funktioniert und seinen Zweck erfüllt, sollte es über den gesamten Projektverlauf hinweg ein wichtiger Bestandteil jeder Projektphase sein, um auftretende Probleme rechtzeitig erkennen zu können.

Wichtige Kennzahlen

Die Kennzahlen, die für das Projektcontrolling herangezogen werden, hängen stark vom jeweiligen Projekt ab und werden stets vor Beginn des Projektes definiert.

Hier sind ein paar Beispiele für häufig benutzte Kennzahlen bzw. Parameter:

• Projektfortschritt/Fertigstellungsgrad im Vergleich zur verbleibenden Projektlaufzeit
• Termine und Deadlines
• Projektkosten/Finanzmittel/Ressourceneinsatz
• Projektumsatz
• Projektrisiken
• Projektziele
• Qualität der Leistung
• Projektergebnisse
• Verbleibende Projektlaufzeit