Wer privat Waren verkauft oder eine “freundschaftliche” Dienstleistung erbringt, kann (muss aber nicht) privat Rechnungen schreiben. Denn gerade bei höheren Beträgen wird häufig nach einer solchen verlangt. Doch worauf musst du achten, wenn du privat Rechnungen ausstellst? Und was muss oben stehen? Wir sagen es dir!
Für deine privaten Rechnungen hast du hier die Möglichkeit, dir eine kostenlose, gesetzeskonforme Musterrechnung downzuloaden:
Privatrechnung – was ist das und wann ist sie Pflicht?
Wenn eine natürliche Person (Privatperson) eine Rechnung stellt, handelt es sich dabei um eine Privatrechnung. Als Privatperson ist es nicht deine Pflicht, eine Rechnung auszustellen, oftmals wird allerdings eine vom Geschäftspartner verlangt.
Dabei musst du, solange du den Veranlagungsfreibetrag von 730€/Jahr nicht überschreitest, keine Steuern abführen. In diesem Fall kannst du freiwillig eine Arbeitnehmerveranlagung durchführen, es handelt sich allerdings um kein Muss. Falls du als Steuerpflichtiger mit lohnsteuerpflichtigen Einkünften den Freibetrag von 730€ überschreitest und dein gesamtes Einkommen mehr als 12.000€ im Jahr beträgt, ist eine Einkommenssteuererklärung Pflicht. Gib dabei dein gesamtes Einkommen aus Nebenverdiensten an, ohne den Freibetrag von 730€ abzuziehen, da dieser automatisch berücksichtigt wird.
Unser Tipp: Behalte die Höhe deiner Privatrechnungen stets im Auge.
Privat Rechnung schreiben – Was muss die Rechnung enthalten?
Für alle, die das Thema ‘Privat Rechnungen schreiben’ mit einem Augenzwinkern angehen möchten, haben wir etwas Besonderes vorbereitet: Ein unterhaltsames Video, das euch die wichtigsten Aspekte auf humorvolle Weise näherbringt.
Folgende Punkte sind Pflichtangaben auf deiner privaten Rechnung:
- Dein Name und deine Anschrift als Dienstleister oder Verkäufer
- Name und Anschrift des Kunden bzw. der Firma des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Leistungszeitraum bzw. Zeitraum des Verkaufs
- Leistungsumfang bzw. Menge und Beschreibung der Ware
- Wichtig: Hinweis auf Privatverkauf/Privatdienstleistung
Welche Zahlungsmethoden und -bedingungen solltest du auf einer Rechnung angeben?
Wenn du eine Rechnung erstellst, ist es super wichtig, dass du klar kommunizierst, welche Zahlungsmethoden du akzeptierst und welche Zahlungsbedingungen gelten. Das ist zwar nicht Pflicht, aber so kommst du schneller zu deinem Geld. Vergewissere dich, dass deine Rechnung deine Bankverbindung oder andere bevorzugte Zahlungswege enthält. Außerdem musst du unbedingt deutlich machen, bis wann die Zahlung fällig ist. Das verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass derjenige, der zahlt, genau weiß, wie und wann er die Rechnung begleichen soll.
Welche Details solltest du bei der Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung angeben?
Wenn du Waren oder Dienstleistungen auf einer Rechnung beschreibst, ist es wichtig, dass du jeden berechneten Artikel genau erklärst. Deine Beschreibung sollte kurz und knackig sein, aber auch so detailliert, dass deine Kunden genau verstehen, wofür sie zahlen. Es ist entscheidend, dass diese Beschreibung genug Kontext bietet, um Missverständnisse oder Unklarheiten über die berechneten Posten zu vermeiden. So weiß jeder genau, was Sache ist!
Was sind die Überlegungen beim Verfassen einer Rechnung, wenn man kein Unternehmen hat?
Beim Ausstellen von Rechnungen ohne ein registriertes Unternehmen gibt es einige wichtige Überlegungen, insbesondere im Hinblick auf die steuerlichen Regelungen. Hier ein paar Punkte, die du beachten solltest:
- Einkommensgrenze: In vielen Ländern gibt es eine Obergrenze für das Einkommen, das du erzielen darfst, bevor du dieses offiziell versteuern musst.
- Buchführung: Es ist essentiell, dein Einkommen aus diesen privaten Rechnungen akribisch zu verfolgen. Eine gute Buchführung hilft dir nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern auch sicherzustellen, dass du alle steuerlichen Pflichten erfüllst.
- Steuerberatung: Da die steuerlichen Regelungen oft komplex sind und sich ändern können, ist es ratsam, sich fachkundig beraten zu lassen. Ein Steuerberater kann dir helfen, deine steuerlichen Pflichten richtig zu verstehen und einzuhalten.
- Rechnungsgestaltung: Auch ohne ein Unternehmen solltest du darauf achten, dass deine Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten, wie deine Kontaktdaten, eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Produkte, das Ausstellungs- und Zahlungsfälligkeitsdatum sowie den zu zahlenden Gesamtbetrag.
Keine Umsatzsteuer bei Privatrechnungen
Wichtig: Wenn du privat Rechnungen schreibst, darfst du KEINE Umsatzsteuer, auch bekannt als Mehrwertsteuer, ausweisen.
Egal, ob die Firma deines Kunden ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist – du Privatleister bist es nicht! Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreibst, welche Umsatzsteuer enthält, schuldest du diese anschließend dem Finanzamt.
Tipp: Ergänze deine Rechnung mit einem kurzen Text mit Hinweis auf einen Privatverkauf und der Befreiung von der Umsatzsteuer (Ust.).
“Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Arbeiten. Unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG erfolgt die Verrechnung somit umsatzsteuerbefreit.“
Andere mögliche Formulierungen auf Basis der Kleinunternehmerregelung sind.
- „Der Rechnungsbetrag enthält gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 keine Umsatzsteuer.”
- „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“
- „Aus Gründen der Kleinunternehmerregelung erfolgt die Verrechnung der o.a. Leistung umsatzsteuerfrei.“
Ab wann bin ich keine Privatperson mehr?
Wann bist du keine Privatperson mehr sondern bereits (nebenberuflich) selbständig? Hier können keine allgemeinen Aussagen getroffen werden, da es von deiner Branche abhängt, ab wann du als selbständig zu bezeichnen bist. Für viele Berufe ist allerdings die österreichische Gewerbeordnung anzuwenden. Diese bestimmt, dass du ein Gewerbe anmelden musst, sobald du die Tätigkeit selbständig, regelmäßig und in Ertragserzielungsabsicht ausübst.
Selbständig bedeutet dabei, dass du der Tätigkeit auf eigene Gefahr und Rechnung nachgehst und somit das Unternehmerrisiko selbst trägst. Regelmäßig führst du die Tätigkeit aus, wenn du sie in bestimmten Zeitabständen wiederholst. Ertragserzielungsabsicht wird gleich gesetzt mit der Absicht, einen Ertrag zu erzielen, der die mit der Tätigkeit verbundenen Kosten übersteigt. Eine genauere Definition der Bestimmungen findest du auf der Seite der WKO.
Viele Berufen bilden Ausnahmen von der Gewerbeordnung, wie z. B. die freien Berufe (Arzt, Rechtsanwälte, Notare, etc.). Für diese gelten andere Gesetze. Für manche Tätigkeiten gibt es allerdings auch gar keine Regelungen (z. B. Künstler, Journalisten, Schriftsteller).
Wenn du (nebenberuflich) selbständig bist, ändern sich natürlich die Angaben auf deinen Rechnungen.
Wie kann der Freibetrag für Gewinne und die Spekulationsfrist bei privaten Verkäufen von Gegenständen beeinflusst werden?
Die Freigrenze für den Gewinn und die Spekulationsfrist bei privaten Verkäufen regeln die steuerliche Behandlung von Einkünften aus solchen Geschäften, insbesondere für Gegenstände wie Fahrzeuge, Kunstwerke oder Antiquitäten. In Deutschland liegt die Freigrenze für den Gewinn aktuell bei 600 Euro pro Jahr. Um diese zu beeinflussen, kann man die Verkäufe über mehrere Jahre verteilen und den Marktwert realistisch einschätzen. Die Spekulationsfrist beträgt für manche Kapitalgüter wie Immobilien zehn Jahre, für andere Gegenstände gibt es keine festgelegte Frist. Wichtig ist der Nachweis des Besitzes und die Beachtung spezieller Regelungen für bestimmte Assets. Ein gründliches Verständnis der Steuervorschriften und eine sorgfältige Planung der Verkäufe helfen, unerwartete Steuerlasten zu vermeiden und die finanziellen Auswirkungen zu optimieren.
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