Das Personal ist einer der wichtigsten, wenn nicht die wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens. Ob Unternehmensziele erreicht werden oder nicht, hängt zu einem großen Teil von den Mitarbeiter*innen ab, von deren Qualifikationen, Motivation und Zufriedenheit. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist das Personalmanagement ein wichtiger Bereich, der bei der Planung und Umsetzung der Unternehmensstrategie nicht außer Acht gelassen werden darf. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Definition, den Zielen und Aufgaben.
Definition Personalmanagement
Unter dem Begriff Personalmanagement werden alle Strategien, Maßnahmen und Handlungsfelder zusammengefasst, die in den Personalbereich fallen und zur Unternehmensentwicklung beitragen. Dazu gehören zum Beispiel die Unterbereiche Personalentwicklung, -planung, -controlling, und -führung. Wichtig ist dabei zu erwähnen, dass das Personalmanagement niemals nur Aufgabe der HR Abteilung ist, sondern es vielmehr um eine Zusammenarbeit aller Führungskräfte und Abteilungsleiter geht, die einen wesentlichen Beitrag zu einem angenehmen Betriebsklima leisten.
Ziele des Personalmanagements
Die Ziele des Personalmanagements sind wirtschaftlicher und sozialer Natur, wobei diese in direktem Zusammenhang stehen. Zu den wirtschaftlichen Zielen gehört die Niedrighaltung der Personalkosten, zum Beispiel durch eine geringe Fluktuation und wenig Krankenstand, um das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Fluktuation bezieht sich auf den Wechsel der Mitarbeiter, das Ziel ist, dass qualifizierte Mitarbeiter möglichst lange im Unternehmen bleiben, da das Recruiting neuer Fachkräfte Zeit und Geld kostet.
Zu den sozialen Zielen gehört die Mitarbeiterzufriedenheit, die direkten Einfluss auf die wirtschaftlichen Ziele ausübt. Denn ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen hoch, so ist es meist auch die Mitarbeiterbindung und dementsprechend die Fluktuation gering. Eine hohe Zufriedenheit wirkt sich auch positiv auf die Motivation und Produktivität aus. Ein weiteres Ziel des Personalmanagements ist es, die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Hilfreich ist dabei eine starke Unternehmenskultur, die Werte beinhaltet, mit denen sich die Mitarbeiter*innen identifizieren können.
Aufgaben des Personalmanagements
Zu den Aufgaben bzw. Unterbereichen des Personalmanagements gehören folgende Punkte:
a) Personalplanung
Wie viel Personal wird kurz-, mittel- und langfristig benötigt? Welche Qualifikationen soll dieses mitbringen? Für einen reibungslosen Unternehmensablauft ist es essentiell, die richtigen und vor allem auch genügend Fachkräfte an Bord zu haben.
b) Personalbeschaffung/Recruiting
Wenn eine Arbeitsstelle frei wird, muss nach neuem Personal gesucht werden, entweder intern oder extern. Zur Personalbeschaffung gehören die Erstellung eines Anforderungsprofils, das Schalten von Anzeigen, das Managen der Bewerbungen und schließlich die Wahl eines passenden Mitarbeiters. Um geeignete Fachkräfte anzulocken, die sich auch mit der Unternehmenskultur identifizieren können, ist gutes Employer Branding hilfreich.
c) Personalverwaltung, -kommunikation
Hierunter fallen sämtliche administrative Aufgaben, vom Onboarding bis zum Austritt eines oder einer Mitarbeiter*in: das Aufsetzen von Arbeitsverträgen, die Kommunikation mit Ämtern oder der Krankenkasse, Lohnabrechnungen, Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften zur Arbeitsplatzsicherheit, etc.
Zur Personalkommunikation gehört sämtliche interne und externe Kommunikation mit den (potentiellen) Mitarbeiter*innen. Eine gut funktionierende Kommunikation, z. B. durch ein Intranet, ein schwarzes Brett oder regelmäßige Betriebsversammlungen, trägt positiv zur Mitarbeiterbindung bei.
d) Personalentwicklung
Dazu werden sämtliche Maßnahmen gezählt, die zur Aus- und Weiterbildung der Belegschaft dienen, von Coachings, Mentorings über Kurse und ganze Studiengänge. Die Förderung des Personals entsprechend ihrer Interessen und Potentiale hat eine positive Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Unternehmensentwicklung.
e) Entlohnungsmanagement
Das Entlohnungsmanagement befasst sich, wie der Name schon verrät, mit den Löhnen der Mitarbeiter. Gute Einstiegsgehälter und Boni bei Zielerreichung erhöhen die Mitarbeitermotivation und locken Fachkräfte an.
f) Personalcontrolling
Beim Personalcontrolling werden verschiedene Kennzahlen zur Analyse, Steuerung und Kontrolle sämtlicher personalwirtschaftlicher Prozesse herangezogen. Im Nachfolgenden zwei Beispiele für solche Kennzahlen:
Fluktuationsrate: Ist die Anzahl der Kündigungen hoch, solltest du nachforschen, was der Grund dafür sein könnte. Ist das Betriebsklima unangenehm? Sind Mitarbeiter*innen unter- oder überfordert? Ist der Führungsstil nicht zielführend? Ist die interne Kommunikation unzureichend? Suche regelmäßige Mitarbeitergespräche, um dich nach der Zufriedenheit deiner Belegschaft zu erkunden und eventuellen Kündigen entgegenzuwirken.
Krankenstände: Viele und ständige Krankenstände wirken sich nicht nur finanziell negativ auf das Unternehmen aus. Arbeitnehmer*innen sind zwar nicht verpflichtet, dir den Grund ihrer Erkrankung mitzuteilen (außer in speziellen Fällen, wie bei ansteckenden Krankheiten),
trotzdem kannst du zum Beispiel die Arbeitsbedingungen näher unter die Lupe nehmen. Sind ergonomische Büromöbel vorhanden? Gibt es ein betriebliches Sportprogramm? Wie ist die Atmosphäre im Büro? Fühlen sich alle Mitarbeiter*innen auch wirklich als Teil des Teams? Natürlich kann es für Krankenstände auch Gründe außerhalb des Arbeitsortes geben, die außerhalb deines Einflussbereichs liegen. Was dir sicher zugute kommt, ist eine genaue Beobachtungsgabe und ein vertrauensvolles Verhältnis zu deinen Mitarbeiter*innen (natürlich nur bei kleinen Unternehmen möglich, mit jedem bzw. jeder ein Verhältnis zu haben). Der Idealfall ist, dass sie bei Problemen automatisch zu dir kommen, um das Gespräch zu suchen.
Modernes Personalmanagement
Das Personalmanagement zielt darauf ab, das Unternehmen nachhaltig weiterzuentwickeln und wettbewerbsfähig zu halten. Dafür ist es notwendig, offen für Veränderung zu bleiben und ganzheitlich zu denken. Die Unternehmensstrategie sollte beim Personalmanagement immer mitbedacht werden und Führungskräfte mit eingebunden. Um Workflows effizienter zu gestalten und Prozesse zu automatisieren, ist der Einsatz von Personalmanagement Software empfehlenswert, die dir wertvolle Kennzahlen liefert. Mit Hilfe dieser Kennzahlen kannst du Verbesserungspotentiale identifizieren und entsprechend handeln.
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