Dein Büro wird papierlos, indem Workflows und Arbeitsabläufe weitestgehend digitalisiert und dadurch meistens gleichzeitig auch automatisiert werden. Warum du unbedingt in Erwägung ziehen solltest, auf ein papierloses Büro umzusteigen und wie du dieses in 5 Schritten umsetzen kannst, erfährst du hier.
Papierloses Büro – was ist das überhaupt?
Wie der Name schon andeutet, handelt es sich dabei um ein Büro, das vollkommen ohne Papier funktioniert. Alle Dokumente werden ausschließlich in elektronischer Form abgespeichert und elektronisch an andere übermittelt. Für die komplette Umwandlung in ein papierloses Büro müssen alle Dokumente, die in Papierform aufbewahrt wurden, digital archiviert werden. Auch die Umstellung auf rechtsgültige, elektronische Signaturen ist Teil des Prozesses.
6 Vorteile, die ein papierloses Büro mit sich bringt
Ein Büro ohne Papier ermöglicht dir, viele wertvolle Ressourcen einzusparen, Arbeitsprozesse zu erleichtern und gleichzeitig flexibler zu gestalten.
1. Mehr Zeit
Durch die digitale Ablage und zentrale Speicherung deines gesamten Papierkrams werden du und deine Mitarbeiter viel leichter und schneller die Dokumente finden, die ihr benötigt. Der digitale Versand beschleunigt die Weitergabe von Dokumenten um ein Vielfaches. Die mit der Digitalisierung oft einhergehenden Automatisierungen haben außerdem das Potenzial, Arbeitsprozesse ungemein zu verkürzen und zu vereinfachen. Die gewonnene Zeit kannst du für andere Dinge verwenden und so deine Produktivität steigern.
Beispiel Buchhaltung: Mit einer Buchhaltungssoftware wie everbill benötigst du für die Erstellung von Rechnungen oder Angeboten nur wenige Minuten, da du lediglich Artikel und Kunden aus deiner Datenbank auswählen musst, den Rest erledigt everbill für dich. Wenn du bestimmte Rechnungen oder Belege benötigst, kannst diese ganz easy durch die Suchfunktion aufrufen, ohne stundenlang Schuhkartons oder Akten durchwühlen zu müssen. Um everbill kostenlos zu testen, klicke hier!
2. Mehr Geld
Durch ein papierloses Büro sparst du Geld an vielen Ecken und Enden: Material (Papier, Toner, Druckerpatronen, Akten …), Drucker, Lagerraum, Versandkosten und eventuell sogar Personal. Natürlich kostet die Soft- und Hardware, die du stattdessen benötigst, auch Geld, aber die Erleichterungen, die diese mit sich bringen, sind es definitiv wert.
3. Mehr Flexibilität
Insbesondere, wenn du Dokumente in einer Cloud speicherst, haben du und deine Mitarbeiter von überall darauf Zugriff. Dabei kannst du genau bestimmen, wer welche Dateien einsehen kann, indem du die Benutzerrechte festlegst. Gerade in Zeiten wie diesen, in denen Remote Work ein immer wichtiger werdendes Thema darstellt, habt ihr dadurch enorme Vorteile. So kannst du zum Beispiel mit everbill deine Buchhaltung auch in der netten Cafeteria um die Ecke abwickeln und bist nicht an einen Ort gebunden.
4. Mehr Nachhaltigkeit
Natürlich bringt der vollkommene Verzicht auf Papier auch der Umwelt enorme Vorteile. Denn für die Produktion von Papier sind große Mengen an Holz, Wasser und Energie erforderlich, die so eingespart werden können. Außerdem verringerst du deinen CO2 Fußabdruck, indem du Dokumente digital versendest, statt mit der Post.
5. Bessere Datensicherheit
Auch wenn viele Menschen wahrscheinlich der Überzeugung sind, dass durch mögliche Hackerangriffe digitale Dokumente gefährdeter sind als ausgedruckte, ist doch das Gegenteil der Fall. Denn Papier kann sehr leicht verloren gehen, Abnutzungserscheinungen aufweisen oder beschädigt werden (zum Beispiel durch Naturkatastrophen oder Unfälle), besonders wenn es über einen längeren Zeitraum hinweg aufbewahrt werden muss.
Voraussetzung für eine große digitale Datensicherheit ist dabei, dass du dich mit dem Thema IT Security auseinandersetzt oder jemanden beauftragst, der sich darum kümmert. Auch brauchst du eine ausgefeilte Backup Strategie, damit deine Daten nicht verloren gehen.
6. Mehr Platz
Natürlich fällt durch den Verzicht auf Papier das über zahlreiche Ordner, Kartons und Laden verstreute Papierchaos weg und du hast mehr Platz und Stauraum zur Verfügung. Bei großen Firmen kann es sich dabei locker um ganze Räume handeln, die mit Aktenschränken vollgestopft sind.
Die Umsetzung in 5 Schritten
Wenn du dich dafür entscheidest, auf ein papierloses Büro umzusteigen, solltest du die Umsetzung gut planen, damit das Ergebnis auch wirklich die gewünschten Effekte erzielt. Wir empfehlen dir folgende 5 Schritte durchzuführen:
1. Analyse
Anfangs ist es sinnvoll, eine ausführliche Analyse des Status Quo durchzuführen. Stell dir dafür unter anderem folgende Fragen:
Welche Unternehmensbereiche bieten sich für eine Umstellung an? Wo wird besonders viel Papier verwendet? Welche Arbeitsabläufe weisen Verbesserungspotenzial in puncto Effizienz auf?
Besonders wenn du eine größere Firma leitest, ist es empfehlenswert, zuerst nur eine Abteilung auf papierlos umzustellen, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Die gewonnenen Erkenntnisse kannst du anschließend bei der Umstellung anderer Abteilungen anwenden.
2. Teambesprechung und Zielsetzung
Nach einer ersten Analyse wird es an der Zeit, dein Team zu involvieren. Denn bei so einer umfassenden Umstellung ist es wesentlich, dass auch deine Kollegen mit an Bord sind und von der Sinnhaftigkeit des Projekts überzeugt sind. Zeig ihnen dafür die vielen Vorteile auf, die ein papierloses Büro mit sich bringt. Reagiere verständnisvoll auf Einwände und versichere ihnen, dass du sie bei jedem Schritt unterstützen wirst, bis jegliche Unsicherheiten beseitigt sind und alle neu eingeführten Abläufe einwandfrei funktionieren.
Wenn du das Projekt nicht selbst in die Hand nimmst, ernenne eine/n Verantwortlichen, der mit ihrem/seinem Team für die Planung und/oder Umsetzung der Änderungen verantwortlich ist. Setzt euch gemeinsam ein genau definiertes Ziel, nach dem sich jeder richten kann. Zum Beispiel: In 90 Tagen haben wir 80% der internen Prozesse digitalisiert. Oder: Bis zum 28. Februar haben wir die gesamte Marketing Abteilung von Papier befreit.
3. Tools und Abläufe definieren
Überlegt, mit welchen Tools ihr künftig arbeiten möchtet. Welche Soft- und Hardware wollt ihr benutzen? Je nachdem, welche(n) Bereich(e) ihr digitalisiert, braucht ihr Tools für euer Dokumentenmanagement, Team Messengers, Buchhaltungslösungen, Projektmanagement Apps, etc.
Tools gibt es dabei wie Sand am Meer, deswegen kann es hilfreich sein, wenn ihr einen Experten zu Rate zieht. Bei der Wahl eurer Tools sollten dabei stets Benutzerfreundlichkeit und Effizienz im Vordergrund stehen. Das bedeutet, sie sollten auch für Personen, die im digitalen Bereich nicht sehr erfahren sind, relativ einfach zu bedienen sein und sie sollten euch bei eurer Arbeit unterstützen, also sie vereinfachen und beschleunigen.
An diesem Punkt ist es vielleicht bereits sinnvoll, eure momentane Ordnerstruktur zu überarbeiten und neu zu gestalten, inklusive sinnvoller und einheitlicher Benennungen. Auch könnt ihr euch bereits Gedanken darüber machen, wie eure papierfreien Arbeitsabläufe zukünftig aussehen werden, so dass sie eben nicht nur papierfrei sind, sondern auch effizienter als vorher und somit eine Produktivitätssteigerung ermöglicht wird.
4. Implementierung und Einschulung
Nun geht es an die Umsetzung. Dazu gehört vor allem, sämtliche Dokumente einzuscannen, digital zu archivieren und in eine sinnvolle Ordnerstruktur mit eindeutigen Benennungen einzufügen. Anschließend könnt ihr im Detail festlegen, wie ihr die verschiedenen Abläufe zukünftig papierlos abwickelt. Wichtig ist dabei auch, alles zu dokumentieren. Sowohl Ordnerstrukturen als auch Vorgangsweisen, wie verschiedene Prozesse ab nun gehandhabt werden sollen.
Nachdem die Umsetzung abgeschlossen wurde, solltest du dein Team ausführlich einschulen. Zeig ihnen, wie die verschiedenen Programme am besten benutzt werden, wer für was zuständig ist, wo welche Dokumente zu finden sind und nenne ihnen einen Ansprechpartner bei aufkommenden Problemen. Betone die Vorteile der neuen Vorgänge und demonstriere, wie die einzelnen Tools eine Effizienzsteigerung ermöglichen.
Auch ganz wichtig: Wenn ihr eurer Ziel erreicht habt, belohnt euch, zum Beispiel mit einem netten Teamevent.
5. Fortlaufende Evaluierung
Nachdem die Umstellung auf ein papierloses Büro erfolgt ist, ist der Prozess noch nicht vollkommen abgeschlossen. Jetzt geht es darum, regelmäßig zu evaluieren, inwiefern die neu implementieren Maßnahmen ihren Zweck erfüllen oder eben nicht. Auch hier empfiehlt sich eine genaue Dokumentation, die zum Beispiel festhält, wieviel Zeit und Geld eingespart werden konnte. Lass dir von deinen Mitarbeitern außerdem regelmäßig Feedback zur Anwenderfreundlichkeit der neuen Tools geben. Abhängig von den Resultaten ist es vielleicht notwendig, an mancher Stelle Änderungen durchzuführen, wie zum Beispiel andere Tools auszuprobieren.
Tipps zur Umsetzung eines papierlosen Büros
- Wenn du dich für ein papierloses Büro entscheidest, versuche, eine gänzliche Abschaffung von Papier zu erzielen, statt einer partiellen. Denn wenn du an mancher Stelle weiterhin Papier benutzt, wirst du immer wieder in Versuchung kommen, doch Papier zu verwenden. Außerdem wird dadurch ein ständiges hin und her Synchronisieren und Kopieren notwendig, was unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt.
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