Papierloses Büro: Von der Fiktion zur Wirklichkeit

Die Diskussion über das papierlose Büro ist so alt wie die Watergate Affäre, der erste Tatort oder der Ohrwurm “Hotel California”. Richtig – die Vision des zettelfreien Büros hat in den 70er Jahren ihren Ursprung. Doch wie sieht es jetzt 35 Jahre später aus?

Erfahren Sie hier:

• Weshalb wir Papier einfach nicht widerstehen können.
• Wie der Staat den Drucker schont.
• Wie Sie in 5 Schritten das “nahezu” papierlose Büro erreichen.

Von der Amtsstube bis zum Coworking Space: Drucken ist ein Ritual

Ein österreichisches Unternehmen druckt täglich durchschnittlich 50 Seiten Papier aus: Die neue Produktpräsentation, Rechnungen oder Pressemitteilung werden auf Papier gebracht – wohlwissend, dass wir das Dokument auch auf dem Bildschirm oder Tablet ansehen könnten. Auch die Tatsache, dass die Papierindustrie zu den größten Holzverbrauchern der Welt zählt und grüne Lungen trockenlegt, lässt uns trotzdem unbekümmert auf “Print” klicken. Das Stück Papier in der Hand zu halten und darauf los zu kritzeln gibt uns einen Kick. Weshalb ist das so?

Papierloses Büro: Emotionen besiegen die Vernunft

Wenn ich die Wahl habe, zwischen einer Brainstorming-App oder einem Stift mit Blatt Papier: Ich wähle ohne zu zögern zweiteres, und das wird so erklärt: Laut einer Studie hängen wir emotional an einem Schriftstück, wir möchten es anfassen und spüren, denn die Haptik stimuliert unsere Sinne und wir sind deutlich kreativer.

Nach dem Motto “Mehr Inhalt, weniger Form” lernen Finnlands Schulkinder sogar ab Herbst 2016 nur noch auf der Tastatur zu tippen. Die Schreibschrift wird abgeschafft, nur eine einfache Form der Druckschrift wird gelehrt. Erkenntnisse aus der Hirnforschung zeigen allerdings auch hier: Die Handschrift punktet, wenn es um die Qualität der gemerkten Inhalte geht und die Zukunftsmusik aus dem Norden verstummt beim Verlassen der finnischen Grenze.

Aber auch in Österreich wird fleißig digitalisiert:

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen der Zettelwirtschaft

Die Akzeptanz von e-Rechnungen, die mit 1. Jänner 2014 in Kraft getreten ist, ist ein großer Meilenstein, dem papierlosen Büro ein Stückchen näher zu kommen. Dasselbe gilt für Legitimation digitaler Signaturen: Verträge werden digital unterzeichnet und gespeichert. Der österreichische Bund akzeptiert auch nur noch ausnahmslos elektronische Rechnungen. Dazu ist die 7-jährige Aufbewahrungspflicht auch in elektronisch gespeicherter Form gültig.

Nach und nach tut sich also einiges, um die behördliche und geschäftliche Korrespondenz zu digitalisieren. Vorreiterrolle hat hier der kleine baltische Staat Estland eingenommen, der seine Verwaltung gänzlich digitalisiert hat. Behördengänge werden erspart und es wird sogar online gewählt.

Zurück ins Büro, zurück zum Papierkram: Wie können wir in kleinen Schritten den Papierverbrauch minimieren?

5 Schritte zum papierarmen Büro

• Holen Sie sich die Rechnungen in digitaler Form in Ihr e-Postfach. Vom Bürobedarf, Handyrechnung bis hin zur Stromrechnung – viele Anbieter sind vorne dabei, wenn es um elektronische Rechnungen geht, diese müssen nur von der Umstellung in Kenntnis gesetzt werden.
• Wenn schon drucken, dann auf recyceltem Papier und doppelseitig! Behalten Sie verwendetes Papier auf und hauchen ihm Leben ein, indem Sie es für Notizen oder Brainstorming wiederverwenden.
• Verwalten Sie Ihr Business online. Vom Angebot, Lieferschein, Mahnung oder Rechnung. Aus einer Hand erreichen Sie die höchste Stufe der Büroorganisation. Am Ende des Jahres genügt ein Klick und all Ihre Aufzeichnungen werden zu einem BMD-Bundle generiert, welches Ihr Steuerberater für Ihren Jahresabschluss benötigt.
• Tolle Apps wie Trello oder Evernote ersetzen die herkömmlichen Notizzettel.
• Die Agenda bei einem Meeting muss nicht auf Papier gebracht, ausgedruckt und den Teilnehmenden ausgeteilt werden: Die App Meeting Minutes beispielsweise organisiert Ihr Jour Fixe effizient.

Wie radikal auf Papier verzichtet wird, zeigt das niederländische Unternehmen Decos, das neben Geschäftsdokumenten und Briefen sogar auf Toilettpapier verzichtet.

Wir müssen allerdings nicht gänzlich auf ein Stück Papier verzichten, um unsere Ideen auf das Blatt zu bringen. Es anzugreifen ist sinnlich und zündet weitaus mehr Kreativität als jedes Tablet. Dem lästige Papierkram auf der anderen Seite bieten moderne ERP-Systeme Paroli – die Zettelwirtschaft ist fortan Geschichte.