Outsourcing von Softwareentwicklung – was du dabei beachten solltest 

Die Digitalisierung von Unternehmensabläufen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, so können Ressourcen eingespart, Prozesse vereinfacht und Wettbewerbsvorteile erlangt werden. Nicht selten ist dafür allerdings maßgeschneiderte Software notwendig, da gängige Lösungen auf dem Markt oft nicht (alle) Anforderungen erfüllen. Neben der Anstellung von eigenen Entwickler*innen, gibt es dabei die Möglichkeit, Softwareentwicklung auszulagern, sogenanntes Outsourcing. Was das genau bedeutet, was es für Vor- und Nachteile mit sich bringt und was du dabei unbedingt beachten solltest, ​​haben wir den Geschäftsführer von Objectbay, einer Agentur für Softwareentwicklung in Wien, gefragt.

Was bedeutet Outsourcing und welche Möglichkeiten gibt es? 

Outsourcing bedeutet, externe Dienstleister mit der Softwareentwicklung zu beauftragen, anstatt das Projekt intern im eigenen Team abzuwickeln bzw. ein eigenes Team dafür einzustellen. Je nach Standort des Dienstleisters unterscheidet man dabei zwischen folgenden Möglichkeiten: 

• Offshore: bezieht sich auf die Auslagerung auf Firmen, die sich weit entfernt in anderen Zeitzonen befinden (z. B. Indien)
• Nearshore: bei Nearshore handelt es sich um Anbieter, die sich in Nachbarländern in der gleichen oder zumindest einer ähnlichen Zeitzone befinden (wie Osteuropa)  
• Onshore: außerdem gibt es natürlich noch die Möglichkeit, onshore auszulagern und die Softwareentwicklung an lokale Agenturen zu übergeben 

Bei eher kleinen Projekte mit überschaubarem Arbeitsvolumen, die mit keinem großen Zeitdruck einhergehen, können auch Freelancer herangezogen werden, die du auf Portalen wie Fiverr kontaktieren kannst.  

Vor – und Nachteile von Outsourcing 

Verglichen mit der Option, ein eigenes Team für die Softwareentwicklung zu rekrutieren, ergeben sich durch Outsourcing folgende Vor- und Nachteile: 

• Weniger Kosten: die Einsparung von Kosten ist einer der Hauptfaktoren, warum sich Unternehmen dazu entscheiden, Softwareentwicklung (vor allem offshore oder nearshore) auszulagern. Qualifizierte Arbeitskräfte einzustellen kommt mit hohen Fixkosten einher, die, wenn der Cashflow einmal zu wünschen übrig lässt, nicht so einfach reduziert werden können. Bei Outsourcing hingegen ist mehr Flexibilität gegeben, Kosten können einfacher reduziert werden, indem die Auftragslage angepasst wird.
• Kein aufwendiger Recruiting Prozess: geeignete Arbeitskräfte zu finden ist nicht nur wegen der momentanen Arbeitsmarktsituation mit vielen Mühen verbunden. Der ganze Recruiting Prozess, vom Erstellen der Inserate, dem Halten von Bewerbungsgesprächen bis hin zum ganzen Papierkram, der mit der Anstellung von Arbeitskräften anfällt, ist mit einem großen Aufwand von Zeit verbunden, die sonst anderen Tätigkeiten gewidmet werden könnte. Wenn du außerdem nicht die notwendige Expertise im IT Bereich besitzt, ist es schwierig, festzustellen, wer von den Bewerbern die erforderlichen Kompetenzen wirklich besitzt.  
• Kein Ausfall: wenn Arbeitskräfte wegen Krankheit oder aus anderen Gründen für längere Zeit ausfallen oder gar den Betrieb verlassen, musst du Ersatz finden, was mit erneutem Aufwand verbunden ist. Außerdem werden Verzögerungen unvermeidbar. 
• Expertise: bei Outsourcing kannst du gezielt nach einem Dienstleister suchen, der die für das Projekt benötigte Expertise und Skills besitzt 
• Fehlende Kontrolle: ein Nachteil von Outsourcing kann sein, dass du keine direkte Kontrolle über das Projektteam und dessen Fortschritt hast, da sich dieses an einem anderen Standort befindet. 
• Kommunikationsschwierigkeiten: wenn das Team, das du für die Softwareentwicklung beauftragt hast, in einer anderen Zeitzone lokalisiert ist und eine andere Sprache spricht, kann es zu erheblichen Kommunikationsschwierigkeiten kommen. Ohne funktionierende Kommunikation ist allerdings die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes so gut wie unmöglich. Je nach Standort der Agentur können außerdem auch Qualitätsstandards und Arbeitsabläufe erheblich von dem abweichen, was du gewohnt bist und erwartest. 
• Keine Vertrautheit mit Unternehmensstandards: ein großer Vorteil von eigenen Mitarbeitern ist, dass sie mit den Abläufen im Unternehmen vertraut sind und die Mitarbeiter, Zielgruppe und Produkte kennen. Idealerweise können sie sich auch mit dem Unternehmen identifizieren und sind daher umso motivierter, ein gutes Ergebnis zu liefern.

Was du bei der Auslagerung von Softwareentwicklung beachten solltest 

Wenn du dich dafür entschieden hast, die Entwicklung von Software auszulagern, solltest du dir, noch bevor du dich auf die Suche nach einem geeigneten IT-Unternehmen machst, Gedanken über Ziele und Deadlines deines Outsourcing Projektes machen. Auch solltest du festlegen, in welchem Umfang du auslagern möchtest. Vielleicht kann ein Teil des Projektes betriebsintern erledigt werden oder du lagerst den gesamten Arbeitsablauf aus. Vielleicht macht es auch Sinn, unterschiedliche Agenturen mit unterschiedlichen Expertisen zu beauftragen. Beachte allerdings, dass, wenn mehrere Parteien beteiligt sind, der Kommunikationsaufwand größer wird und die Koordination schwieriger.

Wenn du diese Punkte geklärt hast, ist die Suche nach einem geeigneten IT-Partner der nächste Schritt. Nimm dir ausreichend Zeit für die Recherche und die Auswahl, da der Erfolg des Projektes zu einem großen Teil von dieser Entscheidung abhängt. Achte dabei auf Referenzen, Erfahrungen, vorhandene Expertise, Kundenbewertungen, Preisgestaltung, Sympathie, Vertrauenswürdigkeit und Standort. Natürlich kannst du Kosten sparen, indem du dich beispielsweise für Entwickler aus Indien entscheidest, aber wie bereits oben erwähnt, können die örtliche Distanz und die kulturellen Unterschiede zu Schwierigkeiten führen, die sich in Verzögerungen oder vermeidbaren Fehlern bemerkbar machen. 

Die Möglichkeit, das IT-Team bzw. den Ansprechpartner in persona treffen zu können, kann sehr wertvoll sein und die Zusammenarbeit maßgeblich erleichtern. In manchen Fällen ist es aber vielleicht auch nicht notwendig. 

Sobald du dich für einen Dienstleister entschieden hast, ist die vertragliche Regelung der Zusammenarbeit ein weiterer wichtiger Punkt. In diesem Vertrag sollte beispielsweise geklärt sein, was bei Nicht-Einhaltung der Deadlines passiert oder wie der Vertrag beendet werden kann. Des Weiteren ist von Anfang bis Ende eine transparente und regelmäßige Kommunikation das A und O einer fruchtbaren Kollaboration. Auf diese Weise wächst das gegenseitige Vertrauen, aufkommende Probleme können rechtzeitig erkannt werden und du behältst den Projektfortschritt stets im Blick. 

Was du auch nicht außer Acht lassen solltest, sind die Testabläufe und Qualitätssicherungen des Unternehmens, dem du die Auslagerung deiner Software anvertraust. Schließlich sollte am Ende alles deinen Wünschen entsprechen, die Software ihren Zweck erfüllen und dazu beitragen, Unternehmensabläufe effizienter zu gestalten.