Ein besseres Zeitmanagement mit der Not-to-do-Liste

Zeitmanagement heißt, die eigene Zeit bewusst zu nutzen. Es heißt auch, sich auf die wichtigsten Dinge zu fokussieren. Zeitmanagement ist aber nicht nur das, was man tut, sondern auch das, was man NICHT (mehr) tut. Erfolgreiche Menschen wissen ganz genau, was Sie wollen – und eben, was Sie nicht (mehr) wollen.

Ein erfolgreiches Zeitmanagement muss deshalb unbedingt definieren, wofür kein Platz mehr ist. Genau dazu hilft Ihnen die Not-To-Do-Liste. Auf ihr steht, was Sie nicht mehr tun wollen.

Lesen Sie hier:

• Die Vorteile der Not-To-Do-Liste.
• Die Dimensionen der Not-To-Do-Liste.
• Drei Schritte zu Ihrer Not-To-Do-Liste.
• Ein paar Beispiele aus der Praxis.

Eine Not-To-Do-Liste hat mehrere Vorteile:

• Sie steigern Ihr Bewusstsein für Ihre Arbeit.
• Sie treffen bewusste Entscheidungen. Diese Entscheidungen werden so oder so getroffen. Wenn Sie sie nicht bewusst treffen, treffen Sie sie unbewusst oder sie werden von anderen Leuten getroffen.
• Sie lassen sich weniger ablenken und bekämpfen damit auch den inneren Schweinehund. Aufgaben können ablenken und werden gerne genutzt, wenn man etwas Anderem ausweichen möchte. Wenn Sie sich aber bewusst gegen ein paar Dinge entscheiden, entfällt diese Ablenkung.

Was Sie nicht mehr tun wollen, können Sie direkt von Ihren Zielen ableiten. Das bedingt natürlich, dass Sie überhaupt Ziele haben. Dann aber können Sie alles weglassen, was Sie von Ihren Zielen wegbringt oder von der Verfolgung Ihrer Ziele abhält.

Die Not-To-Do-Liste sollte nicht unterschätzt werden. Sie hat mehrere Dimensionen:

1. Persönliche Dimension: Was will ich nicht mehr tun, weil es nichts bringt/schadet/mich ausbremst?
2. Job-bezogene Dimension: Einige Leute sind wahre Aufgabenmagnete. Sie kennen bestimmt auch Kollegen, die nach der Beförderung weiterhin im alten Job behaftet blieben oder die generell nicht “Nein” sagen können. Hier hilft die Liste, einen Riegel vorzuschieben.
3. Strategische Dimension: Etwas zu tun, nur weil man es kann, ist nicht strategisch. Besonders Führungskräfte müssen entscheiden, was sie selbst nicht mehr tun wollen und an ihre Mitarbeiter delegieren. Das ist ein bewusster Entscheid, der getroffen werden muss – eben beispielsweise in einer Not-To-Do-Liste.

So kommen Sie in drei Schritten zu Ihrer Not-To-Do-Liste

Sie sehen: Eine Not-To-Do-Liste ist nicht etwa nur ein Zeitvertrieb, sondern kann ein gutes Instrument des Zeitmanagements sein.
Natürlich können wir nicht einfach alles weglassen, auf was wir keine Lust haben. Nun, könnten wir schon, wenn wir bereit sind, die Konsequenzen zu tragen.
Schlauer ist aber ein anderer Weg. Hier sind drei Schritte, wie Sie zu einer praktikablen Not-To-Do-Liste kommen:

• Welches sind Ihre Verpflichtungen? Notieren Sie sich zunächst, was Sie zu tun haben. Denken Sie auch an Selbstverpflichtungen. Viele Verpflichtungen leiten sich aus den Rollen ab, die Sie übernommen haben (z.B. Buchhalter, Vater, Vereinspräsident usw.).
• Was gehört wirklich zum Kern dieser Verpflichtungen? Worin bestehen die Aufgaben wirklich? Und was ist nur “Beigemüse”, das sich mit der Zeit angesammelt hat?
• Was können und wollen Sie weglassen? Welche Aufgaben und Dinge wollen Sie loswerden?

Haben Sie erst mal eine solche Übersicht, geht es natürlich auch ans Umsetzen. Das ist nicht immer einfach und kann durchaus heißen, “Nein” zu sagen, sich durchzusetzen oder auf Unverständnis zu stoßen. Aber es lohnt sich!

Not-To-Do-Liste: Ein paar Beispiele

Auf der Not-To-Do-Liste müssen nicht nur konkrete Aufgaben stehen, sondern das Konzept geht viel weiter:

In erster Linie geht es darum, sich über Rollen und Verpflichtungen im Klaren zu sein.
Ich mache regelmäßig einen Stopp in meinem Alltag und frage mich: “Gibt es etwas, was nicht mehr zu Deinem Leben passt oder was Du loswerden willst?”
So habe ich schon einige Rollen aufgegeben (ich bin z.B. aus Clubs ausgetreten oder habe gewisse Verpflichtungen abgegeben).
Das war durchaus im einen oder anderen Fall mit einer Einkommenseinbuße verbunden, aber das war es mir Wert.

Dann habe ich mich auch hingesetzt und ein paar Verhaltensweisen notiert, die ich nicht mehr tun will. Dinge, die nur Zeit oder Energie kosten, aber keinen Nutzen bringen. Hier ein paar Beispiele:

• Ich lasse mich nicht mehr durch E-Mails unterbrechen.
• Ich nehme Dinge nicht mehr mehrfach in die Hand. Sondern ich beschäftige mich mit allem einmal und entscheide, was damit zu geschehen hat – auch mit E-Mails.
• Ich verzichte nicht mehr auf mein Frühstück oder auf Pausen. Denn das gibt mir neue Power und zahlt sich mehrfach aus.

Im nächsten Schritt geht es darum, bestimmte Aufgaben auszusortieren bzw. abzugeben.
Selbstverständlich können Sie auch gewisse Aufgaben auf Ihre Not-To-Do-Liste aufnehmen. Das geht aber nur, wenn Sie entweder Mitarbeiter haben, an die Sie etwas delegieren können, oder wenn Sie eine Aufgabe outsourcen.

Schlussendlich halte ich zwei Eigenschaften für absolut notwendig, um in der Arbeit nicht zu ertrinken: Entscheiden und Fokussieren

• Entscheiden: Für was entscheide ich mich? Und gegen was entscheide ich mich damit automatisch? Was will ich? Was will ich nicht mehr?
• Fokussieren: Wie kann ich das erreichen, was ich erreichen will/muss? Wie garantiere ich, dass ich auch mittel- bis langfristig auf dem richtigen Kurs bleibe? Wie verhindere ich Ablenkungen von meinen Zielen?

In beiden Fällen ist die Not-To-Do-Liste ein hervorragendes Instrument, um mehr Klarheit zu gewinnen.
Bleibt nur noch eine Frage: Was steht auf Ihrer Not-To-Do-Liste?

Zum Autor:

Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und Speaker aus Basel. Er hilft seinen Kunden, ihr Zeitmanagement zu verbessern – getreu seinem Motto “einfach produktiv”.
Auf www.blatternet.de führt er seit Jahren einen der größten und erfolgreichsten Blogs rund um Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum. Neben hunderten kostenlosen Artikel finden Sie dort auch Online-Produkte und Online-Seminare zu genau diesen Themen.