Das Szenario ist wohl jedem Unternehmer bekannt: Du erbringst eine Leistung, doch der Kunde zahlt nicht. Klar, in der Hektik des Alltags kann man leicht mal eine Rechnung übersehen, doch wenn dies zur Gewohnheit wird, ist es höchst unangenehm – für beide Parteien. Wie gehst du als Unternehmer mit einem Kunden um, der einfach nicht bezahlt? Wie sieht das korrekte Mahnverfahren aus? Und welche rechtlichen Aspekte hast du dabei zu beachten?
Das gängige Mahnverfahren im Überblick:
- Die erste Mahnung (oder Zahlungserinnerung): Nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang
- Die zweite Mahnung: Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang
- Die dritte Mahnung: Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang
Musst du überhaupt Mahnungen versenden?
Nein! Rein rechtlich gibt es keine Verpflichtung, Mahnungen bzw. Zahlungserinnerungen zu verfassen. Du kannst deine Forderungen also prinzipiell sofort gerichtlich einklagen. Ein solcher Ablauf zeugt allerdings nicht gerade von Seriosität, und auch deine Kundenbeziehungen könnten darunter leiden.
Für die Durchführung des Mahnverfahrens gibt es in Österreich keine gesetzlichen Vorschriften. Folgendes Schema hat sich über viele Jahre bewährt und wird von Unternehmen gerne so gehandhabt:
Die erste Mahnung (oder Zahlungserinnerung):
Versendet nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang.
Jede Rechnung, die du sendest, hat eine Zahlungsfrist. Diese muss auf all deinen Rechnungen festgehalten werden (z.B: zu bezahlen bis xx.xx.xxxx).10 bis 14 Tage nach Ablauf dieser Zahlungsfrist, ohne dass ein Zahlungseingang erfolgte, kommt die Zahlungserinnerung oder erste Mahnung ins Spiel. Rein rechtlich macht es keinen Unterschied, ob du eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung versendest. Es ändert nichts am gängigen Mahnverfahren. Manche Unternehmen bevorzugen das Wort “Zahlungserinnerung”, um eine höfliche Erinnerung an eine ausständige Zahlung zu verfassen.
Setze in dieser ersten Mahnung oder Zahlungserinnerung z.B. eine Mahnfrist von 10-14 Tagen, innerhalb welcher der Kunde seine Schulden begleichen soll. Wie lange deine Mahnfristen sein sollen, kannst du grundsätzlich selber entscheiden, da es keine gesetzlichen Regelungen gibt.
Unser Tipp: Achte stets auf das Enddatum deiner Zahlungsfristen. Damit deine Kunden diese möglichst zeitgerecht einhalten können, sollten diese immer an einem Werktag ablaufen.
Die zweite Mahnung:
Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang
Sobald die erste Mahnfrist verstrichen ist und dein Kunde immer noch nicht bezahlt hat, wird es Zeit für die zweite Mahnung. Diese ist exakt so aufgebaut wie die erste Mahnung, jedoch sollte sie eine kürzere Mahnfrist beinhalten. Wir empfehlen dir an dieser Stelle eine Frist von ca. 7-10 Tagen.
Zusatzkosten ab der zweiten Mahnung
Im Laufe der Zeit hat es sich etabliert, ab der zweiten Mahnung die anfälligen Zusatzkosten als Verzugsschaden vom Schuldner anzufordern. Diese Kosten beinhalten zum Beispiel Bearbeitungs-, Briefmarken- und Papierkosten und werden umgangssprachlich Mahnspesen genannt. Grundsätzlich können auch schon ab dem ersten Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist Verzugszinsen verrechnet werden. Die Höhe dieser Zinsen wird dabei entweder vertraglich oder gesetzlich geregelt.
Die dritte Mahnung:
Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang
Die dritte Mahnung ist zeitgleich auch die letzte Mahnung. Du hast deinen Kunden nun oft genug daran erinnert, seine Schulden zu begleichen. Nun wird es Zeit, ihn darauf aufmerksam zu machen, dass es sich um ein ernsthaftes Unterfangen handelt und er weitere rechtliche Konsequenzen zu erwarten hat. So wird üblicherweise mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen gedroht. Dennoch wird ihm noch eine letzte Zahlungsfrist gewährt. Diese sollte allerdings die kürzeste sein (ca. 5 Tage).
Weitere rechtliche Schritte:
Ab jetzt wird es wirklich unangenehm. Wenn dein Kunde immer noch nicht bereit ist, seine Schulden zu begleichen und auf wiederholte Kontaktaufnahmen nicht reagiert hat, bietet sich nun die Möglichkeit an, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Außer einer Antragsgebühr entstehen dabei keine Kosten für dich. Das Gericht erteilt im Zuge dieses Verfahrens dem Schuldner ohne Durchführung einer Verhandlung einen bedingten Zahlungsbefehl. Der Schuldner hat daraufhin die Wahl, entweder innerhalb von 14 Tagen die Forderung zu begleichen und somit das Verfahren abzuschließen oder innerhalb von vier Wochen Einspruch zu erheben. Wenn er Einspruch erhebt, werden beide Parteien zu einer mündlichen Verhandlung herangezogen. Wenn der Schuldner keinen Einspruch während der vierwöchigen Frist erhebt, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und es kann ein Vollstreckungsverfahren eingeleitet werden.
Das Mahnverfahren im Überblick
Zusammengefasst nochmal ein beispielhaftes Mahnverfahren, wie es in Österreich üblich ist:
| Zahlungserinnerung / erste Mahnung | Nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang nach Ablauf der Zahlungsfrist |
| Die zweite Mahnung | Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang nach Ablauf der Zahlungsfrist |
| Die dritte Mahnung | Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang |
| Weitere rechtliche Schritte | Sobald das übliche Mahnverfahren abgeschossen ist |
Weitere Infos zu Mahnfristen findest du hier.
Fazit:
Mahnen ist immer eine unangenehme Sache. Sowohl für den, der die Mahnungen schreibt, als auch für die Partei, die die Mahnungen erhält. Wenn du allerdings unsere Tipps befolgst, bist du zumindest rechtlich auf der sicheren Seite. Wir empfehlen: Suche stets den Kontakt zu deinen Kunden und wenn du mahnst, dann konsequent.
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