Von uns erfährst du alles Wissenswerte über Mahnungen und erhältst durch Angabe deiner E-Mail Adresse eine kostenlose Mahnvorlage.
Ist die festgelegte Zahlungsfrist abgelaufen (üblicherweise 10 bis 14 Tage), ist Fingerspitzengefühl gefragt. Immerhin kann jeder Kunde eine Zahlung vergessen und die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden sollte schließlich aufrechterhalten bleiben. Wie mahne ich? Folgende Möglichkeiten gibt es:
Die Zahlungserinnerung:
Eine erste höfliche Zahlungserinnerung mit einer neu gesetzten Frist gilt als Erinnerungsschreiben, sobald die Zahlungsfrist der Rechnung verstrichen ist.
Vergiss nicht Phrasen wie: „Falls Sie den Betrag schon bezahlt haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an.” einzufügen.
Die 1. Mahnung:
Hast du auf das Erinnerungsschreiben keine Zahlung erhalten, kommt die erste Mahnung ins Spiel.
Was diese beinhalten sollte:
- Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung “1. Mahnung”
- Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages
- Zusammenfassung des Auftrags, der Vertragskonditionen und der erbrachten Leistung
- Das Lieferdatum
- Die Rechnungsnummer
- Eine neue Zahlungsfrist von 5 bis 10 Tagen
- Ein Ausblick über den weiteren Mahnverlauf
Zusatztipp:
Um deinen Schuldnern die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.
Die 2. Mahnung:
Ist die erste Mahnfrist ebenfalls abgelaufen, ohne dass ein Zahlungseingang zu verzeichnen ist, sendest du deinem säumigen Kunden eine zweite Mahnung. Diese ähnelt schematisch der ersten Mahnung. Die schriftlichen Angaben bleiben dieselben. Darüber hinaus solltest du eine weitere Mahnfrist von bis zu zehn Tagen setzen.
Diese sollte wiederum an einem Werktag enden. Schließe die Mahnung erneut mit einer Phrase wie:
“Sollten Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.”
Im Regelfall werden ab der zweiten Mahnung Zusatzkosten, die bei der Eintreibung von Schulden anfallen, als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht. Diese Ausgaben können aber grundsätzlich schon ab dem ersten Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist eingefordert werden. Maßstab für die Mahngebühren sollte normalerweise der Aufwand sein, den die Mahnung verursacht hat (ca. 2.50€).
Die 3. Mahnung:
Ist auch nach der zweiten Mahnung der gewünschte Erfolg ausgeblieben, solltest du zur unbedingten Zahlungsaufforderung, der dritten Mahnung, greifen. In dieser machst du deinem Kunden klar, dass es sich um ein ernsthaftes Unterfangen handelt und er auf wiederholte Zahlungsaufforderungen nicht reagiert hat. Üblicherweise wird in der dritten Mahnung mit dem Gang zum Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen gedroht. So wird deinem Kunden verständlich gemacht, dass es sich hier um einen Rechtsverstoß handelt und er in weiterer Folge (bei nicht Einhalten der Frist und Vereinbarung) mit ernsthaften und kostenintensiven Konsequenzen zu rechnen hat. Die dritte Mahnfrist sollte die Kürzeste sein (5 Tage).
Weitere rechtliche Schritte:
Ein Inkassobüro, Rechtsanwalt oder Gericht kann dir helfen, ausständige Forderungen professionell einzufordern. Das Einbeziehen weiterer Instanzen ist allerdings meist mit hohen Kosten verbunden.
Offene Forderungen sollten so schnell wie möglich übergeben werden, denn nach 108 Tagen werden statistisch gesehen weniger als 10 % der offenen Forderungen beglichen.
Kommentare