In diesem Artikel lesen Sie alles Wissenswerte über Mahnschreiben in Österreich und erhalten kostenlose Word-Vorlagen für Ihre persönlichen Mahnungen.
Mahnschreiben im Überblick
Hat ein Kunde eine Zahlung vergessen, geht es darum, diesen an seine Schuld zu erinnern beziehungsweise ihn an die ausständige Zahlung zu erinnern. Der übliche Vorgang im Mahnprozess sieht dabei wie folgt aus:
- Die Zahlungserinnerung / 1. Mahnung: (Versendet nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang)
- Die zweite Mahnung: (Versendet nach weiteren 10 Tagen ohne Zahlungseingang)
- Die dritte Mahnung: (Nach weiteren 7 Tagen)
- Weitere rechtliche Schritte: z.B Inkassobüro
Das Mahnschreiben: Aufbau und Text
Egal, um welche Mahnstufe es sich handelt, der Aufbau des Mahnschreibens ist eigentlich immer gleich. Folgende Angaben müssen auf allen Mahnschreiben vorhanden sein:
- Name und Anschrift des Mahnungsstellers.
- Name und Anschrift des Schuldners.
- Datum der Mahnung, Rechnungsnummer (bezogen auf die Rechnung) sowie Mahnungsnummer.
- Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung “1. Mahnung”.
- Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages. Und Leistungsbeschreibung
- Hinweis auf Verfall der Mahnung bei Bezahlung.
- Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers.
Die oben abgebildete Mahnung zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Mahnschreiben aufbauen sollten, um möglichst schnell an Ihr Geld zu gelangen. Nehmen Sie hierzu unsere kostenlose Vorlage zur Hand und passen Sie diese Ihrem Firmendesign an.
Der Text richtet sich stets nach der Mahnstufe. In jedem Fall sollten Sie in den einzelnen Mahnschreiben den Verlauf des Geschäftsauftrages und beschreiben sowie die Leistung, die Sie erbracht haben. Nehmen Sie dabei stets Bezug auf die ausständige Rechnung, um Ihre Forderungen nachvollziehbar zu machen.
Kleiner Zusatztipp: Um Ihren Schuldnern die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.
Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, wenn ein Schuldner nicht auf die ersten Mahnungen reagiert?
Wenn ein Schuldner auf die erste Mahnung nicht reagiert, besteht der nächste Schritt in der Regel darin, nach etwa 14 Tagen eine zweite Benachrichtigung zu senden. Diese Mahnung sollte eine kürzere Zahlungsfrist als die erste vorgeben. Sollte der Schuldner auch auf diese zweite Mahnung seine Schulden nicht begleichen, wird üblicherweise eine letzte und dritte Mitteilung verschickt. Diese letzte Korrespondenz sollte einen bestimmteren Ton haben und deutlich machen, dass rechtliche Schritte, wie die Einschaltung eines Inkassobüros oder eines Anwalts, erwogen werden, falls die Zahlung nicht bis zum neu gesetzten Termin eingeht.
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