Was tun, wenn ein Kunde partout nicht auf Ihre Zahlungserinnerungen reagiert? Wann sollten Sie die letzte Mahnung schreiben? Wir klären Sie über den Rhythmus beim Mahnen auf.
Wann sollten Sie die letzte Mahnung schreiben?
Vorab müssen wir eines einmal klarstellen: Es gibt KEINE gesetzliche Verpflichtung zu mahnen. Insofern gibt es auch KEINEN gesetzlich festgelegten Mahnrhythmus. Prinzipiell könnten Sie als Rechnungssteller bzw. Leistungserbringer ab dem ersten Tag der Überschreitung der Zahlungsfrist Ihren säumigen Kunden klagen. Da sich dieser Prozess wohl aber nicht gerade förderlich auf eine Geschäftsbeziehung auswirken würde, hat sich ein Mahnverfahren in drei Schritten eingebürgert.
Sie legen selbst fest, wann gemahnt wird und wann Sie eine letzte Mahnung schreiben
Als Leistungserbringer legen Sie selbst die Zahlungsfrist und –konditionen auf der Rechnung oder dem Zahlschein fest. Auf all Ihren Rechnungen sollte folglich vermerkt sein, wann die Zahlung vonseiten Ihres Kunden zu erfolgen hat:
Beispielsweise:
Sie erbringen die Leistung im Mai – stellen also Ende Mai eine Rechnung. Das Zahlungsziel legen Sie mit 15. Juni fest – das heißt am 15. Juni läuft die Zahlungsfrist ab: 14 Tage ab Erhalt der Rechnung.
Hat Ihr Kunde bis zu diesem Zeitpunkt keine Überweisung getätigt bzw. ist keine Überweisung bei Ihnen eingegangen, so sollten umgehend zur Zahlungserinnerung greifen.
Tipp: Da es durchaus vorkommen kann, dass man einmal eine Zahlung vergisst, empfehle ich stets, die säumigen Kunden erst einmal telefonisch zu kontaktieren.
Von der ersten bis zur letzten Mahnung:
Angenommen, es geht um eine Rechnung mit 30-tägiger Zahlungsfrist:
- 10-14 Tage überschritten: 1. Mahnung oder Zahlungserinnerung mit Nachfrist von 5 Tagen
- Weitere 7-10 Tage: 2. Mahnung. Einforderung von Verzugszinsen und Mahngebühr bzw. Mahnspesen. Androhung rechtlicher Schritte und einer Bitte um prompte Überweisung
- Weitere 7-10 Tage: 3. und letzte Mahnung
- Danach: Übergabe an Inkassobüro bzw. Anwalt
Was Sie auf eine letzte Mahnung schreiben sollten:
Da es keine gesetzlichen Vorschriften gibt, wann Sie mahnen müssen, gibt es auch keine Richtlinien, was auf einer letzten Mahnung stehen muss. Um Ihnen die Arbeit abzunehmen, haben wir Ihnen hier eine Muster-Mahnung zur Verfügung gestellt. Laden Sie diese einfach herunter und bearbeiten Sie das Dokument in Word. So können Sie relativ mühelos die letzte Mahnung schreiben.
| 1.) | Name und Anschrift des Leistungserbringers | Name und Anschrift der ausstellenden Firma |
| 2.) | Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Name und Anschrift des Kunden des Leistungsbeziehers |
| 3.) | Ausstellungsdatum | Ausstellungsdatum der Mahnung |
| 4.) | Datum der Leistung | Zeitspanne oder Datum, in der/an dem die Leistung erbracht wurde |
| 5.) | Rechnungsnummer | Nehmen Sie Bezug auf die Rechnung |
| 6.) | Mahngebühren | Schlüsseln Sie Rechnungsbetrag und Mahngebühren auf |
| 7.) | Letztes Zahlungsziel | Erneutes, letztes Zahlungsziel |
| 8.) | Rechtliche Schritte | Warnen Sie vor weiteren rechtlichen bzw. gerichtlichen Schritten |
| 9.) | Bankdaten & Kontakt | Kontodaten & Kontakt des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers |
Zusätzliche Infos finden Sie hier:
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