Viele Gründe sprechen für Kundengeschenke. Vielleicht möchte man sich nach einem erfolgreichen Geschäftsjahr bei denen erkenntlich zeigen, die viele Aufträge gebucht haben. Oder einen besonders vielversprechenden Kunden mit einer Aufmerksamkeit an sich binden. Wie großzügig man dabei ist, ob das Präsent also aus einem Kugelschreiber, einem hochpreisigen Sachgeschenk oder Tickets für ein Event besteht, liegt im Ermessen des Unternehmens. Ob diese Geschenke allerdings steuerfrei oder von der Steuer absetzbar sind – dafür gibt es klare Regeln.
Welche Arten von Steuern sind bei Kundengeschenken zu beachten?
Für Kundengeschenke sind die Einkommen- und die Umsatzsteuer wichtig. Absetzbar sind sie gegebenenfalls von der Einkommensteuer. Allerdings nur, wenn es sich nicht um eine Repräsentationsaufwendung handelt, sondern die jeweilige Aufmerksamkeit eine gewisse Werbewirksamkeit hat. Zum besseren Verständnis: Repräsentationsaufwendungen sind Ausgaben, die durchaus mit dem Ziel getätigt werden, steuerpflichtige Einnahmen zu vergünstigen, darüber hinaus aber auch das gesellschaftliche Ansehen des Schenkenden steigern. Demgegenüber stehen die Geschenke mit Werbewirksamkeit. Sie sind meist kostengünstiger, tragen den Namen, das Logo und oft auch die Kontaktdaten des Unternehmens und zeichnen sich dadurch aus, dass bei ihnen nicht die steuerpflichtige, schenkende Person im Vordergrund steht, sondern ihre berufliche Tätigkeit.
Zu diesen als Werbegeschenke bekannten, absetzbaren Aufmerksamkeiten gehören oft, aber nicht ausschließlich:
- Kalender
- Kugelschreiber
- Notizblöcke
- USB-Sticks
- Wein
Wichtig ist, dass diese Art von Geschenk durch Aufdruck des Firmennamens klar als Werbegeschenk gekennzeichnet ist.
Von der Umsatzsteuer sind Kundengeschenke betroffen, wenn sie bei der Beschaffung oder der Herstellung zu einem gänzlichen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben. Eine Ausnahme stellen hier Warenmuster und Geschenke von einem geringen Wert dar. Geringer Wert bedeutet, dass pro Kunde und Kalenderjahr nicht mehr als 40 Euro ausgegeben werden.
Folgende Tabelle zeigt auf einen Blick, welche Kundengeschenke welche Auswirkung auf zu zahlende Steuern haben.
| Einkommensteuer | Umsatzsteuer | |
| absetzbar bzw. steuerfrei | Geschenk mit einer klaren Werbewirksamkeit | Warenmuster und Geschenke mit einem geringen Wert |
| nicht absetzbar bzw. steuerpflichtig | Repräsentationsaufwendungen | Geschenke, für die ein Vorsteuerabzug möglich war |
Beispiele für die Versteuerung von Kundengeschenken
Theoretisch ist also ganz klar, ob eine Aufmerksamkeit für einen Kunden steuerfrei ist, ob sie dazu berechtigt, weniger Steuern zu zahlen, oder beides nicht der Fall ist. Praktisch sollte man sich jeden Fall aber genau ansehen, denn falsch versteuerte Kundengeschenke können finanzstrafrechtliche Konsequenzen haben.
Ein Beispiel ist die Bewirtung von Kunden, die als Kundengeschenk angesehen wird. Lädt man Kunden beispielsweise im Rahmen einer Betriebseröffnung, eines angestrebten Geschäftsabschlusses oder einer Informationsveranstaltung zum Essen ein, sind die Kosten absetzbar und vorsteuerabzugsfähig. Findet die Bewirtung allerdings im privaten Umfeld des steuerpflichtigen Unternehmers statt, wird sie als Repräsentationsaufwendung verstanden. Sie ist dann nicht absetzbar, fällt aber auch nicht unter die Umsatzsteuer, da sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Ein anderer Fall sind Sachgeschenke, die sehr unterschiedlich aussehen können. Angenommen ein Autohaus möchte guten Kunden zu Weihnachten Autozubehör wie dieses als Geschenk zukommen lassen. Auf die Umsatzsteuer hat dann sicher der Preis des gewählten Geschenks einen Einfluss. Was ist aber, wenn das Unternehmen beispielsweise eine Anhängerkupplung verschenken will und diese vorher mit dem Firmennamen bedrucken lässt – ist diese dann als werbewirksame Aufmerksamkeit absetzbar?
Die Beispiele zeigen, dass Unternehmer immer genau prüfen sollten, bevor sie in Kundengeschenke investieren, die man anschließend nicht von der Steuer absetzen kann und die zusätzlich auch noch umsatzsteuerpflichtig sind.
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