Kunde zahlt nicht – was nun?

Es gehört wohl zu den unangenehmsten Angelegenheiten, die man sich als Unternehmer vorstellen kann: Eine Leistung wurde erbracht, doch der Kunde zahlt nicht. Auf die Rechnungen erhalten Sie keine Antworten und auch sonstige Unternehmungen, den Kunden zur Zahlung zu bewegen, scheitern. Was also tun? Welche Maßnahmen können Sie setzen, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt? Wir sagen es Ihnen in diesem Beitrag!

• Der Mahnprozess
• Der Aufbau einer Mahnung
• Rechtliche Schritte
• Inkassounternehmen beauftragen

Der Mahnprozess, wenn ein Kunde nicht zahlt

Wann verschicke ich die erste, zweite, dritte Mahnung? Folgende Intervalle sind in der Geschäftswelt üblich:

Zahlungserinnerung / erste Mahnung	Nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang
Die zweite Mahnung	Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang
Die dritte Mahnung	Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang
Weitere rechtliche Schritte	Sobald das übliche Mahnverfahren abgeschossen ist

Der Aufbau einer Mahnung

Egal, um welche Mahnstufe es sich handelt, der Aufbau des Mahnschreibens ist eigentlich immer gleich. Folgende Angaben müssen auf allen Mahnschreiben vorhanden sein:

1. Name und Anschrift des Mahnungsstellers.
2. Name und Anschrift des Schuldners.
3. Datum der Mahnung, Rechnungsnummer (bezogen auf die Rechnung) sowie Mahnungsnummer.
4. Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung “1. Mahnung”.
5. Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages. Und Leistungsbeschreibung.
6. Hinweis auf Verfall der Mahnung bei Bezahlung.
7. Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers.

Der Text richtet sich stets nach der Mahnstufe. In jedem Fall sollten Sie den Geschäftsverlauf anführen und die Leistung beschreiben. Nehmen Sie dabei stets Bezug auf die ausständige Rechnung, um Ihre Forderungen nachvollziehbar zu machen.

Zusatztipp: Um Ihren Schuldnern die Möglichkeit zu geben, die Frist auch einhalten zu können, sollte diese an einem Werktag ablaufen.

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Weitere rechtliche Schritte:

Wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht bezahlt hat und auch auf wiederholte Kontaktaufnahmen nicht reagiert hat, sollten Sie Ihren Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen einschalten. Diese Parteien können Ihnen beim Einfordern der Schulden behilflich sein. Das Einbeziehen weiterer Instanzen ist allerdings meist mit hohen Kosten verbunden, die wiederum gegenüber Ihrem Schuldner geltend gemacht werden. Für Sie fallen im Normalfall keinerlei Kosten an.

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