Es ist wohl eines der mühsamsten Unterfangen im Unternehmeralltag: das Einfordern von ausständigen Zahlungen. Ich gebe Ihnen hier einen kleinen Überblick über die üblichen Mahnprozesse und wie Sie gekonnt an Ihr Geld kommen.
Was tun, wenn der Kunde vergisst zu zahlen?
Lesen Sie hier über:
- Den Umgang mit säumigen Kunden
- Den Mahnprozess
- Den Aufbau einer Mahnung
- Sonstige rechtliche Schritte
- Die Möglichkeit des Hinzuziehens eines Inkassounternehmens
Säumige Kunden gibt es immer wieder
Hand aufs Herz: So nervig ausstehende Zahlungen auch sind, haben Sie wirklich noch nie eine ausständige Rechnung vergessen? Geknickt und peinlich berührt bleibt Ihnen dann nichts anderes übrig, als um Entschuldigung zu bitten und die Mahnspesen in Kauf zu nehmen.
Also mir ist das schon häufig passiert. Gerade als Selbständiger vergesse ich im hektischen Alltag (leider) nur allzu oft, Aufgaben fristgerecht zu erfüllen – eben zum Beispiel Rechnungen wie die von der SVA oder der WKO zu bezahlen.
Das geht einfach unter. Vielleicht ist es aber auch stiller Protest. Ich werde meinen Therapeuten bei Gelegenheit zu diesem Thema konsultieren. Vielleicht …
Bis dahin allerdings:
Gebe ich einen Überblick über den Mahnprozess:
Wann sind die ersten Mahnungen zu verschicken? Wann wird es Zeit für den nächsten Mahnschritt? Folgende Intervalle werden allgemeinen empfohlen:
| Zahlungserinnerung / erste Mahnung | Nach 10-14 Tagen ohne Zahlungseingang |
| Die zweite Mahnung | Nach 21-28 Tagen ohne Zahlungseingang |
| Die dritte Mahnung | Nach weiteren 7-10 Tagen ohne Zahlungseingang |
| Weitere rechtliche Schritte | Sobald das übliche Mahnverfahren abgeschossen ist |
Wie soll eine Mahnung aufgebaut werden
Ein Mahnschreiben, egal, welcher Stufe, ist immer gleich aufzubauen: Folgende Angaben müssen auf allen Mahnschreiben vorhanden sein:
Vergessen Sie nicht diese Angaben
- Name und Anschrift des Mahnungsstellers
- Name und Anschrift des Schuldners
- Datum der Mahnung, Rechnungsnummer (bezogen auf die Rechnung) sowie Mahnungsnummer
- Deutliche Kennzeichnung durch fett gedruckte Bezeichnung “1. Mahnung”
- Charakterisierung des Verlaufs des Geschäftsauftrages und Leistungsbeschreibung
- Hinweis auf Verfall der Mahnung bei Bezahlung
- Kontodaten des Rechnungs- bzw. Mahnungsstellers
Worin sich die Mahnschreiben allerdings unterscheiden, ist im Text bzw. im Inhalt. Bei allen Mahnungen sollten Sie Bezug auf die jeweiligen Rechnungen nehmen. Schildern Sie in jedem Fall den Geschäftsverlauf und wann bzw. inwiefern die Leistung erfolgt ist.
Zusatztipp: Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, die Frist auch wirklich zeitgerecht einhalten zu können. Um dies zu gewährleisten, sollte die Frist IMMER an einem Werktag ablaufen.
Mehr Informationen sowie kostenlose Muster für Ihre Mahnungen finden Sie hier.
Jetzt wird es wirklich ernst: Inkasso und Anwalt kontaktieren
Sollten sämtliche Mahnungen nichts helfen und auch auf persönliche Anrufe und individuelle E-Mails nicht reagiert werden, so bleibt Ihnen keine andere Wahl: Sie müssen einen Rechtsanwalt hinzuziehen oder ein Inkassounternehmen mit dem Eintreiben der Schulden beauftragen.
Ein Inkassounternehmen ist darauf spezialisiert, ausständige Zahlungen “einzufordern”. Das Einbeziehen dieser rechtlichen Instanzen ist allerdings meist mit hohen Kosten verbunden.
Diese können Sie aber wiederum gegenüber Ihrem Schuldner geltend machen. Für Sie fallen im Normalfall keinerlei Kosten an.
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