Das Kassenbuch führen – Grundlagen, Infos und Änderungen ab 2020

1. Wer muss ein Kassenbuch führen?

In Deutschland sind alle Betriebe, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, auch verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Außerdem sind all diejenigen dazu verpflichtet, die sich selbst freiwillig bilanzieren. Es besteht also eine Kassenbuchpflicht je nach Betriebsgröße und Rechtsform des Unternehmens.

2. Wer ist von der Kassenbuchführungspflicht befreit?

Befreit von der Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, sind kleine und nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen. Des Weiteren sind Einzelkaufleute von dieser Pflicht entbunden, wenn ihr Jahresüberschuss unter 50.000 € bzw. der Jahresumsatz unter 500.000 € liegt. Auch neugegründete Unternehmen müssen kein Kassenbuch vorlegen, wenn sie im ersten Jahr unter dieser Schwelle bleiben.

3. Kassenbuchführung – die gesetzlichen Neuerungen für 2020

An der Art und Weise, wie das Kassenbuch geführt werden muss, ändert sich 2020 nichts. Neu ist allerdings, dass das Finanzamt ohne Ankündigung zur Kassen-Nachschau kommen kann – bislang war das nur nach Ankündigung möglich. Da das Kassenbuch in der Regel stets direkt geführt werden muss, ergibt sich hier nur die Neuerung, dass das nun wirklich überprüfbar ist, da das Finanzamt jederzeit vor der Tür stehen könnte.

Es ist geregelt, dass bare Geschäftsvorfälle spätestens am darauffolgenden Tag festgehalten werden müssen. Bei unbaren Vorfällen hat man eine einmonatige Frist, vorausgesetzt, es ist sichergestellt, dass die notwendigen Unterlagen nicht durcheinanderkommen oder verloren gehen. Für elektronische Kassenbücher und -systeme kommt ab 2020 die Pflicht zur Aufrüstung zu einem Standard, der das nachträgliche Verändern von Kassenvorgängen verhindert. Damit wird lediglich eine alte Anforderung, die Unveränderbarkeit des Kassenbuches, sichergestellt, da das Kassenbuch vor Manipulation geschützt wird.

4. Der Aufbau eines Kassenbuches

Der Aufbau des Kassenbuches ist genau festgelegt. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, was in ein Kassenbuch alles eingetragen werden muss. Die folgende Liste gibt alle notwendigen Eintragungen wieder. Grundsätzlich geht es darum, dass alle Geschäftsvorfälle sauber und nachvollziehbar dokumentiert werden.

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer
• Buchungstext zur Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Betrag und Währung der Einzahlung bzw. Auszahlung
• Umsatzsteuersatz (meist 7% oder 19%)
• Höhe der Umsatzsteuer (als absoluter Betrag)
• Aktualisierter Kassenbestand
• Aktualisierter Kassensaldo

5. Die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle im Kassenbuch

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung verlangen eine lückenlose Dokumentation des Kassenbestandes und aller Einnahmen bzw. Auszahlungen. Wichtig ist dabei die Nachvollziehbarkeit: Das Finanzamt muss sich in der Lage sehen, die Geschäftsvorfälle anhand des Kassenbuches nachvollziehen zu können. Ordnungsgemäße Kassenbuchführung muss außerdem absolut vollständig sein, das heißt, es darf keine Lücken enthalten.

Ein weiterer Grundsatz für die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle ist die Unveränderbarkeit. Das heißt, dass das Kassenbuch nicht nachträglich verändert werden darf. Im Falle von elektronischen Kassenbüchern wird dies mit der neuen Regelung ab 2020 durch die Aufrüstung moderner Kassensysteme systematisch verhindert werden. Bei Kassenbüchern in Papierform bedeutet dies, dass zwischen den Eintragungen keine Leerzeilen gelassen werden dürfen, weil diese Raum für nachträgliche Eintragungen lassen.

Die letzte große Anforderung an das Kassenbuch und die dazugehörige Kasse ist die Sturzfähigkeit. Das bedeutet, dass stets die Kasse und der entsprechende Saldo im Kassenbuch miteinander abgleichbar und gleich sein müssen.

6. Folgen von nicht ordnungsgemäßer Kassenführung

Die Folgen von nachgewiesener nicht ordnungsgemäßer Kassenführung sind schwer, weil diese den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge hat. Wenn dies der Fall ist, schätzt das Finanzamt alle Gewinn- und Umsatzzahlen. Dabei geht es ziemlich rigoros vor, sodass große finanzielle Schäden entstehen. Häufig zieht so ein Vorfall auch ein Steuerstrafverfahren nach sich. Wenn das Finanzamt feststellt, dass bestimmte Daten im Nachhinein verändert oder gelöscht wurden, liegt ebenso ein Straftatbestand vor und wird als Urkundenunterdrückung und/oder Steuerhinterziehung angezeigt.

Die neuen Regelungen, welche ab 2020 in Kraft treten, erhöhen den Bußgeldkatalog für fehlerhafte Kassenführung noch einmal drastisch. Neu ist ebenso die Einführung eines sogenannten Gefährdungstatbestands, welcher schon bei unrichtiger Verwendung des Kassensystems oder dem Ausstellen von unrichtigen Belegen greift. Es sollen hier schnell Bußgelder in Höhe von 25.000 € verhangen werden können.

7. Fazit

Ordnungsgemäße Buchführung inklusive der korrekten Führung des Kassenbuches ist nicht nur eine unangenehme Pflicht, sondern auch ein gutes Instrument zur Kontrolle des Unternehmens. Wenn das Kassenbuch sorgfältig gepflegt wird, kann man damit sehr gut die Leistung des Unternehmens beurteilen. Durch die neuen Regelungen, welche 2020 in Kraft treten, wird das ordnungsgemäße Führen des Kassenbuches eher erleichtert als erschwert, da der neue technische Standard alle Vorfälle korrekt abspeichert und eine Manipulation von vornherein ausschließt. Wir empfehlen also die Führung des Kassenbuches nicht als unnötige Arbeit abzutun, sondern die Chance zu ergreifen, dieses Instrument richtig zu verwenden und zu nutzen. Moderne Kassensysteme bieten eine Vielzahl von Analyseoptionen, durch welche die Geschäftsvorfälle gut analysiert werden können.