Home Office Infoserie für Unternehmer – Teil 1: Produktivität

Die Verbreitung des Coronavirus stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Unternehmer gehören dabei zu einer der Gruppen, die am meisten mit den Auswirkungen zu kämpfen haben. Von heute auf morgen sahen wir uns gezwungen, unser Unternehmen von zuhause aus zu führen – im Home Office. Für Betriebe, die bereits zuvor online unterwegs waren und womöglich auch ihre Dienstleistungen online erbringen, kein großes Problem. Aber andere, deren Tätigkeitsfeld zum Großteil auf Face-to-Face Interaktionen basiert oder die mit modernen Technologien nur wenig vertraut sind, werden vor scheinbar unlösbare Schwierigkeiten gestellt: Wie kann ich im Home Office meine Produktivität aufrecht erhalten? Wie kann ich über die Distanz effektiv mit meinem Team zusammenarbeiten? Welche Tools verwende ich zur Kommunikation? Wie erreiche ich jetzt meine Zielgruppe?

everbill hat sich diesen und ähnlichen Fragen angenommen und eine 5-teilige Home Office Infoserie für dich erstellt. Der erste Beitrag widmet sich dem Themenbereich Home Office und Produktivität.

Steigerung der Produktivität im Home Office

Aus gegebenen Anlass führte die Jobplattform Hokify eine Umfrage zum Thema Auswirkungen des Coronavirus auf Unternehmen durch. Auch der Punkt Home Office und Produktivität wurde dabei angesprochen, wobei zwar die Mehrheit der österreichischen Unternehmen denkt, dass Home Office keine Auswirkungen auf die Produktivität hat, gleichzeitig aber 30% Auswirkungen negativer Natur befürchten.

Wir sind in diesem Punkt allerdings anderer Meinung, denn wir sind davon überzeugt, dass, wenn richtig gehandhabt, Arbeiten von zuhause aus und eine flexible Arbeitskultur die Produktivität sogar steigern können. Bester Beweis sind Firmen wie Amazon oder Google, die bereits seit Jahren erfolgreich Heimarbeit implementieren.

Dein Ziel sollte dabei sein, dein Zuhause zu einem Ort zu machen, an dem du untertags produktiv arbeiten kannst, an dem du aber nach der Arbeit auch ausschalten kannst, ohne mit den Gedanken noch immer vor dem Computer zu sitzen. Um das zu erreichen, ist ein geregelter Tagesablauf hilfreich.

Ein Arbeitstag im Home Office – So verbesserst du deine Produktivität

Vor der Arbeit

Auch wenn du flexible Arbeitszeiten hast, versuche, immer zur gleichen Zeit aufzustehen und deinen Arbeitstag zu beginnen. Bevor du zu arbeiten beginnst, mache Dinge, die du normalerweise auch machst, bevor du ins Büro gehst. Bereite dich anschließend für die Arbeit vor, indem du Arbeitsklamotten anziehst. Das bedeutet nicht, dass du in Anzug und Krawatte daheim vor dem Computer sitzen sollst, aber es muss ja auch kein Pyjama sein. Auf diese Weise versetzt du dich in die richtige Stimmung und bereitest dich mental vor.

Während der Arbeit

Während deines Arbeitstages im Home Office sind vor allem vier Dinge für deine Produktivität von Bedeutung: Dein Arbeitsplatz, gutes Zeitmanagement, die Reduktion von Ablenkungen und ausreichende Pausen.

1. Dein Arbeitsplatz

Ideal ist es, wenn du einen separaten Bereich deiner Wohnung zum Arbeiten nutzen kannst, wie z. B. ein eigenes Zimmer. Auf diese Weise fällt dir die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit leichter, da du nach der Arbeit einfach die Tür deines Büros hinter dir schließen kannst. Wenn das nicht möglich ist, kannst du vielleicht eine bestimmte Sektion eines Zimmers als Arbeitsbereich nutzen. Manche bevorzugen aber auch Abwechslung und arbeiten gerne an unterschiedlichen Orten. Probiere beides aus und finde heraus, was am besten für dich funktioniert.

2. Effektives Zeitmanagement für mehr Produktivität im Home Office

Wenn du eine andere Arbeitsumgebung als dein Zuhause gewohnt bist, fällt es dir anfangs womöglich schwer, dich selbst zu motivieren und deine Zeit sinnvoll einzuteilen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Zeitmanagement Methoden, die dir eine sinnvolle Priorisierung deiner Aufgaben ermöglichen:

• Das Eisenhower Prinzip: Dabei geht es darum, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren.
• Eat the frog: Mache die Aufgabe, die dich am meisten Überwindung kostet, immer als erstes.
• 1-3-5 Methode: Plane für jeden Tag eine große, 3 mittelgroße und 5 kleine Aufgaben ein.
• Beachte deine Konzentrationsfähigkeit: Zu unterschiedlichen Tageszeiten sind wir unterschiedlich gut fähig, uns zu fokussieren. Teile daher deine Zeit so ein, dass du die anspruchvollsten Aufgaben dann machst, wenn sich deine Konzentrationsfähigkeit am Höhepunkt befindet und du am leistungsfähigsten bist.

3. Wie du Ablenkungen in den Griff bekommst

Wenn du von zuhause aus arbeitest, bist du einigen Ablenkungen ausgesetzt, die dich deine Konzentration kosten können. So ist es nur allzu reizvoll, sich zwischendurch eine Netflix Folge seiner Lieblingsserie zu gönnen oder im ein oder anderen Chatroom zu versinken. Auch dem ständigen Lockruf des Betts oder Kühlschranks zu widerstehen, die beide nur wenige Schritte entfernt geduldig auf einen warten, kostet einiges an Willensstärke. Wenn du mit Freunden oder Familie wohnst, kommt noch ein zusätzlicher Faktor hinzu, durch den Ablenkung droht.

Während die Ablenkungen, die du dir selber verursachst, vor allem durch Selbstdisziplin vermieden werden können, haben wir folgende Tipps für dich, um Ablenkung durch andere Personen zu reduzieren:

• Signal setzen: Setze während deiner Arbeitszeiten ein visuelles Signal, das deinen Mitmenschen verdeutlicht, dass sie dich jetzt nicht stören sollen. Hänge z. B. ein Bitte nicht stören Schild an deine Tür oder setze Kopfhörer auf.
• Fixe Arbeitszeiten: Teile deinen Mitbewohnern deine Arbeitszeiten mit und bitte sie, dich während dieser Zeiten nicht zu stören. Auf diese Weise wissen sie genau, wann sie dich ansprechen können und wann nicht.

4. Mache regelmäßig Pausen

Wenn du von zuhause aus arbeitest, kann es leicht passieren, dass du auf Pausen vergisst, weil du dich in der Arbeit verlierst oder daran gewohnt bist, diese mit deinem Team zu verbringen. Für deine Produktivität und Gesundheit ist es aber essentiell, regelmäßig Pausen zu machen und diese auch sinnvoll zu nutzen. Folgende Tipps haben wir für dich:

• Erinnerungen setzen: Wenn du dazu neigst, auf deine Pausen zu vergessen, setze dir Erinnerungen in deinem Kalender. Du kannst auch die Uhr deines Smartphones oder Laptops so einstellen, dass nach jeder vergangenen Stunde ein Signalton zu hören ist.
• Teil der To-Do Liste: Füge deine Pausen bzw. die Tätigkeiten, denen du in deiner Pause nachgehst, in deine To-Do Liste ein.
• Pomodoro Technik: Diese Technik teilt deine Zeit in 25 Minuten Abschnitte, während derer du fokussierst arbeitest, und anschließende 5 Minuten Pausen ein. Bei der Umsetzung dieses Konzepts helfen dir Pomodoro Apps.
• Sinnvolle Pausengestaltung: Wichtig ist, dass du deine Pause abseits deines Bildschirms verbringst. Höre Musik, mache ein paar Stretching Übungen oder ein kurzes Workout. Gehe eine Runde spazieren oder esse mit deinen Kollegen virtuell zu Mittag. Mit welchen Tools das möglich ist und wie ihr trotz Distanz effektiv zusammenarbeiten könnt, verrät dir der nächste Beitrag dieser Infoserie.

Nach der Arbeit

Viele von uns sind es gewohnt, bei Verlassen unseres Büros auch die Arbeit hinter uns zu lassen. Im Home Office hingegen, wo Arbeitsplatz und Zuhause der gleiche Ort sind, ist es oft herausfordernd, Grenzen zu ziehen und zu erkennen, wann es Zeit ist, Feierabend zu machen.

• Halte Abstand von deinem Arbeitsbereich: Wenn du ein eigenes Arbeitszimmer hast, schließe dieses am Ende deines Arbeitstages einfach hinter dir zu. Ansonsten ist es auch hilfreich, deinen Computer aus dem Blickfeld zu entfernen.
• Verständige deine Kollegen: Teile bei Arbeitsende deinen Kollegen mit, dass du für heute draußen bist. Drehe danach sämtliche Benachrichtigungen ab.
• Termin setzen: Setze dir zu der Zeit, zu der aufhören willst zu arbeiten, einen Termin im Kalender, z. B. einen Spaziergang.

To be continued

In den nächsten Beiträgen der Home Office Infoserie für Unternehmer erwarten dich folgende Themen:

1. Remote Teamwork – So arbeitest du über die Distanz effektiv mit deinem Team zusammen – Online Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit, digitale Kommunikationskultur, virtuelles Teambuilding
2. So managst du dein Team auch aus der Ferne effizient – wie du dein Team supportest, online Teammeetings führen, Tools, um den Überblick zu bewahren
3. So pflegst du deine Kundenbeziehungen in Zeiten einer Krise – Konzept zur Stärkung deiner Kundenbeziehungen, Kundenservice verbessern, Kommunikation mit den Kunden
4. Online Marketing in Zeiten einer Krise – So förderst du jetzt Unternehmenswachstum – 6 Ratschläge für effektives Online Marketing während einer Krise