Ein Eigenbeleg ist ein allgemein gültiger Ersatz einer verlorenen bzw. nicht vorhandenen Rechnung, einem Beleg oder einer Quittung. In diesem Artikel Lese, welche Inhalte ein Eigenbeleg umfassen muss, wie du einen Eigenbeleg aufbauen und erhalten darüber hinaus eine kostenloses Eigenbeleg Muster zum Download.
Wie du einen Eigenbeleg erstellen:
Ein korrekt erstellter Eigenbeleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Zahlungsempfänger: bei wem wurde eingekauft (inkl. vollständiger Anschrift und ggf. Rechtsform)
- Art der Ware/Aufwendung: was wurde gekauft (genaue Bezeichnung und Anzahl)
- Datum des Kaufs: immer angeben, im Zweifelsfall schätzen
- Höhe der Kosten: Bruttopreis je Stück und Kaufsumme insgesamt sowie Umsatzsteuer, falls möglich Höhe des Preises belegen (z. B. durch Preisliste des Händlers)
- Grund für Eigenbeleg: immer angeben (z. B. Verlust, Diebstahl)
- Datum/Unterschrift: eigene Unterschrift und Datum, an dem der Eigenbeleg erstellt wurde
Der Eigenbeleg als Ersatz für Rechnung und Co.
Steuerrechtlich gilt, dass jede gewerblich ausgeführte Leistung, Dienstleistung sowie jeder Verkauf durch eine Rechnung bzw. Quittung verifiziert werden muss. Kurz gesagt: “Keine Buchung ohne Beleg.”
Was aber wenn du eine Rechnung oder einen Beleg verloren haben? In diesem Fall kannst du einen Eigenbeleg erstellen. Dieses Ersatzdokument beweist die erbrachte Leistung und gibt Aufschluss darüber, dass das Originaldokument nicht mehr auffindbar ist.
Der Eigenbeleg ist somit eine Notlösung, die dem Finanzamt eine Buchung erklärt. Sein Einsatz sollte aber eine absolute Ausnahme bleiben und ist nur zu empfehlen, falls keine Ersatzrechnung aufgetrieben werden konnte.
Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich. Hierfür ist eine ordentliche Rechnung unerlässlich.
Gibt es Einschränkungen bezüglich der Höhe, die mit Eigenbelegen beim Finanzamt geltend gemacht werden kann?
Es gibt keine strengen Obergrenzen für die Beträge, die mit Eigenbelegen für das Finanzamt geltend gemacht werden können. Allerdings kann das Finanzamt bei Beträgen über 150 Euro eine detailliertere Überprüfung durchführen, um die Plausibilität der geltend gemachten Ausgaben zu gewährleisten. Generell werden Ansprüche bis zu 150 Euro üblicherweise ohne zusätzliche Überprüfung akzeptiert. Obwohl also kein Höchstlimit festgelegt ist, können größere Beträge eine strengere Dokumentation oder Nachweise erfordern.
Wie kann eine Eigenbeleg-Vorlage zum Dokumentieren von beleglosen Transaktionen in der Buchführung verwendet werden?
Eine Eigenbeleg-Vorlage ist sehr effektiv für die Aufzeichnung von Transaktionen, die ohne einen physischen Beleg in der Buchhaltung stattfinden. Diese Arten von Transaktionen können Trinkgelder, Zahlungen in Automaten, Kopiergeräte, Pauschalbeträge und verschiedene kleinere Ausgaben umfassen, die normalerweise keinen Beleg erzeugen. Wenn Dokumente wie Belege fehlen, ermöglicht die Verwendung einer Vorlage für einen Eigenbeleg das Erstellen eines Ersatznachweises für Ausgaben, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen genau in Ihren Finanzunterlagen erfasst werden. Diese Art von Vorlage ist besonders nützlich für die Dokumentation von Reisekosten und anderen Zulagen und hilft dabei, eine gründliche und regelkonforme Buchführung aufrechtzuerhalten, auch wenn die Originalbelege nicht verfügbar sind.
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