Howto: Dokumente hochladen und digitalisieren

Aus Rechnungen werden Daten! Mit der Kooperation von everbill mit Datamolino werden die eingescannten bzw. abfotografierten Rechnungen mühelos in Daten umgewandelt. Von der Papierrechnung zur digitalen Eingangsrechnung: everbill und Datamolino holen alle Geschäftsdokumente sicher in die Cloud! Sehen Sie hier, wie Sie in drei Schritten Dokumente hochladen:

• Schritt 1: Eingangsrechnung importieren
• Schritt 2: Eingangsrechnung umwandeln
• Schritt 3: Dokument bearbeiten und als Eingangsrechnung ausweisen

Schritt 1: Eingangsrechnung importieren

Gehen Sie zum Menü “Einkauf” und dessen Submenü “Eingangsrechnung importieren”.

Indem Sie auf den Bereich “Dokumente hochladen” klicken, öffnet sich eine neue Seite.

Hier können Sie durch die Drag & Drop Funktion Ihre Dokumente in das graue Feld ziehen. Oder einfach Ihre Dateien aus Ihren Ordnern hochladen.

Folgende Datenformate sind gültig:

• .pdf
• .jpg
• .tiff
• .png

Schritt 2: Dokument umwandeln

Wenn das Geschäftsdokument hochgeladen wurden, wählen Sie das zu transferierende Dokument aus und klicken Sie auf “Dokument umwandeln”. Hier kommt nun hinter den Kulissen Datamolino ins Spiel: Diese Software generiert automatisch aus Ihrer Einkaufsrechnung, Beleg etc. die gewünschten Daten.

Klicken Sie abschließend auf “Zurück”, um auf die Dokumenten-Upload-Indexseite zu gelangen.

Schritt 3: Dokument bearbeiten und als Eingangsrechnung ausweisen

Nachdem das Dokument von Datamolino umgewandelt wurde, können Sie unter “Funktionen”:

• Ordner mit der Lupe-Symbol: beim Sammeldokument das Original einsehen
• Fotoapparat-Symbol: das Dokument ansehen
• Stift-Symbol: das Dokument nachträglich bearbeiten
• Geldscheine-Symbol: das Dokument schließlich einer Eingangsrechnung zuweisen

Weitere Infos und Kosten

Mehrseitiges PDF hochladen

Wenn Sie mehrere Rechnungen einscannen, wird meist ein Sammel-Pdf erstellt. everbill erkennt dies automatisch und speichert die jeweiligen Rechnungen im Sammeldokument einzeln ab, damit Sie jedes Dokument unter die Lupe nehmen können.

Dauer des Prozesses

Die Umwandlung von einem Geschäftsdokument zu einem Datensatz kann beim ersten Mal bis zu 24 Stunden dauern. Danach wird der Vorgang automatisiert und der Prozess dauert nur 5 Minuten! Klicken Sie einfach auf den “Aktualisieren”-Button. Hier gilt: Je mehr Sie hochladen, desto schneller geht es

Kosten

10 hochgeladene Dateien pro Monat sind gratis, dann zahlen Sie 35 Cent pro Upload.