Die SEPA Umstellung: Das Ende von BLZ und Kontonummer

Es war eine Odyssee, die Homer nicht besser verfassen hätte können (der Grieche, nicht der Simpson). Die SEPA Umstellung wurde beschlossen, dann verschoben, dann wieder verschoben und dann war sie doch da. Wir haben die wichtigsten Infos für Ihr Unternehmen zusammengetragen und zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen.

Die wichtigsten Inhalte der SEPA Umstellung

Die SEPA Umstellung regelt ein einheitliches europaweites Lastschriftsverfahren. Dieses bestimmt ein einheitliches Format sowie einen exakten Rechtsrahmen für nationale und internationale Einzüge.

• IBAN und BIC ersetzen Bankleitzahl und Kontonummer.
• Von jedem Kunden, der einzieht, wird eine “Creditor ID” verlangt.
• Für jeden Zahlungseinzug muss der Zahlungsempfänger (Creditor) ein Mandat (Einziehungsauftrag) vom Zahlungspflichtigen (Debtor) einholen. Hierfür ist eine eindeutige Mandatsreferenz nötig (die Bank ist in diesem Prozess nicht involviert).
• Für die Abwicklung sind keine Auslandskonten erforderlich.

SEPA Umstellung bedeutet das Aus für Bankleitzahl und Kontonummer! Nach der Einführung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraumes SEPA (Single Euro Payments Area) dürfen Banken keine Zahlungsaufträge mit Kontonummer und Bankleitzahlen mehr annehmen. Die IBAN (International Bank Account Number) genügt, um Euro-Überweisungen und Euro-Lastschriften innerhalb Österreichs in Auftrag zu geben. Für Auslandsüberweisungen wird bis auf Weiteres der BIC (Bank Identifier Code) benötigt – ab Februar 2016 wird dann auch europaweit die IBAN-Angabe ausreichen.

Ihre ToDos bei der SEPA-Umstellung

Mit der SEPA-Umstellung müssen alle Zahlungsvorgänge innerhalb der EU (wie auch im Inland) auf das neue SEPA-Verfahren umgestellt sein. Sollten Sie bis jetzt die SEPA-Umstellung verschlafen haben, wird es wirklich eng. Als Unternehmen kommen einige Aufgaben auf Sie zu. Hier also nochmals die wichtigsten ToDos für Ihr Unternehmen:

1. Beantragen Sie eine “Creditor-ID”.
2. Pflegen Sie IBAN und BIC ein.
3. Überarbeiten Sie Ihren elektronischen Zahlungsverkehr.

ToDo Nr. 1: Beantragen Sie eine “Creditor-ID”.

Um im Kunden-Zahlungsverkehr auf SEPA-Standard umzustellen, müssen Sie bei Ihrer Bank eine „Creditor-ID“ beantragen; Ihr Kreditinstitut beantragt schließlich diese ID über die jeweilige Nationalbank; diese “Creditor-ID” gilt dann für alle Ihre Banken.

In der Praxis sieht es dann so aus: Haben Sie eine Einzugsermächtigung im Kundezahlungsverkehr, so wird die “Creditor-ID” Ihres Kunden von Ihrer Bank abgefragt. Erst wenn diese Angaben übereinstimmen, kann der Bankeinzug erfolgreich abgewickelt werden.

Wichtig: Für jedes Kundenkonto, von dem Sie Zahlungen einziehen wollen, müssen Sie um die jeweilige „Creditor-ID“ anfragen. Jede „Creditor-ID“ steht, unabhängig von der Bank, für ein eigenes Konto.

ToDo Nr. 2: Pflegen Sie IBAN und BIC ein.

Kontonummer und Bankleitzahl müssen in der Buchhaltung, auf dem Briefpapier, vorausgefüllten Dokumenten Ihrer Firmendaten durch IBAN und BIC ersetzt werden.

Bei den Vertragstexten muss die Einzugsermächtigung durch ein SEPA-Mandat ersetzt werden. Und auch Ihre Firmen-Website gehört diesbezüglich aktualisiert.

Die Geschäftsbedingungen können die Frist für die Pre-Notification (Vorabinformation des Zahlungspflichtigen) enthalten.

ToDo Nr. 3: Überarbeiten Sie Ihren elektronischen Zahlungsverkehr.

ACHTUNG: Mit der Umstellung müssen alle e-Rechnungen an Stellen des Bundes bzw. öffentlichen Sektor im XML-Format geschickt werden. PDFs, Word-Dateien usw. sind nicht mehr gültig!

Elektronische Rechnungen sind an den öffentlichen Sektor im XML-Format zu verschicken. In Österreich heißt der XML- Rechnungsstandard ebinterface und dient als Standardschnittstelle zwischen ERP Systemen wie everbill.