Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung – eine einfachere Art der Gewinnermittlung

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden alle Betriebsausgaben von den Einnahmen abgezogen, um den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens zu ermitteln. Wer diese einfache Art der Buchführung machen darf, was überhaupt zu den Betriebseinnahmen und -ausgaben gezählt wird und welche Aufzeichnungen dafür notwendig sind, erfährst du hier. 

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung? 

Mindestens einmal pro Geschäftsjahr werden die Gewinne (oder Verluste) eines Unternehmens ermittelt, um diese im Rahmen der Steuererklärung anzugeben, aber auch, um die finanzielle Performance einschätzen zu können. Um Gewinne festzustellen, stehen verschiedene Methoden zur Verfügung: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die Pauschalierung und die doppelte Buchführung bzw. der Betriebsvermögensvergleich. Welche Methode verwendet wird, richtet sich meistens nach dem Umsatz und der Rechtsform des Unternehmens.  

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden die betrieblichen Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt, wobei diese nach dem sogenannten Zufluss-Abfluss-Prinzip dokumentiert werden. Dieses sagt aus, dass die Einnahmen bzw. Ausgaben zu dem Zeitpunkt zu erfassen sind, zu dem sie entweder bar oder über ein Bankkonto zu- bzw. abgeflossen sind. 

Die gesetzlichen Regelungen, die für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung relevant sind, finden sich in der Bundesabgabenordnung und im Einkommensteuergesetz. 

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?

Jedes Unternehmen, das nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder diese freiwillig macht, kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Gewinnermittlung durchführen. 

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person haftet. Unternehmen, deren Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700 000€ übersteigt, müssen im zweitfolgenden Kalenderjahr zur doppelten Buchführung wechseln. Wenn der Umsatz in einem Jahr 1 000 000€ übersteigt, ist die Buchführungspflicht bereits im darauffolgenden Jahr wirksam. Immer von dieser Pflicht ausgeschlossen sind Land- und Forstwirte sowie freie Berufe (z. B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater).

Was zählt zu den betrieblichen Einnahmen und Ausgaben?

Zu den Betriebsausgaben zählen jegliche Aufwendungen und Ausgaben, die mit dem Betrieb in Zusammenhang stehen und aus der Sicht des/der Unternehmer*in für die Aufrechterhaltung notwendig sind. Jene Ausgaben schmälern den Gewinn und somit die Bemessungsgrundlage der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer. 

Was konkret darunter fällt, variiert stark von Branche zu Branche und auch von Unternehmen zu Unternehmen. Beispiele sind Energiekosten, Personalkosten, Sozialversicherung, Mietkosten, Reisekosten, geringwertige Wirtschaftsgüter, Honorare für den Steuerberater oder Anwalt oder Wareneinkauf. 

Die Betriebseinnahmen bilden das Gegenteil davon. Unter diesem Begriff fallen alle Zuflüsse von Geld oder geldwertigen Vorteilen, die im Rahmen des Unternehmens anfallen: Erlöse aus dem Verkauf von Waren, Dienstleistungen, Anlagevermögen oder der Vermietung von Anlagevermögen, Provisionseinnahmen, erhaltene Anzahlungen, Leistungen von betrieblich abgeschlossenen Sachversicherungen (Schadenersatz), betriebliche veranlasste Abfindungen (Ablösen). 

Notwendige Aufzeichnung für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Um die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt durchführen zu können, sind folgende Aufzeichnungen verpflichtend: 

• Dokumentation der Betriebseinnahmen und -ausgaben: Wie diese konkret aufgezeichnet werden, kann der/die Unternehmer*in selbst entscheiden, wobei eine Möglichkeit das Einnahmen-Ausgaben-Journal darstellt. Dieses beinhaltet sowohl Bar- als auch Kontobewegungen. Wichtig ist dabei vor allem, dass du die Einträge vollständig, zeitnah und in chronologischer Reihenfolge erstellst. Auch dazugehörige Belege und Kontoauszüge müssen systematisch aufbewahrt werden. 
• Wareneingangsbuch: Dieses beinhaltet alle Waren, die du für deinen Betrieb einkaufst und entweder verarbeitest oder verkaufst. Die Einträge müssen fortlaufend nummeriert werden und folgende Informationen enthalten: Datum des Wareneingangs, Datum der Rechnungsstellung, Name und Anschrift des Lieferanten, Warenbezeichnung, Preis, dazugehörige Belege. 
• Anlageverzeichnis: Das Anlageverzeichnis gibt einen Überblick über alle Anlagegüter des Unternehmens, die über die geschätzte Nutzungsdauer als Ausgabe geltend gemacht werden. Das Verzeichnis sollte die genauen Bezeichnungen der Anlagegüter, den Anschaffungstag, die Anschaffungskosten, Name und Anschrift des Lieferanten, Nutzungsdauer, den jährlich abzusetzenden AfA-Betrag, Restbuchwert und eine laufende Nummerierung enthalten.
• Registrierkasse (falls die Umsätze insgesamt 15 000€ und die Barumsätze 7 500€ überschreiten) 
• Lohnkonten (falls Mitarbeiter*innen angestellt sind) 
• Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen (wenn du kein*e Kleinunternehmer*in bist)  

Hilfe bei deiner Buchhaltung

Falls dir die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Nummer zu hoch ist bzw. du deine wertvolle Zeit lieber anderen Dingen, wie zum Beispiel deinem Kernbusiness, widmen möchtest, kannst du dir natürlich Hilfe holen. Entweder in Form einer Buchhaltungssoftware, eines Buchhalters oder einer Steuerberatung. Egal, ob du eine Steuerberatung in Oldenburg, Wien oder Basel benötigst, das Angebot an Kanzleien ist mittlerweile sehr groß, sodass du sicher eine optimale Lösung für dich findest, die auch in deiner unmittelbaren Nähe ist. Möglich ist auch eine Kombination, zum Beispiel Software und Steuerberatung, je nachdem, wie viel Zeit und Geld du investieren möchtest.