Kostenvoranschlag: Regelungen 2024 + Vorlage

Was ist ein Kostenvoranschlag? Ist er verbindlich? Und welche rechtlichen Aspekte muss ich beachten? Fragen über Fragen – das everbill Magazin liefert die Antworten. 

Lies hier:

• Was ein Kostenvoranschlag ist
• Abgrenzungen 
• Die häufigsten Fragen zu den rechtlichen Aspekten
• Plus kostenloses Muster zum Downloaden am Ende des Beitrags

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag beinhaltet eine Auflistung der voraussichtlichen Kosten eines Auftrags. Diese Kostenaufstellung soll dem Kunden eine Richtlinie geben, wie viel der Auftrag kosten wird. Außerdem ermöglicht er einen Preisvergleich mit den Angeboten von Mitbewerbern.

Enthalten sind:

• Arbeitskosten: Was eine Arbeitsstunde kostet, wie viele Arbeitsstunden benötigt werden und wie viel die Arbeitszeit insgesamt kostet 
• Materialkosten: Welches Material benötigt wird und was dieses kostet
• Etwaige Spesen
• Lieferkosten
• Sonstige Kosten: z. B. Leihmieten für Geräte 

Abgrenzungen

Was unterscheidet einen Kostenvoranschlag zu einem Angebot, Pauschalpreis oder einem Schätzungsanschlag? 

• Angebot: Im Rahmen eines Angebots wird vom Unternehmer vorgeschlagen, einen Vertrag bestimmter Art abzuschließen. Der Kostenvoranschlag dient dazu häufig als Grundlage. Ein wichtiger Unterschied ist, dass die im Angebot aufgelisteten Kosten verbindlich sind, beim Kostenvoranschlag können sie auch unverbindlich sein. 
• Pauschalpreis: Dabei handelt es sich um einen verbindlichen Gesamtpreis, wobei in der Regel nicht genau aufgeschlüsselt wird, wie dieser zustande kommt. Der Pauschalpreis bleibt unverändert, auch wenn die tatsächlich entstandenen Kosten diesen erheblich unter- oder überschreiten. Das Gegenteil dazu bildet der Regiepreis, bei dem die Berechnung anhand der tatsächlich vollbrachten Leistungen erfolgt. 
• Schätzungsanschlag: Dabei handelt es sich um eine unverbindliche und überschlagsmäßige Schätzung der Kosten. 

Welche rechtlichen Aspekte gilt es zu beachten?

Beim Verfassen eines Kostenvoranschlags sind einige Regeln zu beachten. Je nachdem, an wen er sich richtet (Unternehmer oder Verbraucher), ergeben sich unterschiedliche Rechtssituationen. Wir haben die häufigsten Fragen für dich zusammengefasst.

Bin ich verpflichtet, einen Kostenvoranschlag zu verfassen?

Allgemein besteht eine Mitteilungspflicht gegenüber einem Auftraggeber. Dieser muss ungefähr abschätzen können, wie viel ihn ein Projekt/Auftrag kosten wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen pauschal abgerechneten Auftrag oder einen Auftrag auf Stundenbasis handelt.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

In Österreich unterscheiden wir zwischen einem verbindlichen und einem unverbindlichen Kostenvoranschlag.

Verbindlicher Kostenvoranschlag

Bei dieser Art von KV spricht man von einer “Richtigkeitsgarantie”. Der leistende Unternehmer nennt seinem Kunden in diesem Fall einen Preis, an den er gebunden ist. Das bedeutet, dass dieser auch bei unvorhergesehenem Mehraufwand NICHT überschritten werden darf.

Der KV an einen Endverbraucher ist stets verbindlich – außer der Unternehmer vereinbart ausdrücklich das Gegenteil.

Achtung: Wenn der Auftraggeber derjenige ist, der die Mehrkosten verursacht und so die Kostenschätzung überschritten wird (z. B. bei Änderungswünschen seitens des Kunden), können diese Zusatzkosten auch bei einem verbindlichen KV verrechnet werden. Wir empfehlen, in so einem Fall die Überschreitung auf der Rechnung klar darzustellen und zu begründen.

Unverbindlicher Kostenvoranschlag

Mit einem unverbindlichen Kostenvoranschlag überschlägt der Werksleistende den ungefähren Arbeitsaufwand und die damit verbundenen Kosten. Er garantiert jedoch nicht, dass der endgültige Rechnungsbetrag genau dem Kostenvoranschlag entsprechen wird. Ein unverbindlicher KV sollte als solcher gekennzeichnet werden, z. B. mit:

Vermerk: “Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich.”
Die oben genannten Preise sind nicht verbindlich und können ggf. durch etwaigen Mehraufwand über- bzw. unterschritten werden.”

Wenn der KV an einen Unternehmer gerichtet ist, gilt dieser im Zweifelsfall als unverbindlich – es sei denn, es wurde im Vorhinein vertraglich anders vereinbart. 

Aufwand falsch geschätzt, was nun?

Auch hier ist die Rechtssituation davon anhängig, ob es sich um einen unverbindlichen oder einen verbindlichen KV handelt.

Mehr Informationen zu diesem Thema liest du hier. 

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Zur Gültigkeitsdauer gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Daher ist es empfehlenswert, dass du selbst eine Frist festlegst und diese auf dem Kostenvoranschlag festhältst. Dabei gilt: Besser kürzer ansetzen als zu lang. Denn Materialpreise können sich schnell ändern, außerdem fällt es dir auf diese Weise leichter zu planen. 

Ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?

Da ein Kostenvoranschlag häufig mit beträchtlichem Arbeitsaufwand verbunden ist, stellt sich die Frage, ob die Erstellung eines solchen verrechnet werden sollte. Hier wird wiederum unterschieden, ob der KV an einen Verbraucher oder einen Unternehmer gerichtet ist. Ein Verbraucher muss nur dann zahlen, wenn er vorher ausdrücklich daraufhin gewiesen wurde, dass eine Zahlungspflicht besteht. Kostenvoranschläge, die an Unternehmer gerichtet sind, können, wenn sie mit erheblichem Aufwand verbunden sind, angemessen verrechnet werden. Auch hier empfehlen wir allerdings, eine etwaige Zahlungspflicht im Vorhinein vertraglich zu vereinbaren. 

Zusammenfassende Tabelle

Verbindlicher KV	Unverbindlicher KV
Preis darf auch bei unvorhergesehenem Mehraufwand nicht überschritten werden	Schätzung der Kosten –> keine Garantie, dass endgültiger Betrag dem KV entspricht
KV an Endverbraucher ist verbindlich (außer vertraglich wurde das Gegenteil vereinbart)	KV an Unternehmer gilt im Zweifelsfall als unverbindlich (außer vertraglich wurde das Gegenteil vereinbart)
Nur kostenpflichtig, wenn vorher ausdrücklich darauf hingewiesen wurde	KV an Unternehmer kann kostenpflichtig sein, auch hier wird allerdings eine vertragliche Vereinbarung empfohlen

Fazit

Ein Kostenvoranschlag ist ein probates Mittel, um deinen Kunden einen schnellen Überblick über die mögliche Preisspanne eines Projekts zu liefern. Jedoch solltest du in jedem Fall genau prüfen, ob wirklich alle Arbeiten, die du planst, durchzuführen, sowie alle Zusatzkosten, wie Druckkosten, Lieferkosten, Spesen etc. enthalten sind. Gib darüber hinaus unbedingt an, ob es sich um einen unverbindlichen oder einen verbindlichen KV handelt. Bleib über den gesamten Ablauf des Projekts bzw. des Auftrages mit deinem Kunden in Kontakt und kläre ihn über mögliche Zusatzkosten auf.