Sie haben als EPU oder KMU einen Beleg erhalten und wollen wissen nicht, was Sie damit zu tun haben? Nun ja, in erster Linie müssen Sie Belege aufbewahren. Wie Sie dies am besten machen und wie lange Sie diese nachweisen müssen, lesen Sie hier.
Belege müssen 7 Jahre aufbewahrt werden
Aber nicht nur Belege – generell gilt in Österreich für Geschäftspapiere eine Aufbewahrungspflicht. Für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen dauert diese Frist 7 Jahre.
Unterlagen, die unter die Aufbewahrungspflicht fallen,sind zum Beispiel:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Erlagscheine
- Überweisungsbestätigungen
- Kassabons
- Mahnungen
- Stornobelege
Was gilt in Österreich als Beleg?
Beleg ist der Oberbegriff für die Dokumentation von geschäftlichen Zahlungen und Einnahmen, also für Rechnungen, Quittungen, Bons etc. Er gilt als Nachweis, dass Zahlungen getätigt oder erhalten wurden. Ohne Belege könnten Sie Ihre Buchhaltung nie richtig führen und müssten sich für Ihre Aufzeichnungen rechtfertigen.
Wann startet die Aufbewahrungspflicht?
Jede Aufbewahrungsfrist startet mit Ende des Kalenderjahres der Zahlung.
Z. B. Beleg aus dem Jahr 2010
Wenn die Verbuchung 2010 stattfand bzw. sich der Beleg auf eine Zahlung aus 2010 bezieht, endet die Aufbewahrungspflicht folglich 2017. Am Ende dieses Jahres können Sie somit Dokumente von 2010 – außer es läuft ein behördliches oder gerichtliches Verfahren gegen Sie – ausmisten!
| Jahr | Verjährung der Aufbewahrungspflicht |
|---|---|
| 2008 | Mit 2016 |
| 2009 | Mit 2017 |
| 2010 | Mit 2018 |
Wie sollen Belege aufbewahrt werden
Solange die Aufbewahrungsfrist gilt, wollen wir Ihnen ans Herz legen, die Belege möglichst gut sortiert aufzubewahren. Umsätze, Gewinne etc. sollten möglichst genau (Jahr für Jahr) aufgeschlüsselt werden. Zudem sollten diese Dokumente jederzeit zugänglich sein und nicht erst gesucht oder abgeholt werden müssen. Der Schuhkarton ist übrigens KEINE probate Aufbewahrungsstelle – egal, wie beliebt er ist!
Wir bei everbill haben es uns zum Beispiel zur Aufgabe gemacht, Selbständigen und KMU den Unternehmensalltag maßgeblich zu vereinfachen. Die Erleichterung der Aufbewahrung von Unterlagen, Belegen, Rechnungen etc. gehört da natürlich dazu. In unserer preisgekrönten everbill Software können Sie zum Beispiel Ihre Belege einscannen oder abfotografieren und ganz einfach Kunden und Zahlungen zuweisen.
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