Die Aufträge häufen sich, das ganze Team läuft auf Hochtouren und vor lauter Deadlines ist der Feierabend nicht mehr zu sehen: Eine typisch stressige Situation, die Selbstständigen zu Höhenflügen verhilft und erst so richtig in Fahrt bringt. Aber wer hoch fliegt kann auch tief stürzen – Burnout, Stress und Depression sind für viele keine Fremdwörter mehr. Besonders kleine Unternehmen haben dabei oft einen großen Druck wenn es um den Aufstieg geht. Aufträge ablehnen? Keine Chance, wenn der Durchbruch kommen soll. Um dennoch nicht den Kopf zu verlieren oder gar am Ende ohne Mitarbeiter dazustehen, sollten Sie früh die Zügel in die Hand nehmen und einen Plan zum Thema Stressmanagement entwickeln. So geht’s:
10 effektive Schritte gegen Stress:
Die Situation erforschen
Projektstress, in zwei Tagen muss alles fertig sein und dahinter steht schon die nächste Deadline. Alle haben dunkle Ränder unter den Augen, sind müde und gereizt. Der Kaffee-Konsum überschreitet das gesunde Maß und an Konzentration ist nicht mehr zu denken. Die Zeichen sind deutlich und zeigen allesamt auf Stress hoch zehn. Zeit, einen Moment durchzuatmen und kurz daran zu denken, wie es besser gehen könnte.
Mit einem bewussten Blick auf die Situation werden Probleme deutlich und können zu ihrer Wurzel zurückverfolgt werden. Kommt der Stress von zu vielen Aufträgen? Sind es zu wenige Mitarbeiter, müssen erst welche eingestellt werden? Sind die Deadlines zu eng gesteckt? Sind Schlüsselpositionen unbesetzt oder wichtige Leute nicht da? Mit einem Mindmap kann verdeutlicht werden, wo der Stress möglicherweise herkommt – und angegangen werden, bevor nächsten Monat dieselbe Situation auftritt.
Bewusstsein schaffen
Sich als Teamleiter mit dem eigenen und auch dem Seelenleben der Mitarbeiter auseinander zu setzen, erfordert Stärke. Wer sich jedoch ernsthaft mit den Gedanken der Teamkollegen auseinander setzt, kann Abhilfe schaffen. Das heißt nicht, dass jeden Dienstag eine Gesprächsgruppe mit dem Thema „Mir geht es nicht gut, weil…“ eingerichtet werden soll, aber zumindest mal Nachzuhören: „Wie geht es dir? Kommst du mit der stressigen Situation zurecht?“ verschafft einen Überblick über die Befindlichkeiten im Team. So lassen sich Probleme bekämpfen, bevor sie sich zur Katastrophe auswachsen und am Ende einer alles hinschmeißt. Den Frust im Vorhinein aufzufangen und einen Plan zu machen, was besser laufen muss, schafft wiederum Zufriedenheit und Bewusstsein für die Situation.
Die Einstellung in den Fokus rücken
Wenn das Bewusstsein für die eigene, die Arbeits- und die Mitarbeitersituation geschaffen ist, sollte es darum gehen, die Einstellung dazu unter die Lupe zu nehmen. Denn Stress kann beflügeln und richtig Spaß machen: Viel zu tun bedeutet schließlich auch viel Geld am Ende des Monats. Aber: Das kann umschlagen. Wenn der positive Stress zu negativem Stress wird und nicht enden möchte, kehren sich auch die Gedanken um: Der Job wird zur Belastungsprobe.
Entscheidend ist also die eigene Einstellung. Überlegen Sie, wie Sie einem alten Freund von Ihrer Situation erzählen würden: „Wir sind grade echt im Stress in der Firma“ – sagt er darauf „Cool, dann läuft es ja richtig gut!“ oder ist es eher ein „Oh je, so viel zu tun? Pass auf, dass du nicht ausbrennst – nimm dir mal einen Abend für dich.“? Seien Sie sich selbst dieser beste Freund, der die Einstellung umkehrt und den Blick auf das Gute oder gar die Lösung – mal einen Abend abzuschalten – lenkt.
Den Ausgleich finden
In einem Unternehmen mit Mitarbeitern geht es nicht nur um Sie selbst – auch die Mitarbeiter müssen in den Blick genommen und im Stressmanagement mit inbegriffen werden. Durch eine Eruierung ihrer Situation lässt sich ein Plan ausarbeiten, der den Tag entzerrt und den Mitarbeitern auch die Möglichkeit gibt, abzuschalten. Entspannungsmöglichkeiten im Büro einzurichten und beispielsweise dafür zu sorgen, dass mit einer Runde Kickern oder Yoga zwischendurch Stress abgebaut wird, ist bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung.
Hier auch die Mitarbeiter mit einzubeziehen und zu fragen, was sie sich wünschen würden, hilft ungemein. Der eine möchte vielleicht die Möglichkeit haben, zwischendurch eine Runde zu joggen, der andere braucht eine Hängematte, um kurz mal die Augen zuzumachen: Diese Ideen aufzunehmen und gemeinsam auszutüfteln, was in Zukunft vorhanden sein muss, um einen Ausgleich zu haben, ist bereits der Beginn der Stressbewältigung.
Effizienter arbeiten
Ein weiterer Weg ist es, effizienter zu arbeiten. Wer nämlich schneller die To-Do Liste abarbeitet, ist früher fertig, erfüllt die Deadlines rechtzeitig und muss keine Nachtschichten schieben. Stichwort: Prozessoptimierung. Das kann dadurch funktionieren, dass Facebook für die ersten vier Stunden des Tages eben nicht mehr läuft und auch die Handys für eine gewisse Zeitspanne von den Schreibtischen verschwinden. Stichwort: Not-to-do-Liste. So werden Störquellen minimiert und die Arbeitszeit kann konzentrierter genutzt werden.
Auch die Mitarbeiter zu befragen, wo Abläufe vielleicht optimiert werden können, welche Aufgaben besser verteilt oder welche Strukturen angepasst werden könnten, kann neue Einblicke geben und den Arbeitsablauf insgesamt effizienter gestalten.
Die To-Do Liste
Ein wichtiger Faktor: Die To-Do Liste. Manche lieben sie und vor allem Punkte davon abzuhaken, andere hingegen verabscheuen den Blick auf das Dokument, das ihnen sagt, was noch alles zu tun ist. Egal: Hängen Sie eine To-Do Liste im Büro auf, auf der alles erfasst ist, was gerade zu tun ist. So haben alle eine ständige Orientierungshilfe, wissen was noch ansteht und vielleicht vorbereitet werden muss. Daraus resultieren natürlich auch kleinere To-Do Listen für jeden Einzelnen, die je nach Struktur und Wunsch daneben geschrieben werden können oder jeder für sich führt. Diesen Überblick zu haben, hilft dabei ungemein, den Stress zu reduzieren – so kann schließlich das gestrichen werden, was erledigt ist: Das baut Stress ab und verleiht das Gefühl, etwas geleistet zu haben.
Unwichtiges Streichen
Apropos To-Do Liste: Eines guten Zeitmanagements entsprechend gehören unwichtige Dinge da gar nicht erst darauf. Stattdessen hat Vorrang, was wirklich wichtig ist und was beispielsweise zuerst erledigt werden muss, damit alle anderen weiter arbeiten können. Briefpapier aussuchen? Bei Deadlines wirklich nicht wichtig. Einen zusätzlichen Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter einrichten, der morgen startet – sehr wichtig. Die eigenen Aufgaben und die des Büros so zu organisieren, nach Wichtigkeit abzustufen und Prioritäten zu verteilen, verschafft nochmal einen tieferen Einblick in die To-Do Liste. Wichtiges wird dann zuerst erledigt, unwichtiges hingegen kann auch bis zum nächsten Tag warten oder fliegt gleich ganz raus.
Team in den Fokus rücken
Eine Team-Leistung steht oft über der Einzelleistung. Das heißt: Wenn ein Team gut funktioniert, sich als Team versteht und füreinander alles gibt, lohnt es sich, daran zu appellieren. In stressigen Zeiten sind Team-Ansprachen also ein probates Mittel: „Hey Leute, ich weiß, ihr gebt hier grade wirklich alles und ich bin froh ein solches Team zu haben – jetzt powern wir noch mal zwei Tage durch und dann ist das Projekt geschafft. Das feiern wir dann auch gemeinsam und nehmen uns einen Tag Pause, bevor es dann frisch weiter geht.“
So fühlen sich alle in ihrer Leistung bestärkt und spüren das „Wir-Gefühl“, das besonders in jungen Unternehmen zu ganz anderen Leistungen führen kann. Das bewusst zu loben und herauszuheben, kann allen einen Push geben, auch wenn der Stresslevel schon hoch steht.
Außerdem zeigt es: Unsere Leistung kommt an, dafür lohnt es sich.
Erfolge feiern
Eine Deadline geschafft und schon steht die nächste ins Haus? Egal. Denn jetzt wird erst einmal gefeiert. Mit Pizza, Bier oder einem freien Nachmittag, bei dem sich alle freuen und in ihrer Leistung sonnen können. Diese kleinen Meilensteine sind wichtig und sollten auch so wahrgenommen werden. Wenn alle das gemeinsam feiern, wird das Gefühl gestärkt, das Belohnungszentrum boomt und der Stress wird im Nachhinein in etwas Positives gewandelt.
Natürlich funktioniert das nur so lange, wie eine gewisse Grundzufriedenheit da ist, das Team gerne Zeit miteinander verbringt und nicht alle komplett ausgebrannt sind. Allerdings helfen diese kleinen Aufmunterungen und Belohnungen, nicht zu tief in den negativen Stress-Sumpf zu waten – eine Präventivmaßnahme also.
Freie Zeit nehmen
Manchmal geht es einfach nicht anders: Die Luft ist raus, keiner möchte oder kann noch weiter arbeiten. Da geht es nicht anders, als in den sauren Apfel zu beißen und zu sagen „Ende“. Sich Zeit zu nehmen, die Strukturen neu zu ordnen, kann auch mal heißen, einen vielleicht tollen Auftrag abzulehnen oder eine Verlängerung beim Kunden auszuhandeln. Bevor am Ende schlimmerer Schaden entsteht und beispielsweise eine enorme Unzufriedenheit im Team anwächst, Mitglieder die Firma verlassen und eine zeitraubende neue Einstellungs- und Einarbeitungsrunde ansteht, lieber: Freigeben. Einfach mal ein langes Wochenende einschieben, eine Woche lang keine Überstunden zulassen, Mitarbeiter bewusst nach Hause zu schicken. Das hat einen wirksamen Überraschungseffekt und kann auch dem eigenen Bedürfnis nach einer Pause Rechnung tragen.
Klar, manche Maßnahmen sind unangenehm, löschen nur das Feuer oder bedeuten für einen Moment sogar Stillstand. Aber sie sorgen dafür, dass das Unternehmen in sich weiterhin funktioniert, das Team keinen Schaden nimmt und eine neue Motivation für das nächste Projekt kein Ding der Unmöglichkeit ist. Selbstständig zu sein heißt schließlich auch zu führen – sich und andere – und Verantwortung zu übernehmen. Stress-Management ist ein großer Teil davon, der – richtig ausgeführt – zu langfristigem Erfolg führt.
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